Atvinnuleit

Leiðbeiningar um ritun faglegra bréfa og tölvupósta

Hliðarsýn af kaupsýslukonu með bréf og situr við skrifborð

••• JohnnyGreig / Getty Images

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Hvernig er best að skrifa bréf? Virka pappírsbréf enn eða er tölvupóstur betri kostur? Það er ekki ein besta leiðin til að hafa samskipti. Í sumum tilfellum er skynsamlegt að hafa samskipti í gegnum tölvupóst, á öðrum tímum gætir þú þurft að senda hefðbundin vélrituð, prentuð og undirrituð bréf.

Hvað þú velur fer eftir því við hvern þú ert að eiga samskipti og tilgangi bréfaskipta þinna.

Tölvupóstur er fljótlegri og auðveldari, en sum tölvupóstskeyti opnast aldrei og, eftir því til hvers þú ert að skrifa og hvers vegna þú ert að skrifa, gætir þú þurft að senda vélritað og undirritað bréf eða jafnvel hlaða því upp á netinu.

Tegund skilaboða sem þú velur fer eftir því við hvern þú ert í samskiptum og tilgangi bréfaskipta þinna.

Leiðbeiningar um ritun faglegra bréfa og tölvupósta

Hér eru leiðbeiningar um að skrifa bréf og tölvupóstskeyti, þar á meðal hvernig á að skrifa, forsníða og prófarkalesa bréfin þín, með dæmum um ýmis konar viðskiptabréf.

Hvað á að innihalda í bréfi eða tölvupósti

Óháð því hvernig þú hefur samskipti, innihalda vel skrifuð bréf nokkra hluta. Hvað þú tekur með í hverjum hluta og hvernig skjalið er sniðið fer eftir því hvort þú ert að senda vélritað bréf eða tölvupóst.

Þessi leiðarvísir um að skrifa bréf inniheldur hvað ætti að vera skráð í hverjum hluta bréfs, hvernig á að taka á og undirrita vélrituð samskipti og tölvupóstsamskipti, bréfasnið og uppsetningu og dæmi og sniðmát.

Hlutar bréfs

  • Upplýsingar um tengiliði
  • Kveðja (kveðja)
  • Meginmál bréfsins
  • Lokun
  • Undirskrift

Upplýsingar um tengiliði
Hvernig þú lætur tengiliðaupplýsingarnar þínar vera mismunandi eftir því hvernig þú sendir bréfið þitt. Þegar þú sendir tölvupóst eru tengiliðaupplýsingarnar þínar aftast í skilaboðunum í stað þess að vera efst á síðunni.

Dæmi um kveðju
Kveðjan er kveðjuhlutinn í bréfi þínu. Hér er listi yfir bréfakveðjudæmi sem virka vel fyrir fagleg bréfaskipti.

Meginmál bréfsins

Meginmál bréfs þíns mun innihalda nokkrar málsgreinar.

  • Fyrsta málsgrein ætti að innihalda inngang og stutta útskýringu á ástæðu þinni til að skrifa.
  • Önnur málsgrein (og allar eftirfarandi málsgreinar) ættu að útskýra nánar ástæður þínar fyrir skrifum.
  • Síðasta málsgreinin ætti annað hvort að biðja lesandann um aðgerðir, ef þú ert að biðja um eitthvað, eða tilgreina hvernig þú ætlar að fylgja eftir.

Vertu viss um að tilgangur bréfs þíns sé skýr. Lesandinn verður að vita hvað þú ert að biðja um og hvernig þeir geta hjálpað þér. Eða ef þú ert að bjóða þjónustu eða aðstoð það sem þú getur veitt lesandanum.


Lokun
Bréfi er lokað með hugtaki eins og „Með bestu kveðjum“ eða „Með kveðju“ sem er fylgt eftir með kommu, síðan undirskriftinni þinni ef þú ert að senda vélritað bréf. Ef þú ert að senda tölvupóst skaltu einfaldlega slá inn nafnið þitt eftir lokunina. Hér er listi yfir bréfalokunardæmi sem eru viðeigandi fyrir viðskipta- og atvinnutengd bréfaskipti.

Undirskrift

Lokaatriðið við bréfið þitt er undirskrift þín, sem mun innihalda tengiliðaupplýsingar þínar í tölvupósti.

Hvernig á að ávarpa bréf
Það er mikilvægt að ávarpa einstaklinginn sem þú skrifar til formlega, nema þú þekkir hann mjög vel. Hér er hvernig á að senda bréf, þar á meðal almennar upplýsingar sem þú getur notað ef þú ert ekki með tengilið hjá fyrirtækinu.

Að forsníða bréfaskriftina þína

Nú þegar þú hefur allar upplýsingarnar sem þú þarft að hafa með skaltu fara yfir staðlaða sniðið til að nota fyrir bréf og tölvupóst:

Leiðbeiningar um bréfaskrift

Næsta skref er að fínpússa bréfið þitt, svo það er nóg pláss á milli málsgreina og efst og neðst á síðunni. Þú munt líka vilja velja læsilegan, fagmannlegan stíl og leturstærð. Það sem þú segir fer eftir ástæðunni fyrir að þú ert að skrifa, svo vertu viss um að sníða bréfið þitt að persónulegum og faglegum aðstæðum þínum.

Hér eru skref-fyrir-skref leiðbeiningar til að skrifa ýmsar mismunandi tegundir stafa, þar á meðal spássíur, leturgerðir, bil og upplýsingar um hvað á að innihalda, ásamt dæmum um hvert.

Dæmi og sniðmát

Notkun sniðmáts er frábær leið til að hefja eigin bréf eða tölvupóst vegna þess að þú ert að byrja með grunnsniðið á sínum stað. Fylltu einfaldlega út upplýsingarnar þínar í viðeigandi hluta bréfsins.

Að skoða dæmi er líka gagnlegt, því þú munt fá hugmyndir um hvað þú átt að segja í eigin bréfaskiptum.

Bréfasýni
Bréfasýnishorn þar á meðal viðskiptabréf, kynningarbréf, viðtalsþakkarbréf, eftirfylgnibréf, staðfestingar- og höfnunarbréf, uppsagnarbréf, þakklætisbréf, viðskiptabréf og fleiri bréfasýni og sniðmát.

Dæmi um tölvupóstskeyti
Dæmi um atvinnuleit, atvinnuleit og tölvupóstskilaboð, auk tölvupóstsniðmát, sniðin skilaboðadæmi og efnislína, kveðjur og dæmi um undirskrift.

Prófarkalestur og villuskoðun

Að lokum, áður en þú prentar eða hleður upp bréfinu þínu eða sendir tölvupóstinn þinn, skaltu athuga villu, málfræðipróf og prófarkalestu það. Ábending til að ganga úr skugga um að engar villur séu til er að lesa það upphátt. Þú gætir tekið eftir mistökum sem þú náðir ekki í að skoða það með því einfaldlega að skoða það.