Hvernig á að skrifa og senda faglega tölvupóstskeyti
••• Bhavesh1988 / Getty Images
EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit
- Leiðbeiningar um faglega tölvupóstskilaboð
- Hvað á að hafa með í tölvupóstinum þínum
- Hvað á ekki að hafa með í tölvupóstinum þínum
- Ábendingar um fullkominn faglega tölvupóst
- Skoðaðu dæmi um tölvupóstskeyti
Hvort sem þú ert að leita að vinnu, búa til nýjar nettengingar eða einfaldlega að reyna að skara fram úr í núverandi starfi, þá er nauðsynlegt að vita hvernig á að skrifa og senda fagleg tölvupóstskeyti.
Þetta getur verið erfiðara en það hljómar. Margir sérfræðingar hafa vanist mjög frjálslegri nálgun á tölvupósti í persónulegu lífi sínu. Þó að slangur, broskallar og textatal séu venjulega í lagi þegar þú sendir tölvupóst til náinna vina, munu þeir ekki fljúga í vinnusamskiptum. Það er mikilvægt að vita hvernig hreinsa samskipti þín þegar þú þarft.
Hvenær gætir þú þurft að senda faglega tölvupóst? Það eru ýmsir möguleikar. Þú gætir þurft að senda þína kynningarbréf til hugsanlegs vinnuveitanda, a þakkarbréf til samstarfsmanns sem samþykkti að vera a tilvísun , uppsagnarbréf til núverandi yfirmanns þíns eða beiðni um meðmælabréf.
Þú gætir haft aðrar ástæður fyrir því að senda ópersónulega tölvupósta og í raun er góð hugmynd að ganga úr skugga um að allur tölvupósturinn þinn sé skipulagður og faglegur.
Alltaf þegar þú sendir faglega tölvupóstskeyti er mjög mikilvægt að ganga úr skugga um að skilaboðin séu fullkomin. Þú vilt ekki sprengja tækifæri með því að gera mistök - hvorki í því hvernig þú sendir tölvupóst eða hvernig þú heldur utan um þá.
Lærðu hvað á að hafa með í skilaboðunum þínum, hvað á ekki að hafa með og hvernig á að loka, skrifa undir og senda tölvupóstskeyti.
Leiðbeiningar um faglega tölvupóstskilaboð
Skoðaðu þessi skref til að skrifa hágæða faglega tölvupóst og þú munt alltaf hafa frábær áhrif á viðtakandann.
Myndskreyting eftir Melissa Ling. Jafnvægið
Hvað á að innihalda í tölvupóstinum þínum
- Efnislína: Efnislínan ætti að koma til skila tilgangi þínum með skrifum á hnitmiðaðan hátt. Efnislínan þín getur verið eins einföld og 'Takk fyrir' eða 'Beiðni um meðmæli.'
- Kveðja: Jafnvel ef þú ert að skrifa mjög stuttan tölvupóst, fylgja með kveðju . Ef þú veist nafnið á viðkomandi skaltu láta það fylgja með. Nema þú sért á fornafnsgrundvelli með manneskjunni skaltu kalla hann titlinum sínum.
- Lengd: Hafðu tölvupóstinn þinn eins hnitmiðaðan og mögulegt er. Fólk hefur tilhneigingu til að renna yfir langa tölvupósta, þannig að hafa aðeins nauðsynlegar upplýsingar.
- Lokun: Skrá út með stuttu „Takk,“ „Besta“ eða annarri einföldum sendingu, og svo nafnið þitt. Flestir tölvupóstreikningar gera þér kleift að fella undirskrift með nafni þínu, titli og tengiliðaupplýsingum í hvern tölvupóst. Það er frábær leið til að gera hverja bréfaskipti faglegri.
Hvað á ekki að innihalda í tölvupóstinum þínum
- Leturstíll: Forðastu skrautlegar, fjörugar eða litaðar leturgerðir; þetta afvegaleiðir einfaldlega athygli viðtakandans frá raunverulegum skilaboðum þínum. Forðastu líka að ofnota feitletrað og skáletrað, sem gerir tölvupóstinn ringulreið. Ekki skrifa með hástöfum heldur; þetta kemur fram sem reiður eða ofspenntur í tölvupósti.
- Emoticons: Ekki láta broskörlum fylgja með í tölvupósti fyrir atvinnumenn; geymdu þetta fyrir persónuleg bréfaskipti.
Ráð til að tryggja fullkomin fagleg tölvupóstskeyti
Þegar þú hefur skrifað tölvupóstinn þinn skaltu fara í gegnum öll þessi skref áður en þú smellir á senda hnappinn:
- Gakktu úr skugga um að skilaboðin þín séu fullbúin: Athugaðu tvöfalt til að ganga úr skugga um að efnislína af tölvupóstinum þínum er fyllt út, þú hefur með undirskrift , þú ert að senda skilaboðin á réttan tengilið og hefur fyllt út Bcc reit til að senda sjálfum þér afrit, svo þú hafir skrá yfir tölvupóstinn.
- Sannaðu tölvupóstinn þinn: Áður en þú ýtir á senda skaltu líka ganga úr skugga um að þú villt athuga og athuga málfræði þína og hástafi. Þeir eru jafn mikilvægir í tölvupóstsamskiptum og þeir eru í pappírsbréfi.
- Sendu prófunarpóstskilaboð: Áður en þú sendir tölvupóstinn þinn í raun og veru, sendu skilaboðin til sjálfs þíns fyrst til að athuga hvort sniðið virki og að ekkert líti út fyrir að vera. Ef allt lítur vel út skaltu halda áfram og senda tölvupóstinn til fyrirtækisins eða einstaklingsins sem þú hefur samband við.
- Sendu afrit af tölvupóstinum til þín: Nota Bcc reit til að senda sjálfum þér afrit af tölvupóstskeyti, svo þú hafir skrá yfir hvenær þú sendir skilaboðin og til hvers þú sendir þau. Þú getur líka fundið þessar upplýsingar í möppunni sem þú sendir.
- Skrá afritin þín: Með mörgum tölvupóstforritum geturðu sett upp möppur til að auðvelda þér að finna mikilvægan fyrri tölvupóst. Settu upp möppur fyrir alla atvinnuleitartölvupósta þína og aðra faglega tölvupósta og skráðu afrit eftir að þú hefur sent skilaboðin þín.
Skoðaðu dæmi um faglega tölvupóstskeyti
Dæmi um tölvupóstskeyti #1: Uppsagnarbréf
Efnislína: Afsögn - Bob Smith
Kæra frú Jones,
Ég er að skrifa til að leggja fram uppsögn mína fyrir stöðu mína sem umsjónarmaður einingar á Town Hospital, frá og með 10. júní.
Ég er þakklátari en ég get sagt fyrir allan stuðning þinn og aðstoð undanfarin fimm ár. Að vinna hér hefur verið fyrsta flokks menntun í teymisvinnu, stjórnun heilbrigðisþjónustu og að ná verkinu. Ég mun sakna þess að vinna með ykkur öllum og vona að þið hafið samband.
Vinsamlegast láttu mig vita ef ég get aðstoðað þig við umskiptin.
Með kveðju,
Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567
Dæmi um tölvupóstskeyti #2: Tilvísunarbeiðni
Efni: Cynthia Dailey—tilvísunarbeiðni
Kæra Barbara Cho,
Nýlega á LinkedIn kom ég auga á atvinnuauglýsingu um stöðu markaðsaðstoðarmanns hjá XYZ Corp. Þar sem ég veit að þú hefur verið þar í nokkur ár núna velti ég því fyrir mér hvort þú værir til í að gefa mér tilvísun í starfið.
Ég var sérstaklega spenntur að sjá að starfið felur í sér að vinna mikið með teyminu þínu að markaðssetningu í tölvupósti og herferðum á samfélagsmiðlum. Síðan við unnum síðast saman hjá ABC LLC hef ég öðlast mikla reynslu af HubSpot, Google Analytics og SurveyMonkey. Ég myndi elska að setja þessa hæfileika til að vinna fyrir XYZ.
Ég hef hengt við afrit af ferilskránni minni og tengil á eignasafnið mitt, svo þú getir séð nýlega reynslu mína. Vinsamlegast láttu mig vita ef þú hefur einhverjar spurningar eða ef þú vilt sjá frekari sýnishorn af verkum mínum.
Besta,
Cynthia Dailey
cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
- Stafsetning og málfræði: Bara vegna þess að þú ert að skrifa tölvupóst þýðir það ekki að þú ættir að vera slök um stafsetningu og málfræði. Breyttu tölvupóstinum þínum vandlega áður en þú sendir hana. Villulaus skilaboð segja viðtakandanum að taka eigi tölvupóstinn þinn alvarlega.
Helstu veitingar
Keep It Professional: Viðskiptabréfaskipti ættu að vera fáguð, jafnvel þegar þú ert að senda þau með tölvupósti.
Vertu hnitmiðaður: Komdu að máli þínu og vertu eins skýr og hægt er um hvað þú þarft eða hefur upp á að bjóða.
Breyta, prófarkalesa, prófa: Gakktu úr skugga um að skilaboðin þín séu laus við villur og innsláttarvillur. Sendu prufuskilaboð til þín áður en þú ýtir á senda.
Halda skrá: Bcc sjálfur um mikilvæg bréfaskipti og skrá hvert skeyti í viðeigandi tölvupóstmöppu til framtíðar.
Helstu veitingar
Keep It Professional: Viðskiptabréfaskipti ættu að vera fáguð, jafnvel þegar þú ert að senda þau með tölvupósti.
Vertu hnitmiðaður: Komdu að máli þínu og vertu eins skýr og hægt er um hvað þú þarft eða hefur upp á að bjóða.
Breyta, prófarkalesa, prófa: Gakktu úr skugga um að skilaboðin þín séu laus við villur og innsláttarvillur. Sendu prufuskilaboð til þín áður en þú ýtir á senda.
Halda skrá: Bcc sjálfur um mikilvæg bréfaskipti og skrá hvert skeyti í viðeigandi tölvupóstmöppu til síðari viðmiðunar.
Grein Heimildir
Sage Journals. ' The Dark Side of a Smiley: Áhrif brosandi Emoticons á sýndar fyrstu birtingar ,' Skoðað 19. nóvember 2019
Skrifstofa internetaðgengis. ' Bestu leturgerðir til að nota fyrir internetaðgengi ,' Skoðað 19. nóvember 2019.
Háskólinn í Pittsburgh. ' Að nota Blind Carbon Copy (BCC) eiginleikann í tölvupósti ,' Skoðað 19. nóvember 2019.