Mannauður

Mikilvægi skjala í mannauði

Skjöl mun þjóna þér vel, lagalega og siðferðilega

Þú þarft að búa til skjöl um frammistöðu starfsmanna eins nálægt atvikinu og hægt er svo skjölin séu nákvæm.

••• annebæk / Getty Images

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Skjöl eru skrifleg og varðveitt skrá starfsmanns atvinnu atburðir. Þessar skrár eru samsettar af stjórnvöldum og lögbundnum þáttum, skjölum sem krafist er samkvæmt stefnu fyrirtækisins og venjum, skjölum sem mælt er með með bestu mannauðsaðferðum og formlegri og óformlegri skráningu um atvinnuatburði.

Skjöl um atvinnuskrá

Skjalaskrá starfsmanns er skrifleg greinargerð um gjörðir hans, umræður, árangursþjálfun atvik, vitni að stefnubrotum, agaviðurlögum, jákvætt framlag, umbun og viðurkenningu, rannsóknir, misbrestur á að uppfylla kröfur og markmið, frammistöðumat , og fleira.

Hugsaðu um ráðningarskjöl sem sögu þína um tengsl starfsmanns við fyrirtæki þitt - til góðs og ills.

Viðhald þessara skráa gerir vinnuveitanda og starfsmanni kleift að varðveita skriflega sögu um atburði og umræður sem áttu sér stað í kringum ákveðinn atburð. Skjöl um ráðningarsambandið veitir skriflega skráningu sem gæti verið nauðsynleg til að styðja slíkar aðgerðir sem starfsmaður kynningu , starfsmaður launahækkanir , og agaviðurlög — þar á meðal starfslok .

Skjöl um starfsmenn, þegar þörf krefur, er almennt bæði jákvæð og neikvæð. Það er staðreynd, ekki dæmandi. Það lýsir atburðum eins og þeir gerast, ekki byggt á skoðunum og hugsunum áhorfandans um atburðinn. Skjölin lýsa einnig þeim aðgerðum sem gripið var til í athyglisverðum tilvikum eins og að veita formlega viðurkenningu starfsmanna eða grípa til agaviðurlaga.

Mundu að þú þarft að búa til skjöl eins nálægt því þegar atvikið á sér stað og hægt er svo að skrár séu tímabærar, ítarlegar og nákvæmar.

Í réttarfari eru skjöl um fyrri frammistöðu starfsmanns oft mikilvæg fyrir þá niðurstöðu sem vinnuveitandinn upplifir af atburðinum. Markmiðið er að setja fram sanngjarna mynd af frammistöðu starfsmanns án þess að einblína eingöngu á neikvæðar atburðir.

Tegundir skjala

Stefna, verklagsreglur, starfsmannahandbók , og frammistöðuþróunaráætlanir eru einnig form skjala sem skrá væntanleg hegðun starfsmanna og vinnustaðakröfur um að viðhalda skipulögðum og sanngjörnum vinnustað þar sem starfsmenn vita til hvers er ætlast af þeim.

Skrár eru einnig skriflegar skýrslur ákærða, ákæranda og vitna að fjandsamlegum atburðum á vinnustað sem fela í sér misferli starfsmanna eins og kynferðisleg áreitni eða annað alvarlegt brot.

Þessi skjöl innihalda einnig varanlegar skrár eins og undirritaða atvinnuumsókn, skrifuð ráðningartilvísanir , umsóknarefni eins og ferilskrá og kynningarbréf og bakgrunnsathuganir. Haldið til hliðar við starfsmannaskrá starfsmanna , önnur pappírsvinna eins og I-9 form (sem staðfestir hæfi starfsmannsins til að vinna í Bandaríkjunum) er einnig viðhaldið, sem og sjúkraskrár, FMLA skrár , og svo framvegis.

Skjöl geta einnig verið óformleg eins og í skrá yfirmanns yfir viðræður hans eða hennar við starfsmann á ári. Það er mikilvægt að stjórnendur viðhalda þessum skjölum á öllum starfsmönnum sem tilkynna tilkynningar. Enginn starfsmaður ætti að vera sérstaklega útundan vegna frammistöðu við skjöl. Þessi meðferð á einum starfsmanni öðruvísi en hina gæti talist mismunun síðar.

Skjöl geta verið formleg og geymd hjá starfsmanni starfsmannaskrá . Gert er ráð fyrir að starfsmenn undirriti þessi skjöl til að viðurkenna að þeir hafi fengið afrit og farið yfir innihaldið í heild sinni. Undirskrift starfsmanns sýnir ekki samþykki við staðhæfingar í gögnum.

Notkun skjala

Einnig er mælt með skráningu mikilvægra atvika, hvort sem þau eru jákvæð eða neikvæð, svo stjórnendur hafi skrá yfir frammistöðu starfsmanna sem spannar nokkurn tíma.

Stofnanir geta notað skjölin sem þau geyma á annan hátt. Þetta geta falið í sér verklagsreglur, vinnuleiðbeiningar og leiðbeiningar um tölvuhugbúnað svo eitthvað sé nefnt, en vegna mannauðsaðgerða er þetta algeng notkun skjala. Í næsta hluta eru leiðbeiningar um hvernig á að skjalfesta viðeigandi .

Sýnishorn af frammistöðuskjölum

Skjöl um frammistöðu starfsmanns mun gera þér kleift aga , segja upp , eða frekar efla, verðlauna, og viðurkenna starfsmenn. Án skjala er erfitt að færa rök fyrir einhverjum af þessum aðgerðum og hugsanlega áhættusamt fyrir vinnuveitandann.

Vinnuveitandinn verður að forðast allar hugsanlegar ásakanir um mismunun starfsmanna . Til hliðar við öll lögmál, þá vilja góðir vinnuveitendur skapa vinnuumhverfi sem er sanngjarnt, samræmi og styður markmið starfsmanna og starfsáætlanir.

Þetta umhverfi er stutt af faglegum skjölum stjórnanda um frammistöðu starfsmanna – bæði lofsamlega hegðun og aðgerðir sem þarfnast leiðréttingar eða endurbóta. Fjallað var ítarlega áðan um hvernig á að skrásetja þetta. Eftirfarandi aðstæður gefa þér fleiri dæmi um viðeigandi skjöl.

Skráning á seinkun og fjarvistum

Rangt:

Mark er venjulega of seinn í vinnuna. Mark saknar of mikillar vinnu.

Hægri:

1. apríl: Mark hringdi veikur og missti af átta tíma vinnu.

4. apríl: Mark mætti ​​í vinnuna klukkan 10:00, tveimur tímum of seint frá áætluðum upphafstíma.

6. apríl: Mark pantaði tíma hjá lækni og var síðan heima til að setja upp nýjan ofn.

12. apríl: Mark hringdi veikur og missti af átta tíma vinnu.

Skráning árangur

Rangt:

María er óáreiðanleg. Hún gerir varla það sem hún hefur skuldbundið sig til að gera.

Hægri:

2. maí: Mary lofaði að fyrstu drög að vörutillögunni yrðu tiltæk til skoðunar á vikulegum fundi í dag. Mary lagði ekki fram drög að skjali eins og búist var við. Sagði að hún hefði verið of upptekin og fólkið sem hún þurfti á hjálp að halda hefði ekki komist til baka.

Framkvæmdastjórinn svaraði: Hvaða hjálp hafðir þú þurft? Upplýsingar? Hver hefur ekki snúið aftur til þín og hvað þurftirðu frá þeim?

Carl og Michael þurftu að uppfæra Mary um framfarir sínar.

Hvað er það sem gerir þig svo upptekinn að þú hafðir ekki tíma til að standa við skuldbindingar þínar? Tekur of margar skuldbindingar með takmörkuðum tíma til að uppfylla þær.

Hvað get ég gert til að hjálpa þér?

Hvenær ætlar þú að gera drög að skjalinu aðgengileg til skoðunar?

Að lokum

Þessi sýni veita yfirsýn yfir hvernig skilvirk skjöl líta út á móti skjölum sem eru rangt skrifuð. Fylgdu þessum ráðum til að skrá stefnu, frammistöðu og atburði á vinnustað þínum á skilvirkan og löglegan hátt.

Vinsamlegast athugaðu að upplýsingarnar sem veittar eru, þó þær séu opinberar, eru ekki tryggðar fyrir nákvæmni og lögmæti. Síðan er lesin af áhorfendum um allan heim og vinnulöggjöf og reglugerðir eru mismunandi eftir ríkjum og löndum. Vinsamlegast leita til lögfræðiaðstoðar , eða aðstoð frá ríkis-, alríkis- eða alþjóðlegum stjórnvöldum, til að ganga úr skugga um að lagatúlkun þín og ákvarðanir séu réttar fyrir staðsetningu þína. Þessar upplýsingar eru til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoðar.