Atvinnuleit

Mikilvæg kynningarhæfni til að ná árangri á vinnustað

Viðskiptakona heldur kynningu

•••

xavierarnau / Getty Images

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Hvort sem þú ert háttsettur framkvæmdastjóri eða stjórnunaraðstoðarmaður, þá er að þróa kynningarhæfileika þína ein lykilleið til að klifra í skrifstofustarfi. Leiðtogar taka ákvarðanir byggðar á upplýsingum sem deilt er á kynningarformi og varla nokkur fyrirtæki skipta um skoðun án þess að sjá fyrst sannfærandi kynningu.

Ekki fara allar kynningar fram á formlegum fundi. Margir kynningarhæfileikar eiga við um einstaklingsráðgjöf eða sölusímtöl.

Það er mikilvægt fyrir alla skrifstofustarfsmenn að vita hvaða skref fara í að búa til árangursríka kynningu og hvaða kynningarhæfni er mikilvægust fyrir vinnuveitendur.

Að undirstrika þessa færni mun einnig hjálpa þér að skera þig úr í atvinnuleit þinni.

Hvað er kynningarfærni?

Kynningarfærni vísar til allra þeirra eiginleika sem þú þarft til að búa til og skila skýrri og áhrifaríkri kynningu. Þó að það sem þú segir á kynningu skipti máli, meta vinnuveitendur líka hæfileikann til að búa til stuðningsefni, svo sem glærur. Væntanlegur vinnuveitandi þinn gæti viljað að þú skilir kynningarfundum og skýrslum til samstarfsmanna, stundir þjálfun, kynnir upplýsingar fyrir viðskiptavinum eða framkvæmir fjölda annarra verkefna sem fela í sér að tala fyrir áhorfendum.

Að halda grípandi og auðskiljanleg fyrirlestur er stór þáttur hins sterka munnleg samskiptahæfni sem eru a starfskröfu fyrir margar stöður.

Kynningaráfangar

Sérhver kynning hefur þrjá áfanga: undirbúning, afhendingu og eftirfylgni. Öll kynningarfærni passar inn í einn af þessum þremur áföngum.

Undirbúningur felur í sér rannsóknir og uppbyggingu kynningarinnar. Þetta gæti þýtt að búa til allan textann (eða að minnsta kosti skrifa glósur) og búa til allar skyggnur og annað myndefni/hljóðefni. Þú verður líka að ganga úr skugga um að viðeigandi vettvangur sé tiltækur og rétt uppsettur fyrirfram og að skjávarpinn virki (ef þú þarft einn) og tengist fartölvunni þinni. Þú munt líka vilja æfa kynninguna þína eins oft og þú þarft til að líða vel með að skila henni með auðveldum og sjálfstrausti innan þess tíma sem úthlutað er fyrir kynninguna.

Færni tengd undirbúningi eru:

  • Framkvæma rannsóknir sem tengjast kynningarefninu þínu
  • Að búa til töflur og línurit sem sýna rannsóknarniðurstöður þínar
  • Lærðu um áhorfendur þína til að sníða kynningu þína betur að þörfum þeirra
  • Að búa til stafrænar glærur
  • Að skipta kynningu upp í hluta af hæfilegri lengd
  • Notkun tölfræði á áhrifaríkan hátt til að sannfæra áhorfendur
  • Innlima áþreifanleg dæmi og sögur til að sýna punkta og viðhalda athygli áhorfenda
  • Að útbúa dreifibréf eða stafrænar tilvísanir svo áhorfendur séu ekki uppteknir af því að skrifa minnispunkta
  • Að kynna kynningar á áhrifaríkan hátt til að búa til viðeigandi áhorfendur

Afhending er sá hluti sem áhorfendur sjá. Góð afhending er háð vandaðri undirbúningi og öruggri framsetningu og krefst eigin sérstöðu hæfileikasett .

Færni sem tengist afhendingu eru:

  • Veita athyglisverða opnun fyrir ræðu
  • Gefið samantekt á því sem farið verður yfir til að kynna kynningu og gefa samhengi
  • Notar líkamstjáning og augnsamband til að miðla orku og sjálfstrausti
  • Staldrað við til að leggja áherslu á lykilatriði
  • Mótandi söngtónn fyrir áherslu
  • Mælir skýrt og vel
  • Sprautandi húmor
  • Talandi af eldmóði og fjöri
  • Varpa fram trausti
  • Tekið saman lykilatriði í niðurstöðunni
  • Velta spurningum til að skýra atriði

Fylgja eftir felur í sér að brjóta niður og geyma hvers kyns búnað á réttan hátt, hafa samband við alla áhorfendameðlimi sem þú samþykktir að eiga frekari samskipti við og að biðja um, safna og greina endurgjöf. Í sumum kynningum gætirðu safnað upplýsingum frá áhorfendum – svo sem nöfnum og tengiliðaupplýsingum eða útfylltum könnunum – sem þú verður líka að skipuleggja og geyma.

Færni sem tengist eftirfylgni eru:

  • Að búa til matsform til að fá viðbrögð frá fundarmönnum
  • Túlka endurgjöf frá mati og breyta innihaldi og/eða afhendingu fyrir kynningar í framtíðinni
  • Skipuleggja gagnagrunn yfir fundarmenn fyrir framtíðarkynningar
  • Taka viðtöl við helstu fundarmenn til að fá frekari viðbrögð
  • Senda kynningarglærur í tölvupósti til fundarmanna

Tegundir kynningarhæfni

Greinandi

Bestu kynnarnir eru stöðugt að bæta færni sína. Til að verða betri verður þú að geta horft heiðarlega á frammistöðu þína, metið endurgjöfina sem þú færð og fundið út hvað þú þarft að gera til að bæta þig. Það tekur greinandi hugsun .

Meira um vert, þú þarft að hafa góð tök á þeim upplýsingum sem þú ert að fara að miðla til annarra. Þú þarft að greina áhorfendur þína og vera tilbúinn til að hugsa hratt ef spurt er spurninga sem neyða þig til að sýna fram á að þú sért fullkomlega meðvitaður um efnið og afleiðingar þess.

  • Vandamálsnæmi
  • Skýrslugerð
  • Landmælingar
  • Hagræðing
  • Forspárlíkön
  • Lausnaleit
  • Endurskipulagning
  • Stefnumótun
  • Samþætting
  • Ferlastjórnun
  • Áframhaldandi umbætur
  • Greining
  • Krufning
  • Að meta
  • Dómur

Skipulag

Þú vilt ekki vera sá sem eyðir helmingi af kynningartíma sínum í að reyna að finna snúru til að tengja fartölvuna sína við skjávarpann. Margt getur farið úrskeiðis rétt fyrir kynningu og mun líklega gera það, nema þú sért það skipulagt .

Undirbúningur kynningar þýðir einnig að halda utan um glósur, upplýsingar og upphafs-/stopptíma.

Kynning sem er búin á helmingi tímans sem úthlutað er er vandmeðfarin, sem og of langdregin.

Að lokum viltu prófarkalesa og fínstilla allt efni sem þú ætlar að nota fyrir kynninguna.

  • Skipulag viðburða
  • Endurskoðun
  • Viðmiðun
  • Forgangsröðun
  • Skýrsluhald
  • Tímasetningar
  • Athygli á smáatriðum
  • Skjót hugsun

Óorðleg samskipti

Þegar þú talar við áhorfendur getur það hvernig þú kynnir sjálfan þig verið jafn mikilvægt og hvernig þú kynnir upplýsingarnar þínar. Þú vilt sýnast sjálfsörugg og aðlaðandi. Þú getur gert þetta með góðri líkamsstöðu, notkun handbragða og augnsambandi við áhorfendur. Æfðu þig ómálleg samskipti með því að mynda sjálfan þig með æfingakynningu og fylgjast vel með líkamstjáningu þinni.

  • Virk hlustun
  • Bearing
  • Poise
  • Sjálfstraust
  • Tilfinningagreind
  • Virðing
  • Að auðvelda hópumræður
  • Meðvitund um þjóðernislegan, pólitískan og trúarlegan fjölbreytileika

Hugbúnaður til kynningar

Microsoft PowerPoint er ríkjandi hugbúnaður sem notaður er til að búa til sjónræn hjálpartæki fyrir kynningar. Lærðu að nota það vel, þar á meðal séreiginleikana fyrir utan grunnsniðmát sem geta raunverulega lífgað upp á kynningu. Jafnvel þótt einhver annar sé að undirbúa myndasýninguna þína fyrir þig, mun það hjálpa þér að vita hvernig á að nota hugbúnaðinn ef breytingar verða á síðustu stundu.

Ræðumennska

Þú þarft að sýnast þægilegur og aðlaðandi þegar þú talar fyrir áhorfendum í beinni, jafnvel þótt þú sért það ekki. Þetta getur tekið margra ára æfingu og stundum ræðumennsku er bara ekki fyrir ákveðna menn. Óþægilegur kynnir er áskorun fyrir alla. Sem betur fer getur kunnátta í ræðumennsku batnað með æfingum.

  • Framsögn
  • Trúlofun
  • Að meta þarfir áhorfenda
  • Ráðgjöf
  • Að takast á við erfiðar spurningar
  • Að stjórna frammistöðukvíða
  • Minning
  • Mótandi söngtónn

Rannsóknir

Rannsóknir eru fyrsta skrefið í undirbúningi flestra kynninga og gæti verið allt frá margra ára ferli til að eyða 20 mínútum á netinu, allt eftir samhengi og efni. Að minnsta kosti verður þú að geta sett skýrar ramma rannsóknarspurningar, fundið viðeigandi upplýsingaveitur og skipulagt niðurstöður þínar.

Munnleg samskipti

Ræðumennska er ein mynd af munnleg samskipti , en þú þarft önnur eyðublöð til að gefa góða kynningu. Nánar tiltekið verður þú að vita hvernig á að svara spurningum. Þú ættir að geta skilið spurningar sem áhorfendur spyrja (jafnvel þótt þær séu undarlegar eða illa orðaðar) og veita virðingarverð, heiðarleg og nákvæm svör án þess að fara út fyrir efnið.

  • Virk hlustun
  • Einbeittu þér
  • Samúð
  • Að takast á við erfiðar spurningar
  • Ákveðni
  • Ráðgjöf
  • Staðfesting
  • Framburður

Að skrifa

Þú gætir þurft skriflegt handrit eða ekki, en þú þarft að skipuleggja fyrirfram hvað þú ætlar að segja, í hvaða röð þú munt segja það og á hvaða smáatriðum. Ef þú getur skrifað samhenta ritgerð geturðu skipulagt kynningu.

  • Málfræði
  • Stafsetning
  • Orðaforði
  • Prófarkalestur
  • Byggingarútlínur
  • Glósa
  • Skjalamerkingar

Meira kynningarhæfni

  • Samantekt
  • Sala
  • Sannfæring
  • Að koma með sögur til að skýra atriði
  • Húmor
  • Þjálfun
  • Æfingar
  • Hönnun dreifibréfa
  • Að viðurkenna og vinna gegn andmælum
  • Setja fram áleitnar spurningar til að fá frekari upplýsingar um tiltekin mál
  • Að fá gagnrýni án varnar
  • Að forðast að tala of oft eða trufla aðra
  • Að sjá fyrir áhyggjur annarra
  • Vöruþekking
  • SVÓT greiningarsnið
  • Stuðningsyfirlýsingar með sönnunargögnum
  • Fjöltyngt
  • Samningar
  • Vinna með gagnrýnendum
  • Samræmi
  • Þróa og viðhalda stöðluðum starfsferlum (SOPs)
  • Að þróa tillöguyfirlýsingu
  • Sköpun
  • Rökfræði
  • Að búa til og stjórna væntingum
  • Hvatning
  • Þjálfun

Hvernig á að gera færni þína áberandi

LEIÐA FÆRNI Á Ferilskrána þína: Ef við á gætirðu nefnt þessi orð í þínu samantekt á ferilskrá eða fyrirsögn .

AUKTU FÆRNI Í FYRIRSBRÉFINNI ÞÍNU: Nefndu eina eða tvær sérstakar kynningarhæfni og gefðu dæmi um tilvik þegar þú sýndir þessa eiginleika á vinnustaðnum.

SÝNTU KYNNINGARHÆNNI ÞÍNA Í STARFSVIÐTALI: Í viðtalsferlinu gætir þú verið beðinn um að gefa sýnishorn af kynningu. Í þessu tilfelli viltu taka þátt í þessari færni meðan á kynningunni stendur. Til dæmis viltu sýna munnlega samskiptahæfileika þína með því að tala skýrt og skorinort í gegnum kynninguna.

Grein Heimildir

  1. PennState. ' Skref til að undirbúa kynningu .' Skoðað 17. apríl 2020.