Stjórnunarskýrslukerfi

Framkvæmdastjóri við skrifborðið hans fer yfir skýrslur á meðan hann talar í síma á sama tíma.

••• Ezra Estakhrian/Stone/Getty myndir

Eins og setningin gefur til kynna, fanga skýrslukerfi stjórnenda hvers konar gögn sem stjórnendur fyrirtækis þurfa til að reka fyrirtækið. Þær tegundir fjárhagslegra gagna sem eru settar fram í ársskýrslum eru venjulega kjarninn í þeim. Slíkar nákvæmar fjárhagsupplýsingar eru teknar saman af reikningum, löggiltum opinberum reikningum (CPA) og Löggiltur alþjóðlegur stjórnunarbókari (CGMA) .

Hins vegar munu öflug stjórnunarskýrslukerfi geyma gögn á mun ítarlegri stigum en þau eru kynnt almenningi sem fjárfesta. Til dæmis, a fjármálaþjónustu Heildarfjárhagsárangur fyrirtækisins gæti verið endurskoðaður í rekstrarreikning sem er raðað upp með:

Skipulag (svo sem deild, rekstrareining eða deild)
Landfræðilegt svæði
Vara
viðskiptavinahluta
Sérstakir viðskiptavinir (bæði smásölufyrirtæki og stofnanir)
Fjármálaráðgjafi

Á sama tíma eru fjárhagslegar mælingar, svo sem tekjur, gjöld og hagnaður, varla eina áhyggjuefni stjórnendaskýrslukerfa. Í best reknu fyrirtækjum eru þau einnig notuð til að rekja ýmsar ófjárhagslegar breytur sem eru stjórnendum áhyggjuefni, svo sem:

Starfsmannafjöldi
Viðskiptavinir, heimili og/eða reikningar
Eignir viðskiptavina í vörslu
Nettó nýtt fé lagt inn eða tekið út af viðskiptavinum
Fjárfestingarárangur eigna viðskiptavina í stýringu

Hönnuðir og notendur þessara kerfa

Eftirlitsaðilar og fjármálastjórar hafa tilhneigingu til að verja umtalsverðum tíma sínum í að hanna, innleiða, viðhalda og aðlaga skýrslugerðarkerfi stjórnenda, svo og að fylgjast með og greina framleiðsla þeirra og mæla með aðgerðum til stjórnenda sem byggjast á slíku. greiningu. Starfsmenn upplýsingatækni og stjórnunarvísinda eru oft lykilaðilar með fjármálastjórum og fjármálasérfræðingum við þróun og viðhald stjórnendaskýrslukerfa.

Desktop versus mainframe

Í mörgum tilfellum eru stjórnunarskýrslukerfi þó smíðuð og viðhaldið með því að nota skrifborðstölvur, innbyggða Excel töflureikna og keyra á einkatölvum, frekar en forritað í stórtölvuumhverfi. Jafnt í stórum og litlum fyrirtækjum eru ástæðurnar fyrir því að nota skrifborðstölvu (sem krefjast oft mikið magn af handvirku gagnainnslætti) yfirleitt tvíþættar.

Í fyrsta lagi hefur kostnaður við þróun og viðhald tilhneigingu til að vera mun lægri en með stórtölvuforritum.

Í öðru lagi gerir skrifborðstölvuumhverfi mun meiri sveigjanleika við að breyta reikniritum og skýrslugerðum en dæmigerð forrit sem byggir á stórtölvum. Það er mikilvægt íhugun í kraftmiklu viðskiptaumhverfi þar sem uppbygging fyrirtækja, vöruframboð, viðskiptaferlar, greiningaraðferðir og/eða skýrslugerðarkröfur eru í stöðugri breytingu, eða þar sem stjórnendum er hætt við að spyrja tíðra óstaðlaðra eða sérsniðna spurninga til fjármálasérfræðinga sinna. .

Sjálfvirkni á móti handvirkum ferlum

Það sem kallast stjórnunarskýrslukerfi eru í mörgum fyrirtækjum oft mjög háð handvirkum ferlum og langt frá því að vera að fullu (eða jafnvel fyrst og fremst) sjálfvirk. Til dæmis geta margar af þeim skýrslum sem lenda á borðum stjórnenda í raun verið töflureiknar handvirkt fylltar út með gögnum og sniðnar af starfsfólki. Í þessum skilningi eru stjórnunarskýrslukerfi oft, í strangari skilningi, ferli meira en upplýsingakerfi eins og þessi setning er almennt skilin.

Umsóknir um skýrslugerð stjórnenda

Stjórnunarskýrslukerfi eru oft mikilvæg tæki til að meta frammistöðu stofnana og stjórnenda, og stundum lægra starfsmanna líka. Niðurstöðurnar geta verið lykilákvarðanir um bætur, svo sem ákvörðun bónuspotta. Til dæmis gæti yfirmaður og starfsfólk rekstrareiningar fengið bónusa sína rekið af hagnaðinum sem skýrslugerðarkerfi stjórnenda úthlutar þeirri einingu. Sömuleiðis fyrir a vörustjóri , ef fyrirtækið hefur vel þróað arðsemismælingarkerfi vöru.Einnig fyrir markaðsstjóra fyrir þróun og arðsemi tiltekins viðskiptavinahluta, ef árangur þess hluta er mældur.

Hindranir við að þróa stjórnunarskýrslukerfi

Algengt vandamál við þróun stjórnendaskýrslukerfa er að gögnin sem eru nauðsynleg til að fylla út ársskýrslu fyrirtækisins, eyðublað 10-K, eyðublað 10-Q, skattskil fyrirtækja og skýrslur til eftirlitsstofnana (meðal annarra utan kjördæma), eru ef til vill ekki nógu ítarleg. eða á réttu sniði til að framkvæma þær tegundir greininga (sum þeirra sem nefnd eru hér að ofan) sem stjórnendur gætu þurft til að meta fyrirtækið og rekstrarsvið þess og til að aðlaga stefnumótandi stefnu þess. Stjórnunarskýrslur er almennt hugtak fyrir þessar tegundir greininga sem eru notaðar innbyrðis af stjórnendum, frekar en tilkynntar til utanaðkomandi aðila (svo sem fjárfesta, skattayfirvöld og eftirlitsstofnanir).

Helstu greiningarvandamál

Þróun stjórnendaskýrslukerfa stendur oft frammi fyrir hindrunum sem tengjast helstu greiningarmálum, svo sem:

Aðferðir við innri milliverðlagningu
Úthlutun kostnaðar fyrirtækja til einstakra vara eða viðskiptavina
Að sundurgreina breytingar á eignum viðskiptavina í aðskild áhrif breytinga á markaðsverði (þ.e. afkomu fjárfestinga) og hreinna inn- og úttekta.

Í flestum tilfellum eru þessar greiningaráskoranir tækar fyrir mörgum aðferðum, sem hver um sig hefur sína galla og er ekki sannanlega betri í öllum aðstæðum.