Fundastjórnunarvenjur hjálpa til við að bæta framleiðni

••• GettyImages/PortraImages

Við eyðum miklu af vinnulífi okkar í fundi. Í mörgum tilfellum leiða lélegir fundarstjórnarvenjur til þess að tíma þátttakenda nýtist óframkvæmanlegum. Í tengdri grein bjóðum við upp á leiðbeiningar um að breyta fimm algengum fundaratburðum í afkastamikla atburði. Hér eru viðbótarhugmyndir til að styðja við að styrkja gagnsemi, framleiðni og áhrif funda.

Fundastjórnunarlykill — Standa PAT

Sumir stjórnendur nota P.A.T. nálgun á fundi, sem krefst a P tilgangi, an TIL genda, og a T imeframe. Að vopna þátttakendur þessum mikilvægu samhengispunktum fyrir fundinn tryggir að fólk mætir tilbúið til að taka þátt og styður heildartilgang fundarins. Skýrt P.A.T. útlínur hjálpa til við að tryggja afkastamikla lotu.

Þú ættir að geta skilgreint tilgang fundarins í 1 eða 2 setningum að hámarki. „Þessi fundur er til að skipuleggja nýju markaðsherferðina“ eða „þessi fundur er til að endurskoða nýja stefnu sendingar um meðhöndlun skila“. Tilgangurinn hjálpar til við að tryggja að allir viti hvers vegna þeir eru þarna, hvað þarf að gera og hvernig á að leiðbeina framvindu og knýja fram niðurstöðu.

Settu dagskrá. Skráðu atriðin sem þú ætlar að fara yfir/ræða/skoða. Okkur finnst gaman að setja tímamörk á hvern dagskrárlið (sjá hér að neðan) og tilgreina þann sem ber ábyrgð á að stjórna umræðunni. Stilltu tímaramma; að minnsta kosti setja upphafs- og lokatíma. Við mælum einnig með að ákveða tímalengd fyrir hvert atriði á dagskrá. Þetta ætti að ná heildartíma fundarins.

Byrjaðu fundina þína á réttum tíma

Ef þú vinnur í einhverjum af þessum menningarheimum þar sem fólk lekur inn á fundi allt fram að fimm eða tíu mínútum eftir áætlaðan upphafstíma, þá er kominn tími til að hefja nýja þróun. Eitt fyrirtæki hvetur stjórnendur sína til að loka dyrunum á áætluðum upphafstíma og þeir sem eru of seinir eru ekki velkomnir að mæta. Þó að þetta kunni að vera róttækara en þú kærir þig um að bregðast við, ættirðu ekki að hafa áhyggjur af því að koma fundinum í lag, fara yfir tilganginn og staðfesta væntingar og tímasetningu.

Ekki bíða eftir að eftirbátar láti sjá sig. Þegar einhver kemur of seint skaltu ekki fara til baka og fara yfir það sem þegar hefur verið fjallað um. Haltu áfram með fundarefnin þín. Þetta mun vera óþægilegt fyrir eftirbáta og bæta líkurnar á því að hann/hún mæti á réttum tíma á næsta fundi.

Ef skipuleggjandi/styrktaraðili fundarins mætir ekki á réttum tíma skaltu líta á fundinn sem aflýstan og fara aftur til starfa. Fimm til sjö mínútna biðtími er eðlilegur. Líklegt er að fundarstjóri hafi lent í óvæntum erfiðleikum og vildi helst að þú eyðir ekki tíma þínum í að bíða eftir honum.

Haltu fundinum við efnið

Góð venja er að fela einhverjum það hlutverk að halda öllum á réttri braut á fundinum. Of oft svífa umræður og verða síðan að þyrlu skoðana, hugmynda, staðreynda og tilfinninga. Í staðinn skaltu úthluta hlutverkinu og láta alla viðstadda vita að þessi einstaklingur muni grípa inn í ef og þegar umræðan fer út af dagskrá og tilteknu umræðuatriði. Í sumum fyrirtækjum er þetta hlutverk vísað til sem „umferðarstjórn“, í öðrum „viðfangsefnisvörður“. Burtséð frá merkimiðanum er hlutverkið afar hjálplegt við að efla skilvirkni og framleiðni funda þinna.

Ef fleiri efni koma upp sem eru utan dagskrár en mikilvægt að ræða, ætti að fanga þau greinilega og setja á „bílastæðið“ til framtíðar íhugunar og umræðu eða fyrir stakan fund. Fundareigandi áskilur sér rétt til að leyfa minniháttar ólíkar umræður ef það styður heildartilgang fundarins.

Halda og dreifa fundargerðum/fundargerðum

Einhver, annar en fundarstjóri, ætti að gera það halda fundargerð . Góð skráningu fundargerða mun innihalda:

• Fundartími, dagsetning, staðsetning
• Lýsing á tilgangi
• Afrit af dagskrá
• Listi yfir fundarmenn og listi yfir þá sem ekki mættu
• Ítarleg yfirlit yfir niðurstöður, aðgerðaatriði, ábyrgð og dagsetningar til að ljúka. Margir rithöfundar nota dagskrána sem leiðbeiningar til að skrá niðurstöður og aðgerðir.
• Fyrirhugaður framhaldsfundur ef virkilega þarf.

Best er að dreifa fundargögnum eins fljótt og auðið er eftir lok fundarins og algerlega innan eins virkra dags. Fundargerðirnar og minnisblöðin eru mikilvæg áminning fyrir þátttakendur sem og upplýsingaveita fyrir aðra hagsmunaaðila eða þá sem misstu af fundinum. Fundargerðirnar eru frábært tæki til að nýta til að minna fólk og teymi á skuldbundin eftirfylgni.

Aðalatriðið

Hugsanlegt er að fundur muni skila jákvæðri niðurstöðu, hjálpa til við að knýja verkefni og fólk áfram, bara ekki treysta á það. Einhver kostgæfni og vísvitandi styrking á fundarstjórnunartækni mun bæta möguleika þína á að ná frábærri niðurstöðu.

Uppfært af Art Petty