Tilgangur og innihald launaskrár starfsmanna

••• Menning RM/Julian Love/Menning/Getty Images

Launaskrá starfsmanna er geymsla fyrir allt sem hefur að gera með launaávísun starfsmanns. Aðalástæðan fyrir því að búa til launaskrá er að takmarka aðgang að öðrum trúnaðarupplýsingum sem eru í starfsmannaskránni.

Tilgangur launaskrár starfsmanna

Launaskráin gerir bókhaldsmönnum kleift að greiða starfsmanninum án þess að fá aðgang að trúnaðarupplýsingum starfsmanna. Bókhaldsstarfsmenn geta haldið launaskrá þar sem skynsamlegt er að greiða starfsmanninum. Í þeim tilfellum þar sem launaskrá og bókhaldi er útvistað er þetta enn frekar mælt með því fyrir launaskrár starfsmanns.

Launaskráin takmarkar aðgengi að trúnaðarupplýsingum starfsmanna. Launaskrá starfsmanna gerir bókhalds- og fjármálastarfsmönnum kleift að hafa þær upplýsingar sem þeir þurfa til að greiða starfsmanninum á þægilegum stað. Staðsetningin ætti að vera örugg og utan seilingar fyrir aðra starfsmenn.

Þú þarft að koma því á framfæri við bókhaldsfólk að upplýsingarnar í launaskrám eru trúnaðarmál og ætti ekki að deila þeim án leyfis og kvitta fyrir starfsmanna starfsmanna. Bókhaldsstarfsmenn ættu heldur ekki að deila neinum upplýsingum um launahækkanir, kynningar, bónusa og aðrar upplýsingar sem eru trúnaðarmál um starfsmenn.

Mannauður þarf ekki að fylgjast með aðgangi bókhalds að launaskrám starfsmanna. Eins og mælt er með fyrir tengdar starfsmannaskrár eins og starfsmannaskrár og sjúkraskrár, ættir þú að takmarka aðgang að launaskránni. Aðeins fólk sem þarf að hafa upplýsingarnar til að geta sinnt starfi sínu ætti að sjá innihaldið.

Innihald launaskrár starfsmanna

Þetta er tillögulisti yfir það sem tilheyrir launaskrá starfsmanna.

• Tilboðsbréf undirritað af ráðningarstjóra, mannauði og starfsmanni
• Launaheimild undirrituð af mannauði og ráðningarstjóra þegar starfsmannasamningur er fyrir hendi
• W-4 form
• Pappírsvinnu og heimild sem tengist hvers kyns starfskjörum sem fela í sér launafrádrátt
• Eyðublað fyrir heimild fyrir bein innborgun
• Eyðublöð fyrir launatímsbókhald
• Klukkutíma vikuleg tímablöð
• Tímaklukkaskrár, þar sem þær eru notaðar
• Aðsóknarskrár
• Beiðnir um endurgreiðslu kostnaðar, þar á meðal skjöl og kvittanir fyrir ferðalögum og öðrum leyfilegum útgjöldum
• Endurgreiðslueyðublöð fyrir skólagjöld og kvittanir fyrir greiðslu, bækur og svo framvegis
• Greiðsla fyrirfram beiðnieyðublöð
• Lánsgögn fyrirtækja og greiðsluáætlun
• Skreytingarpantanir og skrár
• Heimild til birtingar einkaupplýsinga
• Pappírsvinna sem tengist hverri launahækkun
• Pappírsvinna sem tengist hvers kyns bónus , hagnaðarhlutdeild , eða viðurkenningarverðlaun
• W-2 eyðublöð
• Heimild fyrir allar aðrar launagreiðslur sem fyrirtæki þitt leyfir

Líka þekkt sem starfsmannaskrár, starfsmannaskrár , mannauðsskrár, skjöl

Athugið: Susan Heathfield leggur allt kapp á að bjóða upp á nákvæma, skynsamlega, siðferðilega mannauðsstjórnun, ráðgjöf vinnuveitenda og vinnustaða á þessari vefsíðu, en hún er ekki lögfræðingur. Ekki má túlka innihaldið á síðunni sem lögfræðiráðgjöf. Síðan hefur áhorfendur um allan heim og vinnulög og reglur eru mismunandi frá ríki til ríkis og land til lands, þannig að greinarnar geta ekki verið endanlegar um þær allar fyrir vinnustaðinn þinn. Þegar þú ert í vafa skaltu alltaf leita til lögfræðings. Upplýsingarnar á síðunni eru eingöngu veittar til leiðbeiningar.