Stjórnun Og Forysta

Umfang, áhætta og forsendur í verkefnastjórnun

Kaupsýslumaður útskýrir stefnu á töflu

•••

Portra Images/Getty Images

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Sviðið á verkefnastjórn , líkt og öll önnur sérfræðisvið, hefur einstakan orðaforða uppfullan af skammstöfunum og sérhæfðum hugtökum. Þrjú nauðsynleg hugtök og hugtök sem þú verður að innihalda:

Það er útdráttur þessara þriggja mikilvægu verkefnastjórnunarskilmála og inniheldur tengla og ábendingar um frekari lestur.

Umfang

Í verkefnastjórnun, umfang er sett af mörkum sem skilgreina umfang verkefnis. Umfangið lýsir því hvað á að afhenda viðskiptavininum vegna frumkvæðis verkefnisins.

Skilningur á umfanginu gerir verkefnastjóra og verkefnateymi kleift að skilja hvað fellur innan eða utan marka verkefnisins. Ef eitthvað er „ekki í umfangi“ er það ekki tekið með í reikninginn skipulagsvinnu verkefnisins . Starfsemi sem fellur innan marka verksviðsyfirlýsingar telst til umfangs og er gerð grein fyrir henni í áætlun og fjárhagsáætlun. Ef starfsemi fellur utan marka telst hún utan umfangs og ekki er gert ráð fyrir því. .

Hvort sem þú ert verkefnastjóri eða hluti af verkefnateymi , þú þarft að íhuga hvort eitthvað sé innan gildissviðs eða utan gildissviðs þegar þú heldur áfram. Sem dæmi, ímyndaðu þér að viðskiptavinur hafi beðið þig um að byggja vefsíðu. Þegar þú útlistar umfang (eða setur mörk) verkefnisins gefur þú til kynna eftirfarandi atriði sem innan umfangs:

  • Hönnun vefsvæðis og skýringarmyndir um vírramma
  • Stofnun prófunarbekks
  • Kóðun á samþykkta vírramma
  • Grafísk þróun fyrir vefþema
  • Prófun og villuleit áður en vefsvæðið er gert opinbert

Meðan á verkefninu stendur biður viðskiptavinurinn þig um að láta myndbandsyfirlit yfir fyrirtækið fylgja með. Myndbandið er ekki tilgreint í umfangi verkefnisins og er því utan umfangs. Þó að þú gætir verið ánægður með að vinna myndbandsvinnuna gegn aukagjaldi mun þetta krefjast endurskoðunar á umfangi og kostnaði og tímaáætlun fyrir verkefnið.

Ef ekki er til skýrt og samþykkt umfangsskjal gæti útgáfan um myndbandið hafa orðið deilur milli teymis þíns og fulltrúa viðskiptavinarins. Skýr svigrúmsyfirlýsing gerði þér kleift að draga úr ástandinu og takast á við breytingar á skipulegan hátt.

Svo hvernig ákveður þú hvað er innan eða utan gildissviðs? Þú þarft fyrst að útlista allar upplýsingar um verkefnið sem þú þekkir núna byggt á viðræðum við viðskiptavininn eða eiganda verkefnisins. Þá viltu gefa þér lykilforsendur sem munu knýja fram það sem talið er innan eða utan gildissviðs.

Forsendur

Á einhverjum tímapunkti í lífi þínu hefur þér líklega verið sagt: Aldrei gera forsendur. Hins vegar er daglegt starf að gera sér forsendur í verkefnastjórnun. Forsendur hjálpa þér að skilgreina umfang og áhættu og fínstilla áætlanir þínar fyrir tíma og kostnað. Auðvitað er nauðsynlegt að skjalfesta og sannreyna forsendur þínar.

Íhugaðu eitthvað einfalt, eins og að búa til bók. Segjum að vinur þinn hafi hugmynd að kaffiborðsbók og hafi beðið þig um að stjórna verkefninu. Fyrsta beiðni hans er um fjárhagsáætlun svo hann geti tryggt sér fjármögnun. Þegar þú skilgreinir umfangið er ljóst að vinur þinn er óviss um mörg smáatriði, þar á meðal blaðsíðufjölda, myndatöku, forsíðustíl og þyngd blaðsins sem á að nota fyrir síðurnar.

Þar sem allir þessir þættir munu hafa áhrif á kostnað og framleiðsluflókið, verður þú að gera forsendur um forskriftirnar og sannreyna þær forsendur sem ásættanlegar eða óviðunandi fyrir vin þinn. Eftir frekari umræður segir vinur þinn þér að hann ætli að setja 50 myndir í bókina. Þú getur byggt forsendu þína á myndunum 50 eða, með því að búast við að þessi tala muni aukast með tímanum, getur þú gert ráð fyrir að það verði á bilinu 75-90 síður með myndum.

Þú getur séð hvernig forsendur hafa bein áhrif á áætlun líka. Ímyndaðu þér til dæmis að þú sért að leiða verkefni í garði sem felur í sér að byggja rólusett. Þegar þú setur upp verkefnið þitt færðu fjárhagsáætlunina og úthlutað liðsmönnum, einn þeirra sér um efni. Þegar þú býrð til áætlun þína spyrðu þann sem sér um efni hvenær sementið kemur. Þessi aðili svarar að hann sé ekki viss um hvenær sementið kemur en að hann telji að það verði á milli 1. júní og 10. júní.Þegar þú byggir upp umfang þitt og tímaáætlun, gerir þú ráð fyrir að sementið komi ekki síðar en 10. júní. Þetta dæmi sýnir tvo kosti við að gera forsendur.

Fyrsti ávinningurinn er sá að miðað við að þú fáir sementið eigi síðar en 10. júní gerir þér kleift að skipuleggja starfsemi sem treystir á að sementið berist. Annar ávinningurinn er sá að hann veitir þeim sem hefur umsjón með efni frest til að afhenda sementið sem hann getur síðan sent til birgis síns. Það hefur óvart sett upp lykilfrest fyrir verkefnið til að halda áfram.

Að gefa sér forsendur skapar viðmið sem oft eru endurskoðuð meðan á verkefninu stendur til að aðstoða verkefnishópinn við að halda sig innan umfangs, tímanlega og innan fjárhagsáætlunar. En hvað gerist þegar forsendur eru rangar? Það er þar sem áhættan kemur við sögu.

Áhætta

Þegar þú hefur byggt upp umfang þitt og greint forsendurnar sem liggja að baki umfanginu og matinu, muntu vilja byrja að meta áhættusvæði. Áhættan er sú sama í verkefnastjórnun og í raunheimum; það er hætta eða tækifæri sem geta valdið skemmdum.

Öll verkefni innihalda áhættu og ef þú ert verkefnastjóri eða verkeigandi, þá er það ekki aðeins ábyrgð þína á að sjá fyrir áhættu , en það er líka þitt hlutverk að koma mögulegum áhrifum þessara áhættu á framfæri við verkefnishópinn og búa sig undir að draga úr áhættunni.

Áhættan kemur í ýmsum gráðum. Stundum getur áhætta þýtt að verkefnið gangi aðeins öðruvísi eða tekur smá óvænta stefnu. Í sumum tilfellum getur áhætta hins vegar leitt til skelfilegra niðurstaðna sem setja verkefnið þitt á hausinn.

Við skulum nota atburðarás leikvallarins úr sementsdæminu hér að ofan. Ein af áhættunni er að sementið berist ekki fyrir áætlaðan dag 10. júní. Hver eru hugsanleg áhrif þessarar áhættu? Allar arftakastarfsemi sem fylgir eftir að sementið hefur verið steypt seinkar vegna þessa vandamáls.

Áhættan getur líka verið jákvæð. Íhuga áhrifin á verkefnið ef sementið birtist fyrr en áætlað var. Þó að þetta virðist vera jákvæð niðurstaða, skapar það samt vandamál fyrir tímasetningu og röð allra annarra skrefa í verkefninu.

Verkefnastjórar vinna með verkefnateymum sínum til að hugleiða og greina hugsanlega áhættu. Þeir taka ferlið skrefinu lengra og skoða hugsanlega alvarleika áhættunnar og líkur á því að hún eigi sér stað. Ennfremur bera þeir kennsl á þá einstaklinga sem eru best til þess fallnir að bera kennsl á hvenær áhættan á sér stað og þeir þróa samþykktar áætlanir um að draga úr áhættu.

Mörg fyrirtæki hafa ítarleg áhættusniðmát sem þau hafa þróað í gegnum tíðina og af reynslu af öðrum verkefnum. Sumar atvinnugreinar hafa tekið saman áhættusnið sem eru notuð sem upphafspunktur við áhættugreiningu. Margar atvinnugreinar stunda einnig mjög nákvæma tölfræðilega greiningu fyrir áhættuáætlanagerð.