Mannauður

Það sem vinnuveitendur ættu ekki að geyma í starfsmannaskrám starfsmanna

Hvað þú ættir (og ættir ekki) að setja í starfsmannaskrá starfsmanna

Kona

••• Comstock/Stockbyte/Getty myndir

Vinnuveitendur ættu aldrei að setja sérstaka hluti í þinn almennar starfsmannaskrár . Innihald starfsmanns þíns starfsmannaskrár og skrár eru almennt aðgengilegar fyrir starfsmanna starfsmanna, starfsmanninn og yfirmann eða yfirmann starfsmannsins í sumum fyrirtækjum.

Í öðrum er aðgangur takmarkaður við starfsmanna starfsmanna og starfsmenn geta það óska eftir aðgangi til skráa sinna. Einnig geta lögfræðingar stefnt innihaldi starfsmannaskrár vegna málssókna og jafnréttisnefnd um atvinnutækifæri (EEOC) kvartanir. Fyrrverandi starfsmaður getur einnig óskað eftir afriti af starfsmannaskrá sinni.

Bestu starfsvenjur gera starfsmannaskrána aðeins aðgengilega starfsmanna starfsmanna. Geyma þarf starfsmannaskrár læstar á geymslusvæði sem gerir þær óaðgengilegar öðrum starfsmönnum.

Með alla þessa hugsanlegu notkun og hugsanlega áhorfendur starfsmannaskrár starfsmanna þinna, verður vinnuveitandi að gæta þess að halda hlutlausum, staðreyndargögn af atvinnusögu starfsmanns í þínu starfsmannaskrá starfsmanna .

Þar af leiðandi viltu beita þessum almennu leiðbeiningum á skjölin sem þú geymir í starfsmannaskrá fyrirtækisins.

Leiðbeiningar um innihald starfsmannaskrár starfsmanna

Upplýsingar í starfsmannaskrá skulu vera málefnalegar.

Álit stjórnandans eða starfsmanna starfsmanna; handahófskenndar athugasemdir; slúður; ástæðulausar sögusagnir ; spurningar, skýrslur eða ásakanir frá öðrum starfsmönnum sem eru órannsakaðar; ásakanir ekki reknar, rannsakað og lokið ; og allar aðrar óstaðbundnar upplýsingar, athugasemdir eða athugasemdir ættu að vera útilokaðar úr starfsmannaskrá starfsmanns.

Eitt versta dæmið um móðgandi ummæli sem starfsmannastjóri fann skráð í starfsmannaskrá starfsmanna, fól í sér ráðningarstjóra viðtalsskýrslur. Einn sagði: Hugsanlega of feit til að komast upp og niður stiga eftir þörfum. Ímyndaðu þér að starfsmaðurinn, lögfræðingur og jafnvel framtíðarstarfsmenn og yfirmenn lesi athugasemdir eins og þessar.

Í öðru fyrirtæki fann stjórnandinn órökstuddar athugasemdir sem stjórnendur og aðrir höfðu sett í skjöl starfsmannsins eins og „María er reið vegna þess að hún fékk ekki launahækkun . Hún hægði markvisst á vinnu sinni til að ná jafnræði við yfirmann sinn.' Sjáðu vandamálið?

Starfsmannaskrár verða að vera vandlega úthlutað á viðeigandi skráarstaði.

Ákvarðu siðareglur fyrir starfsmannaskrár fyrirtækisins þíns byggða á ástandi og alríkislög , ráðningarlög eins og sjúkratryggingaflutnings- og ábyrgðarlögin frá 1996 (HIPAA) og bestu starfsvenjur vinnuveitenda.

Haltu þig síðan við siðareglur. Þú vilt ekki finna tilviljunarkenndar afsakanir lækna inn í starfsmannaskrána þegar þau eiga heima í sjúkraskrá . Þú vilt heldur ekki rökstuðning og réttlætingu fyrir starfsmanni kynningu í launaskrá.

Þú vilt heldur ekki skrárnar um ráðningarákvörðun sem felur í sér bakgrunnsathuganir eða athugasemdir úr viðræðum við fyrrverandi vinnuveitendur í starfsmannaskrá.

Leiðbeinendur, stjórnendur og aðrir starfsmenn sem setja skjöl í starfsmannaskrár þurfa þjálfun.

Sérhver einstaklingur sem hefur aðgang og getur sett skjöl í starfsmannaskrá starfsmanna þarf þjálfun til að skrifa skjölin á viðeigandi hátt.

Fram kemur í an áminning starfsmannastarfsmaður var algjörlega dauður mun ekki vinna starfsmannaskrár þínar nein verðlaun. En óþjálfaðir yfirmenn hafa verið þekktir fyrir að skrifa svipaðar yfirlýsingar og setja þær í starfsmannaskrá starfsmanna.

Enn betra, takmarkaðu aðgang að skránum við starfsmanna starfsmanna þinn sem er ábyrgur fyrir skránum og veit hvað ætti og ætti ekki að setja í starfsmannaskrá. Starfsmaður HR getur skoðað öll skjöl áður en þau eru lögð inn til að ganga úr skugga um að þau séu staðreynd og rétt skrifuð. Ferlið við endurskoðun og endurgjöf mun hjálpa stjórnendum þínum að læra um hvernig á að skrifa viðeigandi skjöl.

Jafnvægi upplýsingarnar sem þú setur í starfsmannaskrár.

Taktu með bæði jákvæðu og neikvæðu þættina í starfssögu starfsmanns. Of oft leggja starfsmannaskrár áherslu á hvert neikvætt atvik og sakna þeirra jákvæðu þátta sem sérhver starfsmaður upplifir. Hugsaðu um að vista vísbendingar um hækkanir, kynningar, verðlaun fyrir framúrskarandi árangur og afrit af lofi og þakkarbréfum .

Gerðu þér grein fyrir muninum á persónulegum athugasemdum yfirmanns um skýrslugjafarstarfsmenn þeirra og opinberum starfsmannaskrám fyrirtækisins.

Glósur umsjónarmanns sem eru notaðar fyrir frammistöðuaukning , til að fylgjast með verkefnum og markmiðslokum og til að ákvarða hækkanir á sanngjarnan hátt og frammistöðuþróunaráætlanir td eiga heima í einkaskrá yfirmanns, ekki í opinberum starfsmannaskrám fyrirtækisins.

Viðurkenni líka nauðsyn þess að þjálfa yfirmenn í hvernig á að taka minnispunkta og viðhalda skjölum í stjórnunarskrá þeirra. Sömu viðmiðanir um staðreyndir, ekki skoðanir, og ákveðin dæmi, ekki sögusagnir, gilda um einkabréf.

Hægt er að stefna einkanótum umsjónarmanns ef um málsókn er að ræða, svo að gæta skal varúðar jafnvel fyrir einkanótur. Að auki er ekki mælt með því að sumra yfirmanna eða stjórnenda geymi afrit af skrám sem eru til í opinberu starfsmannaskránni í stjórnunarskrá þeirra.

Ráðningargögn og viðtalsskýrslur eru svolítið vandræðalegar.

Besta aðferðin er að halda sérstakri skrá fyrir hverja stöðu sem þú fyllir í sem inniheldur öll skjöl sem tengjast því að fylla þá stöðu frá starfinu til tilvísunartékkunum . Ferilskrár, kynningarbréf umsækjenda og forrit tilheyra þessari skrá nema að þú ættir að færa umsókn ráðinn starfsmanns í starfsmannaskrá starfsmanna.

Samkvæmt Félag um mannauðsstjórnun (SHRM). „Ráningarskrá inniheldur skjöl og aðgerðir sem gripið hefur verið til við ráðningu hverrar stöðu. Innifalið eru atvinnuauglýsingar, ferilskrár, ráðningarumsóknir, atvinnupantanir sem sendar eru til hvaða stofnunar sem er, mat á viðtölum, tilvísunarathuganir, niðurstöður líkamsskoðunar, niðurstöður úr atvinnuprófum, lánshæfismatsskýrslur, gildisskjöl próf sem notuð eru í valferlinu, gögn umsækjenda fyrir umsækjendur sem ekki eru ráðinn, og tengdar upplýsingar.'

Þessi skrá hefur einnig opinbera gátlista og eyðublöð sem þú notar til að leitast við að sýna óhlutdræga framsetningu á hæfni hugsanlegs starfsmanns og styðja ákvörðun þína um að ráða hæfasta umsækjandann. Skoðanir ráðningarstjóra og athugasemdir sem teknar voru á tímabilinu ráðningarferli eiga ekki heima í þessari skrá.

Mannauður getur safnað þessum athugasemdum til að viðhalda fullkomnum skjölum um ráðningarákvörðun, en þær eiga ekki heima í starfsmannaskrám.

Staðreynd gögn um ráðningarákvarðanir.

Þessi skjöl innihalda ákvarðanir eins og stöðuhækkun, flytja til hliðar tækifæris , og launahækkanir og þau eiga heima í starfsmannaskrám. Skoðanir yfirmanns eða HR um starfsmanninn gera það ekki. Opinber gögn um agaviðurlög eins og skrifleg viðvörun á einnig heima í starfsmannaskrá starfsmanns.

Sérstök dæmi um skjöl sem ættu ekki að vera í starfsmannaskrám

Eftirfarandi upplýsingar ætti ekki að setja í starfsmannaskrár. Skjölin kunna að krefjast sérstakrar skráar, geta verið flokkuð sem eftirlits- eða stjórnunarskýrslur eða ætti alls ekki að vera geymd af vinnuveitanda.

  • Allar læknisfræðilegar upplýsingar eiga heima í sjúkraskránni.
  • Launaupplýsingar eiga heima í launaskrá .
  • Skjöl sem innihalda kennitölur starfsmanna eða upplýsingar um verndaða flokkun starfsmanns eins og aldur, kynþátt, kyn, þjóðernisuppruna, fötlun, hjúskaparstöðu, trúarskoðanir, erfðafræðilega samsetningu, þyngd og svo framvegis ættu aldrei að vera í starfsmannaskrám.
  • Eftirlitsskjöl í þeim tilgangi að stjórna vinnu starfsmanns, setja sér markmið, veita endurgjöf og svo framvegis ætti að skrá í einkamöppu, yfirmanns eða stjórnanda.
  • Rannsóknarefni þar á meðal kvörtun starfsmanna, vitnaviðtöl, starfsmannaviðtal, niðurstöður, tillögur lögfræðinga og úrlausn, auk eftirfylgni til að tryggja engar hefndaraðgerðir , ætti að vera í rannsóknarskrá sem er aðskilin frá starfsmannaskrám.
  • Skrá starfsmaður I-9 eyðublöð í an I-9 skrá eða staðsetningu , fjarri starfsmannaskrám starfsmanna. (Ef um er að ræða alríkisendurskoðun á I-9 vélunum þínum, vilt þú ekki afhjúpa neinar aðrar upplýsingar sem tengjast starfsmönnum þínum.)
  • Staður bakgrunnsathuganir þar á meðal sakaferil, lánshæfismatsskýrslur og svo framvegis, og niðurstöður lyfjaprófa í sérstakri trúnaðarskrá sem yfirmenn, stjórnendur og starfsmaður hafa ekki aðgang að. SHRM mælir annað hvort með þessari aðskildu trúnaðarskrá eða að öðrum kosti að þessar upplýsingar megi einnig skrá í trúnaðarlæknisfræðilega skrá starfsmanns.
  • Jafnréttisskrár starfsmanna eins og eyðublöð fyrir sjálfsgreiningu og skýrslur stjórnvalda ættu ekki að geyma í starfsmannaskránni né hvar sem umsjónarmaður hefur aðgang.

Aðalatriðið

Ef þú fylgir þessum viðmiðunarreglum geymir fyrirtæki þitt raunverulega, viðunandi atvinnusögu og starfsmannaskrár á viðeigandi stöðum.

Vinsamlegast athugaðu að upplýsingarnar sem veittar eru, þó þær séu opinberar, eru ekki tryggðar fyrir nákvæmni og lögmæti. Síðan er lesin af áhorfendum um allan heim og vinnulöggjöf og reglugerðir eru mismunandi eftir ríkjum og löndum. Vinsamlegast leita til lögfræðiaðstoðar , eða aðstoð frá ríkis-, alríkis- eða alþjóðlegum stjórnvöldum, til að tryggja að lagatúlkun þín og ákvarðanir séu réttar fyrir staðsetningu þína. Þessar upplýsingar eru til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoðar.

Grein Heimildir

  1. Félag um mannauðsstjórnun. ' Að uppfylla kröfur um atvinnuskráningu .' Skoðað 25. júlí 2020.

  2. Félag um mannauðsstjórnun. ' Starfsmannaskrár: Hvað ætti og ætti ekki að vera með í starfsmannaskránni? ' Skoðað 25. júlí 2020.