Mannauður

Vafrað á vefnum í vinnunni

Val til að fylgjast með virkni starfsmanna á netinu

Starfsmenn ræða eftirlit vinnuveitenda með netnotkun starfsmanna á vinnudegi.

•••

Westend61 / Getty Images

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Starfsmenn eyða á milli einni og þremur klukkustundum á dag í að vafra um vefinn í persónulegum viðskiptum í vinnunni, allt eftir rannsókninni sem farið er yfir. Þar sem flestar rannsóknir eru háðar sjálfskýrðum gögnum starfsmanna, er þetta framleiðniatap, ásamt áhyggjum vinnuveitenda af því hvar þeir starfsmenn vafra um vefinn í vinnunni, veldur því að fleiri vinnuveitendur ákveða að fylgjast með netnotkun starfsmanna.

Starfsmenn versla, stunda bankaviðskipti, heimsækja íþróttasíður, greiða reikninga, spjalla á Facebook, tísta á Twitter og fleira. Hjá flestum starfsmönnum eru þetta einstaka athafnir sem þeir stunda í hléum og hádegismat. Ef þeir eyða nokkrum mínútum af vinnutíma, bæta þeir líklega upp fyrir það að svara tölvupósti eftir að börnin fara að sofa.

Misnotkun á interneti í vinnunni

Hlutfall starfsmanna misnotar forréttindi netnotkunar í vinnunni. Í einu fyrirtæki eyddi óánægður yfirmaður 6-7 klukkustundum á dag í allt frá atvinnuleit til að fletta upp uppskriftum, versla og hlaða niður afsláttarmiðum.

Í öðru lagi breytti starfsmaður stöðu tölvunnar sinnar, þannig að enginn annar en starfsmaðurinn sjái skjáinn á henni. Þetta vakti grunsemdir starfsmanna upplýsingatækninnar, svo þeir skoðuðu netferil hans og komust að því að starfsmaðurinn var að hala niður og horfa á klámmyndir.

Ef vinnuveitandinn hefði verið ómeðvitaður um að starfsmaðurinn væri að horfa á klám hefði vinnuveitandinn getað staðið frammi fyrir málsókn vegna kynferðislegrar áreitni eða a fjandsamlegt vinnuumhverfiskröfu . Hvorugu hefði verið tekið vel og því lét vinnuveitandinn starfsmanninn fara. (Í netnotkunarstefnu vinnuveitanda kom skýrt fram hvaða skilyrði þeir myndu segja starfsmanni upp.)

Eftirlit vinnuveitenda með starfsmönnum á vafra um vefinn

Vinnuveitendur sem loka fyrir aðgang starfsmanna sem vafra um vefinn í vinnunni hafa áhyggjur af því að starfsmenn heimsæki fullorðinssíður með kynferðislegu, rómantísku eða klámfengnu efni sem og síður fyrir leiki, samfélagsmiðla, skemmtun, versla/uppboð og íþróttir. Að auki nota sum fyrirtæki vefslóðablokkir til að hindra starfsmenn í að heimsækja ytri blogg. Aðrir loka fyrir aðgang að síðum eins og Facebook í vinnunni.

Það fer eftir fyrirtækinu, tölvuvöktun tekur á sig ýmsar myndir: Sumir vinnuveitendur fylgjast með efni, ásláttum og tíma sem varið er við lyklaborðið; aðrir geyma og skoða tölvuskrár. Mörg fyrirtæki nota viðvaranir til að fylgjast með því sem er verið að skrifa um fyrirtækið af starfsmönnum og öðrum fylgjast með samfélagsmiðlum .

Þegar fyrirtæki fylgjast með tölvupósti nota sum tæknitól til að sinna starfinu að leita að lykilorðum og orðasamböndum en önnur skipa starfsmanni að lesa og fara yfir það handvirkt.

Af hverju vinnuveitendur fylgjast með hegðun á netinu

Vinnuveitendur telja að þetta eftirlit starfsmanna sé nauðsynlegt vegna framleiðni starfsmanna, lagaástæður, öryggi fyrirtækjaupplýsinga og til að koma í veg fyrir áreitni .

Manny Avramidis, forseti og forstjóri American Management Association, skrifar:

„Það eru meginástæður fyrir því að vinnuveitendur fylgjast með nethegðun starfsmanna í vinnunni, allt eftir stofnuninni og starfsmönnum hennar. Framleiðni starfsmanna er lykilatriði. Sum fyrirtæki munu segja að viðskiptaleyndarmál séu mikilvæg, ekki endilega vegna þess að starfsmenn deila viljandi upplýsingum um fyrirtæki, en starfsmenn gera sér kannski ekki grein fyrir mikilvægi eins og nýrra vörueiginleika og skipurita fyrir keppinauta.

„Innanetssíður deila upplýsingum sem vinnuveitendur vilja ekki að utanaðkomandi aðilar viti það vegna samkeppni og nauðsyn þess að sigra keppinauta á markaðnum. Önnur fyrirtæki hafa áhyggjur af svikum hvað varðar gagnaöryggi og ganga úr skugga um að upplýsingum sé ekki stolið.

„Sum fyrirtæki munu segja að öryggi og framleiðni séu helstu áhyggjuefni þeirra sem gætu falið í sér að fylgjast með staðsetningu starfsmanna í gegnum GPS [alþjóðlega staðsetningargervihnött], myndbandsupptökuvélar á vinnusvæðum framleiðslu og öryggisverðir til að athuga auðkenni og innihald hluta sem koma til vinnu. Og aðrir vinnuveitendur munu vitna í hugsanlega ábyrgð vegna þess að þeir hafa verið brenndir fyrir dómstólum. Flestar stofnanir hafa eitthvað fjármagn til að fylgjast með og það er frekar ódýrt að gera það. Svo þeir gera.'

Fleiri áhyggjur vinnuveitenda um að vafra um vefinn í vinnunni

Til viðbótar við áhyggjur af því hvers konar síður starfsmenn heimsækja í vinnunni af þessum ástæðum, hvetja ýmsar viðbótar áhyggjur vinnuveitendur til að fylgjast með starfsmönnum sem vafra um vefinn í vinnunni.

Málflutningur er alvarlegt mál fyrir vinnuveitendur sagði Nancy Flynn, framkvæmdastjóri The ePolicy Institute og höfundur bókarinnar. The ePolicy Handbook og aðrar bækur sem tengjast internetstefnu.

Samkvæmt Félagi um mannauðsstjórnun (SHRM), „Á þessari tímum stafrænna upplýsinga, verða fyrirtækisstjórar, mannauðssérfræðingar, upplýsingatæknifræðingar og lögfræðingar að vinna náið saman að því að þróa stefnur og verklagsreglur sem tengjast færslu atvinnumála. Komi til atvinnutengdra málaferla verður að öllum líkindum gerð ítarleg leit í rafrænum gögnum vinnuveitanda.

„Rafræn gögn eru meðal annars tölvupóstur, vefsíður, ritvinnsluskrár, tölvugagnagrunnar og allar aðrar upplýsingar sem eru geymdar á tölvu og eru til í miðli sem hægt er að lesa eingöngu með tölvunotkun. Það getur einnig falið í sér rafrænar slóðir sem skildar eru eftir, eins og þegar stjórnandi bætir við eða eyðir texta í frammistöðuskoðun, formúlurnar sem starfsmenn nota til að gera töflureikniútreikninga eða breytingar á minnisblaði og önnur óviljandi geymd gögn.

„Rafræn gögn verða sífellt mikilvægari í réttarfari. Samráð við lögfræðinga um rafræna gagnageymslu, varðveislu og eyðingu er sérstaklega mikilvægt þar sem alríkisreglur einkamálaréttarfars—reglu 34 var breytt sérstaklega til að taka á uppgötvunarreglum um rafrænt geymdar upplýsingar.'

Samkvæmt Avramidis hjá AMA er eftirlit starfsmanna óumflýjanlegt þar sem tæknin til að gera það verður ódýrari. Hann skrifar:

„Þar sem vinnuveitendur skortir oft er að segja starfsmönnum að þeir verði undir eftirliti en þeir lýsa ekki nákvæmlega hvaða hegðun er búist við eða ekki búist við. Það er mikilvægt að útskýra nákvæmlega hverjar væntingar þeirra eru til stefnunnar. Mælt er með því að fræða starfsmenn og útskýra skilgreiningu á því hvað sé sanngjörn og ásættanleg net- og tölvupóstnotkun árlega.'

„Sama hvernig þér finnst um það, þá mun vinnuveitendum sem ekki fylgjast með því fækka og fækka, ekki til að negla starfsmenn, heldur vegna þess að eftirlit er í auknum mæli skynsamlegt í viðskiptum.“ — Manny Avramidis, forseti og forstjóri, American Management Association

Þó að vaxandi fjöldi ríkja og lögsagnarumdæma krefjist þess að vinnuveitendur geri það tilkynna starfsmönnum um rafræna vöktun , meirihluti vinnuveitenda er að gera gott starf við að láta starfsmenn vita þegar fylgst er með þeim.

Flestir vinnuveitendur upplýsa starfsmenn um að fyrirtækið fylgist með efni, ásláttum og tíma við lyklaborðið og flestir láta starfsmenn vita að fyrirtækið endurskoði tölvunotkun sína. Flestir vara starfsmenn líka við eftirlit með tölvupósti.

Ættir þú að fylgjast með starfsmönnum?

Eftirlit með tíma starfsmanna og notkun á netinu er merki um vantraust og ósamræmi með starfsmannamiðaða menningu sem lítur á starfsmenn sem helstu eignir fyrirtækisins.

Ef færri en 1% starfsmanna, samkvæmt sumum skýrslum, misnota vinnudag sinn og vinnuveitanda treysta á netinu, hvers vegna láta 100% starfsmanna líða óþægilegt og vantraust? Svo, æfingin á rafrænt eftirlit með starfsmönnum í vinnunni hefur sterka kosti og galla.

Rafrænt eftirlit með starfsmönnum á vinnustöðum getur skilað árangri sem er hagkvæmt fyrir vinnuveitanda við að stjórna misnotkun. Þeir geta verndað hagsmuni vinnuveitanda í málsókn — eða ekki — allt eftir eðli aðstæðna.

En það eru öflugar ástæður fyrir því að vinnuveitandi gæti ekki viljað nota netvöktun starfsmanna. Avramidis segir að þessi ákvörðun velti á fyrirtækinu og því vinnuumhverfi sem vinnuveitandi vill skapa:

„Það fer eftir því hversu mikið frelsi er leyfilegt í fyrirtæki eða tegund vinnuveitanda, getur verið að rafrænt eftirlit með starfsmönnum sé ekki æskilegt. Fyrirtæki sem ráða nýja háskólanema, sem eru með algerlega óskýrar línur og eru á netinu allan daginn, eru dæmi.

Á stórum netverslunardögum eins og Cyber ​​Monday eða Prime Day, stórum íþróttaviðburðum eins og March Madness NCAA meistaramótsins og öðrum vinsælum viðburðum, gætu vinnuveitendur freistast til að bregðast of mikið við. Starfsmönnum kann að líða eins og þeir þurfi að laumast og svindla til að stunda internetstarfsemi sína. En heilbrigt jafnvægi gagnast öllum aðilum.

Vinnuveitendur gætu viljað hugsa tvisvar um að þróa og innleiða stefnu sem banna alla persónulega tölvunotkun á netinu á vinnudegi þegar starfsmenn eru enn að svara tölvupósti eftir vinnutíma.

Starfsmenn verða einnig að stunda sanngjarna netnotkun. Fáir vinnuveitendur munu þræta um nokkrar mínútur til að leggja inn pöntun, en margir mótmæla því verðskuldað að starfsmaður beri saman verð á netinu hálfan vinnudaginn. Upplýsingatæknideildir hafa á meðan réttmætar áhyggjur af því hvernig streymi hægir á fyrirtækjakerfum.

Það væri starfsmönnum skylt að skilja reglur og væntingar vinnuveitanda um internet, tölvupóst og tölvur. Vinnuveitendur sem hafa rekið starfsmenn vegna misnotkunar tölvupósts gerðu það af þessum ástæðum:

  • Brot á stefnu fyrirtækisins
  • óviðeigandi eða móðgandi orðalag
  • Óhófleg persónuleg notkun
  • Brot á trúnaðarreglum fyrirtækisins

Kynntu þér reglur vinnuveitanda þíns um internetið og tölvupóstnotkun. Það sem þú veist ekki eða veitir ekki athygli gæti skaðað stöðu þína hjá vinnuveitanda þínum.

Valkostir við eftirlit starfsmanna

Hér eru leiðir til að skapa skipulagslegt umhverfi þar sem starfsmenn misnota ekki traust vinnuveitanda síns:

  • Þróaðu solid net- og tölvupóststefnu sem veitir starfsmönnum skýrar væntingar um afstöðu vinnuveitanda til einkatíma á netinu í vinnunni. Þessi stefna getur í stórum dráttum bannað ákveðna starfsemi og heimsóknir á vettvang án þess að starfsmenn líði eins og glæpamönnum. Stefnan getur lagt áherslu á ábyrgð, trú, faglegt traust og traust.
  • Komdu á framfæri stefnunni með því að nota fullt af dæmum svo starfsmenn ruglast ekki á kröfunum. Komdu stöðugt á framfæri væntingum þínum og taktu til starfsmanna sem nýta sér tíma vinnuveitanda síns. Ef framleiðni starfsmanns eða framlag minnkar, hafðu samband við starfsmanninn til að ákvarða hvort netnotkun hafi áhrif á frammistöðu. Notaðu framsækinn aga með starfsfólki sem brýtur ítrekað í bága við væntingar þínar og traust.
  • Þjálfðu stjórnendur þína og yfirmenn um hvernig á að koma á og viðhalda væntingum og stefnu vinnustaðarins. Þjálfa þá til að þekkja hvenær starfsmaður gæti verið að misnota nettíma eða síður í vinnunni.
  • Þróa og viðhalda menningu trausts . Að þróa umhverfi þar sem starfsmenn fylgjast sjálfir með persónulegum nettíma í vinnunni er áhrifaríkasta aðferðin. Taka á við starfsmenn sem eru yfir línunni í hverju tilviki fyrir sig. Ekki íþyngja meirihluta duglegu starfsmanna þinna með alltof íþyngjandi stefnur vegna aðgerða fárra. Losaðu þig við hina fáu.

Vöktun veldur því að starfsmenn sóa orku í að hafa áhyggjur af því hvort það sem þeir eru að gera sé ásættanlegt og það hvetur til 9-til-5 hugarfars. An vinnuveitandi að eigin vali finnur valkosti við netvöktun starfsmanna.