Hvaða upplýsingar eru geymdar í sjúkraskrám starfsmanna?
Lagaleg skylda HR til að vernda læknisfræðilegar upplýsingar um starfsmenn
••• Reza Estakhrian / Getty Images
Sjúkraskrá starfsmanna er geymsla fyrir allt sem snýr að heilsu, heilsubætur, heilsutengd orlof starfsmanna og bótaval og vernd fyrir starfsmanninn. Vinnuveitandi heldur sjúkraskrá sérstaklega fyrir hvern starfsmann. Innihaldi þessara skráa er aldrei blandað saman við neina aðra starfsmannaskrá eins og starfsmannaskrána.
Þar sem sjúkraskráin inniheldur viðkvæmar og trúnaðarupplýsingar verður hún að vera á öruggum, læstum og óaðgengilegum stað. Skjalaskápurinn sem hýsir sjúkraskrár starfsmanna ætti einnig að læsa og starfsmanna starfsmanna eiga að hafa lyklana. Aðgangur að sjúkraskrám starfsmanna er takmarkaður við starfsmanna starfsmanna.
The Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) krefst þess að vinnuveitendur vernda sjúkraskrár starfsmanna sem trúnaðarmál; sjúkraskrár skulu geymdar sérstaklega og aðskildar frá öðrum viðskiptagögnum. Geymdu aldrei sjúkraskrár starfsmanna í almennri starfsmannaskrá starfsmannsins.
Vegna trúnaðar um upplýsingarnar verður að einangra skrár frá skrám sem starfsmenn eins og yfirmenn eða stjórnendur geta nálgast. (Reyndar er einnig mælt með þessu fyrir starfsmannaskrár almennt - gefðu aðeins starfsmanna starfsmanna aðgang.)
Innihald sjúkraskrár starfsmanna
Þetta eru þær tegundir af hlutum sem ætti að geyma á öruggan hátt í sjúkraskrá starfsmanns. Ef þú ert í vafa, skjátlast þú við að vernda læknisfræðilegar upplýsingar starfsmanna þinna.
- Sjúkratryggingar umsóknir og eyðublöð
- Umsóknir um líftryggingar og eyðublöð
- Tilgreindar upplýsingar um styrkþega
- Umsóknir um önnur starfskjör sem gætu krafist læknisfræðilegra upplýsinga eins og sjóntryggingar
- Beiðnir um launað eða ólaunað sjúkraleyfi
- Lög um fjölskyldulækningar og orlof (FMLA) skýrslur og tengdar umsóknir og pappírsvinnu
- Læknir undirritaður FMLA pappírsvinna
- Skjöl um veikindi fjölskyldumeðlims eða barns sem þú sækir um FMLA tíma fyrir til að veita áframhaldandi umönnun
- Læknistengd orlofsskjöl fyrir starfsmenn sem eru ekki gjaldgengir í FMLA frí frá vinnu
- Skoðanir lækna, athugasemdir, bréfaskipti og ráðleggingar
- Læknistengdar afsakanir fyrir fjarveru eða seinagangi hjá lækni
- Takmarkanir á læknisstörfum með skjölum frá lækni sem mælir með
- Slysa- og meiðslaskýrslur, þar á meðal skjöl sem krafist er OSHA
- Skýrslur verkamannabóta vegna meiðsla eða veikinda
- Öll önnur form eða skjal sem inniheldur persónulegar læknisfræðilegar upplýsingar um starfsmann
Ef þú heldur þessum skrám sem trúnaði, munu starfsmenn þínir treysta þér og þú heldur anda og þýðingu laganna.
Vinsamlegast athugaðu að upplýsingarnar sem veittar eru, þó þær séu opinberar, eru ekki tryggðar fyrir nákvæmni og lögmæti. Síðan er lesin af áhorfendum um allan heim og vinnulöggjöf og reglugerðir eru mismunandi eftir ríkjum og löndum. Vinsamlegast leitaðu til lögfræðiaðstoðar , eða aðstoð frá ríkis-, alríkis- eða alþjóðlegum stjórnvöldum, til að tryggja að lagatúlkun þín og ákvarðanir séu réttar fyrir staðsetningu þína. Þessar upplýsingar eru til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoðar.