Mannauður

Hvernig á að veita endurgjöf sem hjálpar starfsmönnum að bæta sig

Athugasemdir þínar hafa áhrif þegar þær eru veittar af virðingu og aðgát

Þrír verksmiðjustarfsmenn á óformlegum fundi

••• Jetta Productions/Iconica/Getty Images

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Gefðu endurgjöf sem hefur áhrif

Láttu endurgjöf þína hafa þau áhrif sem hún á skilið með því hvernig og hvernig þú notar þegar þú vilt veita starfsmönnum endurgjöf um frammistöðu . Athugasemd þín getur skipt sköpum fyrir fólk ef þú getur forðast að kalla fram varnarviðbrögð.

Sérstaklega þegar litið er á neikvæða eða minna en jákvæða endurgjöf, hafa starfsmenn tilhneigingu til að bregðast við í vörn vegna þess að fólk hefur tilhneigingu til að taka viðbrögðum persónulega en ekki faglega. Þetta er fyrirbyggjandi fyrir getu þína til að hjálpa starfsmanni að bæta frammistöðu sína.

Þessar leiðbeiningar munu hjálpa þér að hjálpa starfsmönnum að þróa frammistöðu sína með jákvæðri notkun þinni á endurgjöf.

Svona er best að veita endurgjöf

Árangursrík endurgjöf starfsmanna er sérstök, ekki almenn.

Til að veita sérstaka endurgjöf, segðu til dæmis: „Skýrslan sem þú skilaðir inn í gær var vel skrifuð, skiljanleg og setti punkta þína um fjárhagsáætlunina á mjög áhrifaríkan hátt.“ Ekki segja 'góð skýrsla.' Þessi fullyrðing er of almenn til þess að starfsmaðurinn geti notað upplýsingarnar til að bæta sig.

Einn af tilgangi áhrifaríkrar, uppbyggilegrar endurgjöf er að láta einstaklinginn vita um sérstaka hegðun sem þú vilt sjá meira af frá honum. Almenn endurgjöf eins og klapp á bakið lætur starfsmanninum líða vel í augnablikinu en gerir ekki gott starf við að styrkja hegðunina.

Gagnleg endurgjöf beinist alltaf að tiltekinni hegðun.

Þú vilt sérstaklega bera kennsl á hegðun sem þarfnast úrbóta, ekki á mann eða fyrirætlanir hennar. (Þegar þú tókst þátt í samkeppnissamræðum á starfsmannafundinum, á meðan Mary hafði orðið, þú truflaðir hina sem voru viðstaddir . Fyrir vikið missti Maríu að hluta til.)

Bestu viðbrögðin eru af einlægni og heiðarleika veitt til að hjálpa.

Treystu þessari yfirlýsingu. Fólk mun vita hvort það er að fá endurgjöf af einhverjum öðrum ástæðum. Flestir eru með innri ratsjá sem getur auðveldlega greint óheiðarleika. Hafðu þetta í huga þegar þú gefur álit.

Árangursrík endurgjöf lýsir aðgerðum eða hegðun sem einstaklingurinn getur gert eitthvað í.

Til dæmis, þú myndir aldrei veita endurgjöf Ef þú getur, veittu verkfæri, þjálfun, tíma eða stuðning sem einstaklingurinn þarf til að framkvæma eins og þú þarft að framkvæma.

Þegar unnt er er endurgjöf sem óskað er eftir öflugri.

Biðja um leyfi til að gefa álit. Segðu: 'Mig langar að gefa þér álit um kynninguna, er það í lagi með þig?' Þetta veitir viðtakandanum nokkra stjórn á aðstæðum sem er æskilegt. Kannski gæti viðtakandinn sagt: „Hvað með morgundaginn? Mig langar að hugsa um frammistöðu mína á einni nóttu.

Gefðu endurgjöf sem viðtakandi gæti notað.

Þegar þú deilir upplýsingum og ákveðnum athugunum ertu að veita endurgjöf sem starfsmaður gæti notað.

Það felur ekki í sér ráðgjöf nema þú hafir leyfi eða óskað eftir ráðgjöf. Spyrðu starfsmanninn hvað hann eða hún gæti gert öðruvísi vegna þess að heyra endurgjöfina. Þú ert líklegri til að hjálpa starfsmanninum að breyta um nálgun en ef þú segir starfsmanninum hvað hann eigi að gera eða hvernig hann eigi að breyta.

Gefðu endurgjöf nálægt viðburðinum.

Hvort sem viðbrögðin eru jákvæð eða uppbyggileg, gefðu upplýsingarnar eins nátengdar atburðinum og mögulegt er. Skilvirk endurgjöf er vel tímasett þannig að starfsmaðurinn geti auðveldlega tengt endurgjöfina við gjörðir sínar. Að þurfa að muna eftir nokkrum dögum er ekki tilvalið.

Árangursrík endurgjöf felur í sér hvað eða hvernig eitthvað var gert, ekki hvers vegna.

Að spyrja hvers vegna er að spyrja fólk um sitt persónulega hvatning og það vekur varnarhátt hjá þeim sem fær endurgjöfina. Spurðu, hvað gerðist? Hvernig gerðist það? Hvernig geturðu komið í veg fyrir þá niðurstöðu í framtíðinni? Hvernig hefði ég getað hjálpað þér betur? Hvað þarftu frá mér í framtíðinni?

Gakktu úr skugga um að hinn aðilinn skildi hvað þú sagðir með því að nota endurgjöf.

Endurgjöf lykkja eins og að spyrja starfsmanninn spurningu eða fylgjast með breyttri hegðun hans gerir þér kleift að vita að annar aðilinn skildi hvað þú sagðir . Stilltu tíma til að koma saman aftur til að ræða hvort endurgjöfin breytti frammistöðu og hvort þörf sé á frekari aðgerðum.

Árangursrík endurgjöf er eins samkvæm og hægt er.

Ef aðgerðir starfsmanns eru frábærar í dag, eru þær frábærar á morgun. Ef Brot á stefnu verðskuldar agaviðurlög , það ætti alltaf að verðskulda agaviðurlög - fyrir þennan starfsmann eða aðra sem framkvæma sömuleiðis. Blönduð skilaboð skila engum árangri.

Ráð til að veita skilvirkustu endurgjöf

Þegar þú gefur endurgjöf til starfsmanns , hafðu þessar fimm ráð í huga.

  1. Endurgjöf er miðlað til einstaklings eða hóps fólks um hvaða áhrif hegðun þeirra hefur á annan einstakling, stofnunina, viðskiptavininn eða teymið.
  2. Jákvæð endurgjöf felur í sér að segja einhverjum frá góðum árangri. Gerðu þessa endurgjöf tímanlega, sértæka og tíða.
  3. Uppbyggileg endurgjöf gerir einstaklingi viðvart um svæði þar sem frammistaða hans gæti batnað. Uppbyggileg endurgjöf er ekki gagnrýni. Það er lýsandi og ætti alltaf að beinast að þeim aðgerðum sem gripið er til, ekki manneskjunni. Til dæmis, „María, samskipti þín meðan á kynningunni stóð voru of ítarleg fyrir þarfir áhorfenda. Þeir þurftu bara að heyra grunnatriðin og þú deildir öllum upplýsingum sem þú hafðir.' Fyrir árangursríka endurgjöf myndirðu ekki segja: 'María, þetta var löng, leiðinleg ræða.'
  4. Megintilgangur uppbyggilegrar endurgjöf er að hjálpa fólki að skilja hvar það stendur í tengslum við væntanleg og/eða afkastamikil vinnuhegðun .
  5. Viðurkenning fyrir árangursríkan árangur er öflugur hvati. Flestir vilja öðlast meiri viðurkenningu, svo viðurkenning ýtir undir meira af vel þegnum aðgerðum.