Stjórnun Og Forysta

Hvernig á að skrifa RFP

Búðu til RFP sem mun skila þér árangri

Kaupsýslumaður heldur kynningu fyrir samstarfsfólki í ráðstefnusal

•••

Paul Bradbury / Getty Images



EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Beiðni um tillögu , stundum kallað RFP eða RFQ („beiðni um tilboð“), er skjal sem fyrirtæki gefur út þegar það vill kaupa vöru og það vill gera forskriftir hennar aðgengilegar almenningi. Þetta er venjulega raunin þegar nokkur fyrirtæki munu bjóða í verkið og tilboðið býður upp á samkeppnishæfara verð. En ef þú undirbýr ekki tilboðstillöguna rétt, gæti viðleitni þín framleitt tilboð sem eru tímasóun, eða það sem verra er, alls engin tilboð. Svona á að fara að því að búa til RFP til að tryggja sem bestar niðurstöður.

Erfiðleikar: Meðaltal

Tími sem þarf: Nokkrir dagar

Gera heimavinnuna þína

Finndu út hvað þú þarft, hvað þú vilt og hvað er mögulegt áður en þú byrjar að skrifa tilboðið þitt. Ekki gefa út RFP fyrir vél sem getur framleitt 1.500 búnað á klukkustund ef þú hefur aldrei selt meira en 25 á mánuði. Það þýðir ekkert að gefa út RFP fyrir kraftmikinn bíl þegar sendiboði kemst jafn hratt í gegnum umferð á reiðhjóli.

Gerðu greinarmun á þörfum þínum og óskum

Ef þú vilt kaupa forrit sem getur sent myndir á milli höfuðstöðva og sendibíla þinna á vinnustaðnum gætirðu tilgreint fjölda mynda sem þú þarft á sekúndu, hámarksstærð myndanna sem þú þarft og nauðsynlega upplausn. Þó að það gæti verið gott að hafa þessar myndir í lit skaltu ákveða hvort það sé virkilega nauðsynlegt. Ef þú virkilega þarfnast ákveðins ákveðins, notaðu orð eins og 'mun', 'skal' og 'verður'. Þetta gefur til kynna að þetta séu kröfurnar. Forskriftir sem eru aðeins 'vil' ættu að vera auðkenndar með orðum eins og 'getur', 'getur' og 'valfrjálst'.

Ákveðið hvernig sigurvegarinn mun líta út

Tillögurnar sem þú færð til að bregðast við tilboðinu þínu eru mismunandi. Hvert fyrirtæki sem svarar mun hafa mismunandi styrkleika og veikleika. Sumir munu einbeita sér að lægsta kostnaði. Aðrir munu einbeita sér að bestu gæðum. Og aðrir munu bjóða upp á fullkomið eiginleikasett. Ákveddu fyrirfram hvað þú ert að leita að - lægsta kostnaðinn, hraðasta afhendingu eða einhverja samsetningu af þessu tvennu.

Skipuleggðu skjalið

Hvað sem þú skrifa fyrir viðskipti þarf að huga vel að og skipuleggja. Yfirlit er góður staður til að byrja. Að minnsta kosti þarftu hluta fyrir kynningu, kröfur, valviðmið, tímalínur og ferla. Margir þessara hluta munu hafa undirkafla.

Skrifaðu innganginn

Þetta er þar sem þú munt útskýra fyrir mögulegum bjóðendum hvers vegna þú ert að birta tilboðið og hverju þú vonast til að ná með því að gera það. Kynningin getur einnig innihaldið samantekt á lykilatriðum sem tekin eru úr öðrum hlutum, þar á meðal gjalddaga. Kynning á RFP fyrir myndflutningskerfi gæti verið eitthvað á þessa leið: „XYZ Company óskar eftir tillögum um mjög áreiðanlegt, auðvelt í notkun kerfi sem getur sent myndir frá aðalskrifstofunni til sendibíla hvar sem er á höfuðborgarsvæðinu.Svartilboð verða að berast fyrir mánudaginn 5. mars 2007, klukkan 8:00 PST.'

Útskýrðu kröfur

Þessi kafli er einn sá mikilvægasti og tekur venjulega mestan tíma. Þú verður að tilgreina stærð og skýrleika myndanna sem á að senda og nauðsynlegan hraða. Vertu nákvæmur, en ekki segja bjóðendum hvernig þú vilt að verkið sé unnið nema það sé nauðsynlegt. Þú gætir viljað skipta þessum hluta upp í undirkafla. Til dæmis (a) myndstærð og gæði (b) sending, sem gæti falið í sér bæði æskilegan hraða og allar kröfur sem gera sendinguna örugga (c) æskilega valkosti, þar sem þú gætir skráð litinn sem æskilegan valkost.

Valviðmið

Hér er þar sem þú segir bjóðendum hvernig þú velur vinningstilboðið. Þú getur gefið upp eins mikið eða lítið og þú vilt. Það er góð hugmynd að setja inn setningu eins og: „Hinn vinningsbæri, ef einhver er, verður eingöngu valinn af dómi XYZ Company.“ Þú gætir viljað búa til a töflureikni sem gefur hverju tilboði ákveðinn fjölda stiga í hverjum flokki. Látið síðan lið velja besta tilboðið af þeim sem hafa þrjú efstu stigin.

Tímalínur

Þessi hluti segir fyrirtækjum hversu hratt þau verða að bregðast við og hversu langan tíma er gert ráð fyrir að ferlið taki. Vertu sanngjarn þegar þú setur þér frest. Ekki biðja um tillögur að flóknum kerfum, gefðu bjóðendum aðeins nokkra daga til að svara. Gefðu þér meiri tíma til að undirbúa tilboð ef tilboðið þitt er stórt, ef kaupin sem þú vilt eru flókin eða ef þú þarft mjög ítarlegt svar. Þetta er líka þar sem þú getur sagt bjóðendum hversu langan tíma matsferlið mun taka þegar þeir fá tilkynningu ef þeir hafa náð árangri og hversu fljótt þeir verða að standa við það sem þeir hafa lofað.

Ferli

Notaðu þennan hluta til að útskýra hvernig ferlið mun virka - frá því að senda út RFP til að úthluta samningnum og hvenær verkið hefst. Þessi hluti gæti sagt: „Tilboð eru gjalddaga á þeim degi sem tilgreindur er í skrefi 8 hér að ofan. Öll tilboð verða skoðuð til að ganga úr skugga um að þau uppfylli allar kröfur og séu móttækileg. Öll móttækileg tilboð verða skoruð í X flokkum (þú getur nefnt flokkana ef þú vilt) og efstu þrjú tilboðin verða metin af tillöguteyminu til að velja sigursæll og varamann. Gert er ráð fyrir að samningaviðræður við vinningsaðila leiði til samningsgerðar innan tveggja vikna.“

Ákveðið hvernig á að senda út tilboðið

Flest tilboð eru send í pósti, en þau þurfa ekki að vera það. Þú getur sent RFP með tölvupósti eða þú getur sent það á vefsíðu fyrirtækisins þíns. Vertu bara viss um að tilgreina nafnið (eða tilboðsnúmerið) sem bjóðendur ættu að nota til að auðkenna tilboðið sem þeir eru að svara.

Ákveðið hver mun fá tilboðið

Þú gætir þegar verið búinn að bera kennsl á birgjana sem þú vilt kaupa frá. Fyrirtækið þitt gæti jafnvel verið með lista yfir viðunandi söluaðila. Ef ekki, geturðu fundið mögulega söluaðila í gegnum þinn faglegt net , með því að leita á netinu eða með því að spyrja trausta söluaðila annars efnis um ráðleggingar þeirra. Ekki takmarka listann þinn yfir hverjir fá tilboðið þitt við aðeins stór fyrirtæki eða rótgróna söluaðila. Þú gætir fundið betri hugmyndir og enn betra verð frá smærri seljendur sem eru oft fúsari til að vinna fyrirtæki þitt.

Látið vinningshafa vita

Þegar þú hefur lokið öllum skrefunum hér að ofan er kominn tími til að taka stökkið og tilkynna vinningsframboðinu að það sé kominn tími til að halda áfram með verkefnið.