Ferilfréttir

Topp 10 leiðir til að gera fjarfund áhrifaríkan

Notaðu þessar ráðleggingar til að bæta fjarfundina þína

Zoom myndbandsfundur á Macbook Pro

Fyrir kransæðaveirukreppuna ákváðu fyrirtæki sjálf hvort þau vildu starfsmenn til að vinna í fjarvinnu eða að hafa fulla vinnu á skrifstofu. Skyndilega fór heimurinn á hvolf og meirihluti fyrirtækja þurfti að skipta um og laga sig að fjarvinnulíkani.

Hins vegar, jafnvel þegar pöntunum heima hjá sér lýkur, mun það samt vera mikil kunnátta að búa yfir því að vita hvernig á að stjórna fjarfundi á áhrifaríkan hátt. Það er líka líklegt að þessi reynsla af fjarvinnu - að minnsta kosti hluti af, ef ekki allan tímann - mun hafa fengið nokkra stuðningsmenn. Hér eru 10 leiðir til að hjálpa þér að gera fjarfundina þína skilvirkasta.

Þú þarft frábær tækniverkfæri

Þegar þú vinnur innan a komdu með-þitt-eigið-tæki menningu (BYOD), fólk mun hafa margs konar kerfi og getu. Starfsmenn þínir hafa þó kannski ekki það sem þeir þurfa til að taka þátt í árangursríkum myndbandsráðstefnu. Íhugaðu að staðla fartölvur, eða að minnsta kosti setja lágmarksstaðal þannig að myndbandsfundur sé skýr og árangursríkur.

Þú munt vilja hafa nokkrar gerðir af tækni sem samið er um fyrir fjarfundi svo starfsmenn verði skilvirkir og reyndir. Þetta getur líka þýtt að fjárfesta í gæða heyrnartólum, sem geta hjálpað til við að loka fyrir bakgrunnshljóð og koma í veg fyrir endurgjöf frá öðrum á myndsímtalinu.

Haltu þig við árangursríkan fundagrundvöll fyrir fjarfundi

Hliðarsamtöl og spjall áður en augliti til auglitis fundur hefst er algengt, en það virkar ekki alltaf eins vel í sýndaraðstæðum. Fundarsérfræðingarnir Bob Frisch og Cary Greene benda til þess að hafa formlega uppbyggingu, úthlutaðan leiðbeinanda, dagskrá og setja tímamörk til að halda sýndarfundinum þínum vel gangandi.

Eins og með alla vel heppnaða fundi , þú þarft líka að vera með á hreinu ástæðuna fyrir því að þú kemur saman, markmiðið og hvernig þú býst við að ákvörðunin, framleiðslan eða árangurinn líti út á eftir.

Ekki vanmeta félagsmótunarþáttinn

Ýmsar ástæður eru fyrir því hvers vegna fjarstarfsmenn gætu viljað halda fundi: miðla upplýsingum, hugleiða lausnir, samræma starfsemi og bara almennt byggja upp teymið. En ein mikilvæg ástæða til að halda fjarfund er félagsmótun. Fjarlægt lið þurfa að byggja upp félagsleg tengsl til að vinna betur saman. Núna gætir þú þurft að halda fleiri fundi en á „venjulegum“ tímum vegna þess að svo margir eru einangraðir og ótengdir hvert öðru.

„Því meira sem þú getur byggt upp tilfinningu fyrir samfélagi núna, því betra fyrir tilfinningalega heilsu og vinnuframmistöðu allra,“ segir höfundur og Howard Tiersky, forstjóri stafrænnar auglýsingastofu. „Vel rekinn fundur getur í raun verið ljós punktur á annars dapurlegum og niðurdrepandi degi.“

Sýndarísbrjótur eða athöfn mun einnig hjálpa þér að hefja fjarfundinn á jákvæðum nótum og mun hvetja til skynsamlegrar umræðu inn í aðalefnið betur en tómt spjall. Jafnvel a skemmtilegur ísbrjótur hjálpar ylja samtali hópsins.

Þagga þegar nauðsyn krefur

Bakgrunnshljóð, eins og fólk sem skrifar minnispunkta á fartölvur sínar, bætir gífurlegum hávaða við sýndarfund. Minnið þátttakendur á að ýta á hljóðnema ef þeir ætla að skrifa (nema þeir séu að tala) eða ef þeir hafa annan hávaða í gangi í bakgrunni, svo sem börn, sjónvörp, umferð og gæludýr.

Deildu viðbrögðum þínum

Jafnvel þó þú sjáir liðsmenn þína, því fleiri sem eru á fjarfundinum, því minna sjáðu andlitsvísbendingar hvers annars og lestu líkamstjáningu— nauðsynlegir þættir samskipta í slíku umhverfi. Þetta getur leitt til óþægilegrar upplifunar.

Þegar fólk er hljóðlaust, ásamt skort á líkamstjáningu og almennum óþægindum í fjarfundaaðstæðum, geturðu átt í vandræðum með að segja hvernig fólk er að bregðast við.

Ef einhver gerir brandara, segðu upphátt: „Þetta er fyndið vegna þess að þeir sjá kannski ekki brosið þitt eða heyra hláturinn þinn.

Vertu með klæðaburð fyrir fjarfundi

Heimavinna gerir almennt afslappaðri vinnudag, en sumir taka hófsemi of langt. Til dæmis þurfti dómari í Flórída að minna lögfræðinga á að fara fram úr rúminu fyrir sýndarréttarhald og fara í venjulegan fatnað. Gakktu úr skugga um að starfsmenn þínir þekki fyrirtækið væntingar til viðskiptafatnaðar þeirra .

Gefðu öllum fundarmönnum tækifæri til að tala

Á reglulegum fundi má búast við því að fólk tali þegar á þarf að halda. Vegna skorts á félagslegum vísbendingum og ráðlagðri þöggun getur fólk átt í erfiðleikum með að segja það sem það þarf að segja. The leiðbeinandi eða fundarstjóri ætti að spyrja fólk sérstaklega til að tjá sig eða gefa öllum þátttakendum tækifæri til að koma með athugasemdir eða deila hugmyndum.

Á fjarfundi eru sumir starfsmenn öruggari með að tala og þú vilt ekki leyfa neinum að ráða. Þess vegna gæti leiðbeinandinn viljað kalla á fólk með nafni til að leyfa hverjum liðsmanni að hafa samskipti.

Nýttu þér spjallaðgerðina og myndbandsmöguleika tólsins

Ef sýndarfundatólið þitt er með spjallaðgerð skaltu segja fólki að nota það. Spjallglugginn er dýrmætur staður til að taka eftir mikilvægum hugmyndum og spyrja spurninga án þess að trufla kynnirinn.

Þú gætir líka viljað biðja fjarfundarmenn þína um að kveikja á myndbandshluta tækisins eða fartölvunnar. Þetta er gagnleg leið til að hjálpa fólki að vera við verkefnið og taka virkan þátt í fjarfundi.

Ef þú getur séð hvort annað veistu hvort samstarfsmaður þinn tekur þátt í fundinum eða ekki. Ef þú notar sjónræn snertingu skaltu biðja þátttakendur að sitja á svæði heima hjá sér sem er rólegt og truflar ekki sjónrænt.

Ekki vera hræddur við að takast á við erfið vandamál á fjarfundi

Eins og Frisch og Greene frá Harvard Business Review vísa til, getur verið freistandi að stinga upp á að allir bíði þar til þeir eru komnir aftur á skrifstofuna til að takast á við ákveðin aðkallandi mál. En þú þarft að takast á við áhyggjuefni dagsins núna. Að fresta vandamálum gerir þeim kleift að flýta fyrir , sem er gagnkvæmt fyrir velgengni fyrirtækja.

Komdu fram við fólk af vinsemd og virðingu

Þó að fólk hafi tilhneigingu til að vera sjálfsmeðvitaðra á myndavélinni en það er í samtölum augliti til auglitis, þá er kurteisi alltaf gott ráð fyrir hvers kyns fundi. Ekki gagnrýna fólk fyrir lýsingu þess, staðsetningu myndavélar eða önnur sjónræn vandamál á fundinum. Tíminn til að leiðrétta þá hluti er fyrir fundinn, einn á einn.

Aðalatriðið

Vonandi munu þessar ráðleggingar hjálpa fjarfundunum þínum að verða skilvirkari og verðmætari. Þeir ættu ekki aðeins að þjóna sem tæki til að hjálpa starfsmönnum þínum að líða betur að sitja fyrir framan myndavél og taka þátt, heldur styrkja getu þína til að stjórna og stjórna samtalsflæðinu. Og eins og margar vinnuáskoranir á undan, munu sýndarfundir þínir batna með tíma, æfingu, þrautseigju og þolinmæði.

Grein Heimildir

  1. Harvard Business Review. ' Það sem þarf til að halda frábæran sýndarfund .' Skoðað 22. apríl 2020.

  2. HR kafa. ' Samskipti af ásetningi: Hvernig HR getur hvatt til árangursríkra netfunda .' Skoðað 22. apríl 2020.

  3. Inc. ' Beiðni dómara undirstrikar hvers vegna þú þarft klæðaburð fyrir fjarvinnu .' Skoðað 22. apríl 2020.