Hvernig á að stjórna fyrsta verkefninu þínu með góðum árangri
••• HeroImages/GettyImages
Þú hefur nýlega verið settur í stjórn mikilvægs nýs verkefnis. Ljóst er að yfirmaður þinn býður þetta tækifæri sem traustsyfirlýsingu um hæfileika þína. Og á meðan þú ert spenntur, þá er þetta í fyrsta skipti sem þú berð ábyrgð á heilu verkefni.
Það er krefjandi að byrja í fyrsta skipti. Hins vegar eru til leiðir til að hjálpa þér að bleyta fæturna. Verkefnastjórnun hefur þróast yfir í ferli með skilgreindum stigum og skrefum til að leiðbeina þeim sem eru nýir í verkefnastjórnun í átt að farsælu verkefni.
5 stig verkferlisins:
- Upphaf: Verkefni er sett af stað þegar þörf er fyrir breytingar
- Skipulag: skipuleggja vinnu verkefnisins
- Framkvæmd: framkvæma verkið
- Stjórna og stjórna: Öll vinna sem þú gerir á meðan á verkefninu stendur til að fylgjast með framvindu
- Lokun: að klára og skila verkefninu og fresta teyminu
Þessi skref eru eins fyrir hvert verkefni. Og mundu að þú ert verkefnastjórinn, ekki umsjónarmaður í fremstu víglínu. Starf þitt er að stjórna verkefninu, ekki fólkinu.
Grunnskref fyrir nýliða verkefnisins:
Á upphafsstigi er verkefnið búið til og gerð skipulagsskrá sem heimilar þér að vera dagskrárstjóri og koma á fót skýrslukeðju. Skipulagsáfanginn er þar sem þú:
Skilgreindu umfangið
Fyrsta og mikilvægasta skrefið í hverju verkefni er að skilgreina umfang verkefnisins . Hvað er það sem þú átt að ná fram eða skapa? Hvert er markmið verkefnisins? Jafn mikilvægt er að skilgreina hvað er ekki innifalið í umfangi verkefnisins. Ef þú færð ekki nægilega skilgreiningu frá yfirmanni þínum skaltu skýra umfangið sjálfur og senda það aftur upp á efri hæðina til staðfestingar.
Þó að þetta dæmi sé örlítið utan við viðskiptaefnið, getum við öll tengst brúðkaupsveislu. Þegar þú skipuleggur brúðkaupsveislu gætirðu haft sem svigrúm: undirbúa brúðkaupsveislu fyrir 100 gesti ásamt kvöldverði, opnum bar, brúðkaupstertu og lifandi hljómsveit til að dansa fyrir ákveðna dagsetningu og kostar ekki meira en $20.000.
Ákvarða tiltæk úrræði
Hvaða fólk, búnað og peninga muntu hafa til reiðu til að ná markmiðum verkefnisins? Sem verkefnastjóri hefur þú venjulega ekki beina stjórn á þessum auðlindum heldur verður þú að stjórna þeim með fylkisstjórnun.
Fylkisstjórnun vísar til notkunar á settu stigveldi innan fyrirtækisins til að ná því sem þú þarft að gera. Ef Joe vinnur fyrir verkefnið þitt, og fyrir deildina sína líka, þarf hann að hlusta á tvo yfirmenn. Sem verkefnastjóri, reyndu að vera í sambandi við umsjónarmenn fólksins eða eigenda búnaðarins sem þú fékkst að láni svo þú getir leyst ágreining.
Skildu tímalínuna
Hvenær þarf að klára verkefnið? Þegar þú þróar verkefnaáætlun þína gætirðu haft smá sveigjanleika í því hvernig þú notar tímann meðan á verkefninu stendur, en frestir eru venjulega fastir, eins og í tilviki brúðkaupsveislunnar. Ef þú ákveður að nota yfirvinnutíma til að uppfylla áætlunina verður þú að vega það á móti takmörkunum fjárhagsáætlunar þinnar.
Nánari upplýsingar um verkið
Hver eru helstu hlutir eða íhlutir sem þarf að búa til til að klára verkefnið? Til dæmis þarf brúðkaupsveisla á háu stigi: móttökusal, mat, drykk, köku, gesti og skemmtun. Auðvitað er hægt að skipta öllum þessum stærri hlutum niður í marga fleiri hluti. Það er næsta skref.
Í brúðkaupsmóttökudæminu hér að ofan ertu líklega með teymi eða einstakling sem sér um mismunandi hluti. Vinna með liðsmönnum þínum til að útskýra upplýsingarnar sem nauðsynlegar eru til að ná hverju aðalatriði.
Sá sem hefur umsjón með mat verður að skilja valkostina, kostnaðartakmarkanir og velja sem styðja við að ná umfanginu . Skráðu smærri skrefin í hverju af stærri skrefunum. Hversu mörg stig djúpt þú ferð í smáatriðum fer eftir stærð og flókið verkefnisins.
Gerðu bráðabirgðaáætlun
Settu öll skref þín saman í áætlun. Góð leið til að gera þetta er að nota forgangstöflu sem auðkennir hvaða atriði verða að koma á undan öðrum hlutum. Formlegar verkefnastjórnunarvenjur kalla á að þróa það sem kallað er netskýringarmynd og auðkenna mikilvægu leiðina. Þó að þetta gæti verið umfram þarfir þínar eða þekkingarstig, þá er kjarnaatriðið að raða starfseminni í rétta röð og úthluta síðan fjármagni til starfseminnar.
Spurningar sem þarf að spyrja eru ma: Hvað gerist fyrst? Hvert er næsta skref? Hvaða skref geta farið á sama tíma með mismunandi úrræðum? Hver ætlar að gera hvert skref? Hversu langan tíma mun það taka? Það eru margir frábærir hugbúnaðarpakkar í boði sem geta gert mikið af þessum smáatriðum sjálfvirkt fyrir þig. Spyrðu aðra í svipaðri stöðu hvað þeir nota.
Búðu til grunnáætlun þína
Fáðu endurgjöf um bráðabirgðaáætlun þína frá teyminu þínu og frá öðrum hagsmunaaðilum. Stilltu tímalínur þínar og vinnuáætlanir til að passa verkefnið inn í tiltækan tíma. Gerðu allar nauðsynlegar breytingar á bráðabirgðaáætluninni til að búa til grunnáætlun.
Óska eftir verkleiðréttingum
Það er nánast aldrei nægur tími, peningar eða hæfileikar úthlutað til verkefnis. Starf þitt er að láta þér nægja það takmarkaða fjármagn sem þú hefur. Hins vegar eru oft settar takmarkanir á verkefni sem eru einfaldlega óraunhæfar. Þú þarft að koma máli þínu á framfæri og kynna það fyrir yfirmanni þínum og biðja um að þessum óraunhæfu takmörkunum verði breytt. Biddu um breytingarnar í upphafi verkefnis. Ekki bíða þangað til það er í vandræðum með að biðja um breytingarnar sem þú þarft.
Þegar þú hefur byrjað að afla auðlinda og afla nauðsynlegs efnis ertu á framkvæmdastigi. Í þessum áfanga ertu líka:
Að setja saman verkefnahópinn þinn
Taktu saman fólkið í teyminu þínu og byrjaðu samtal. Þeir eru tæknisérfræðingarnir. Þess vegna fól starfandi umsjónarmaður þeirra verkefninu. Starf þitt er að stjórna teyminu.
Vinna áætlun þína
Það er mikilvægt að gera áætlunina, en áætluninni er hægt að breyta. Þú hefur áætlun um að keyra í vinnuna á hverjum morgni. Ef ein gatnamót lokast vegna slyss breytir þú áætlun og ferð aðra leið. Gerðu það sama með verkefnaáætlanir þínar. Breyttu þeim eftir þörfum, en hafðu alltaf umfang og úrræði í huga.
Þegar áætlunin þín þróast og vinnunni er lokið ferðu í eftirlits- og eftirlitsstigið. Í þessum áfanga vinnur þú að því að stjórna kostnaði, fjármagni og gæðum sem og:
Fylgstu með framvindu liðsins þíns
Lítið framfarir í upphafi verkefnisins, en byrjaðu þá að fylgjast með því sem allir eru að gera hvort sem er. Það mun gera það auðveldara að ná málum áður en þau verða vandamál.
Skjalaðu allt
Halda skrár. Í hvert skipti sem þú breytir grunnáætlun þinni skaltu skrifa niður hver breytingin var og hvers vegna hún var nauðsynleg. Í hvert skipti sem ný krafa er bætt við verkefnið skrifaðu niður hvaðan krafan kom og hvernig tímalínan eða fjárhagsáætlunin var leiðrétt vegna hennar. Þú getur ekki munað allt, svo skrifaðu þau niður og þú munt geta flett þeim upp í lok verkefnisins og lært af þeim.
Haltu öllum upplýstum
Haltu öllum hagsmunaaðilum verkefnisins upplýstum um framvindu allan tímann. Láttu þá vita af árangri þínum þegar þú klárar hvern áfanga, en láttu þá líka vita um vandamál um leið og þau koma upp.
Haltu líka liðinu þínu upplýstu. Ef breytingar eru til skoðunar, segðu liðinu frá þeim eins langt fram í tímann og þú getur. Gakktu úr skugga um að allir í liðinu séu meðvitaðir um hvað allir aðrir eru að gera.
Fylgdu skrefunum
Þú þarft ekki að vera formlegur verkefnastjóri til að leiða verkefnisframtak. Hins vegar ættir þú að beita verkfærum, rökfræði og skrefum verkefnastjórnunar til að skýra markmið þín, gera nákvæma grein fyrir vinnunni og byggja upp teymi til að framkvæma á meðan þú stjórnar þessu öllu.