Mannauður

Hvernig á að veita uppbyggilega endurgjöf til að þróa færni starfsmanna

Þessar ráðleggingar munu hjálpa þér að hjálpa starfsmönnum þínum að vaxa

Viðskiptamaður veitir vinnufélaga sínum uppbyggilega endurgjöf á fundi.

••• Hetjumyndir / Getty Images

Rajeev Behera, forstjóri árangursstjórnunarvettvangsins Hugsandi , sagði einu sinni: „Hrós, samkvæmt skilgreiningu, er að tjá samþykki eða aðdáun á einhverju eða einhverjum. Endurgjöf er aftur á móti upplýsingar um frammistöðu einstaklings í verkefni sem er notað sem grundvöllur umbóta. Með öðrum orðum, bæði endurgjöf og hrós geta verið jákvæð, en endurgjöf er alltaf hönnuð til að bæta árangur.'

Endurgjöf ætti að vera í takt við markmið og færni starfsmanns þíns og hönnuð til að aðstoða þá við faglegan vöxt. Það er margt gott við að hrósa þeim sem vinna verkið.

Þegar þú hrósar starfsmönnum þínum skaltu hafa í huga að það gerði ekkert til að hjálpa þróun þeirra eða vexti, það lætur þá bara vita að þú sérð og metur vinnu þeirra.

Þróaðu markmið starfsmanna

Þegar þú stjórnar vinnuafli þínum ættir þú að taka eftir hegðun og frammistöðu starfsmanna þinna á stuttum tíma. Þegar þú tekur eftir þessu ættir þú að byrja að skrifa niður það sem þú sérð svo þú getir byrjað að þróa vaxtaráætlun fyrir hvert þeirra.

Eftir nokkurn tíma muntu þekkja starfsmenn þína árangursmarkmið — hvaða sölumarkmiðum þeir eiga að ná, hversu margar skrár þeir eiga að vinna úr á hverjum degi eða hvað sem starfsmenn þínir eru að vinna að.

Á meðan þú fylgist með, vertu viss um að spyrja þá hver persónuleg starfsmarkmið þeirra eru, svo þú getir líka tekið á því á endurgjöfarfundi.

Þessi skref munu hjálpa þér að einbeita þér að athugasemdum þínum. Behera mælir með því að taka þessi markmið og skipta þeim niður í framkvæmanleg verkefni og færni svo þau haldist ekki óljós. Til dæmis, ef markmið starfsmanns þíns er að gefa betri kynningar, þá viltu greina hvaða hæfileika er þörf.

Færni sem þarf fyrir kynningar gæti verið:

  • Talar af öryggi og skýrum orðum
  • Þekking á viðfangsefninu
  • Búa til glærur sem flytja gögn betur en orð geta
  • Svar við spurningum fundarmanna
  • Að halda fundinum einbeittum með því að beina fólki aftur að aðalefninu

Næst gefur þú starfsmanninum endurgjöf á kynningu þeirra. Vísa aftur til þessara hæfileika. Þú varst öruggur með þessi gögn. Þú vissir nákvæmlega hvað þú varst að tala um og allir á fundinum gátu sagt að þú værir tilbúinn.

Athugaðu að þú ert nákvæmur og einbeitir þér að þeim sviðum sem starfsmaður þinn þarf að bæta.

Venjulegur einstaklingsfundur

Ef þú vilt gefa jákvæð viðbrögð til starfsmanna þinna, ættir þú að gefa þér tíma til að gera það. Viðbrögð á staðnum eru áhrifarík og nauðsynleg, en rólegur fundur þar sem þú getur bæði talað er best.

Raunhæft markmið fyrir reglulega endurgjöf er einu sinni í mánuði. Þetta er kannski ekki hægt í sumum atvinnugreinum, svo vinna að því að gera þær eins oft og þú getur. Burtséð frá áætluninni sem þú velur, ættir þú að reyna að hitta starfsmenn þína nógu oft til að þeir njóti góðs af samskiptum.

Ef þú geymir allar upplýsingar fram að áramótum mun það ekki hafa mikla þýðingu fyrir starfsmanninn og það mun ekki hjálpa starfsmanni að bæta sig á tímabilinu. Nota skal endurskoðun ársloka til að draga saman allar fyrri endurgjöfarlotur til að sýna starfsmanninum framfarirnar sem þeir hafa náð.

Snemma og tíð endurgjöf lætur starfsmanninn vita að hann sé á réttri leið og að þeir gætu beitt sömu aðferðum á öðrum sviðum. Þú munt líklega gleyma (og það mun starfsmaðurinn líka) flestum aðgerðum sem verðskulda að kalla fram ef þú gefur aðeins endurgjöf einu sinni eða tvisvar á ári.

Forðastu Feedback Sandwich

Allir sem starfa við stjórnun eða mannauð hafa heyrt að þú ættir að blanda „slæm viðbrögð“ á milli tveggja laga „góðrar endurgjöf“. Svo, til dæmis, segir þú, Jane, þú stóðst þig frábærlega í þessari kynningu. Hins vegar varstu of seint í þremur af fimm dögum í síðustu viku, og mér líkar mjög vel við tölvupóstundirskriftina þína.

Þetta hefur engin jákvæð áhrif. Það er aðeins gert vegna þess að stjórnandinn fann sig knúinn til að veita endurgjöf. Þetta sést venjulega þegar það eru lögboðnar endurgjöfarlotur, stjórnendur hafa ekkert undirbúið og þeim var kennt að nota samlokuaðferðina.

Gefðu endurgjöf um þroska

Annað sem þarf að hafa í huga er að það er ekkert til sem heitir neikvæð eða slæm viðbrögð. A endurgjöf fundur ætti að greina vandamál en hafa jákvæðar hugmyndir eða markmið í kjölfarið. Ef Jane var of sein þrjá af fimm dögum í síðustu viku, gefðu henni endurgjöf. „Jane, ég tók eftir að þú varst seint í síðustu viku í þrjá daga. Er allt í lagi, eða eitthvað sem ég get gert til að hjálpa þér að komast hingað á réttum tíma?'

„Þetta var bílvandræði, en það er lagað núna? Hljómar vel, ég er ánægður að þú hafir lagað þetta.'

Það var ekkert neikvætt við þetta og Jane átti við raunveruleg vandamál að stríða.

Nú ef Jane hefði vaknað seint þessa þrjá daga, ef til vill mun endurgjöfarfundur með einhverjum markmiðum og skrefum sem eru hönnuð tryggja að hún sé á réttum tíma. 'Jane, hvað finnst þér um að athuga vekjaraklukkuna á hverju kvöldi til að ganga úr skugga um að hann sé stilltur, leggja fötin út kvöldið áður og tryggja að þú farir á þeim tíma sem gerir þér kleift að komast í gegnum umferðina til að komast hingað í vinnuna?'

Aftur, þetta er ekki „slæmt viðbrögð“, það er einfaldlega endurgjöf.

Góð viðbrögð eru mikilvæg

Stjórnun snýst ekki bara um að ná tölunum og halda stjórnendum ánægðum. Þetta snýst ekki um hrósið og þakklætið sem þú býður starfsmönnum þegar þeir vinna gott starf.

Stjórnun snýst líka um að þróa, hvetja og þjálfa starfsmenn. Endurgjöf notuð á réttan hátt mun gera deildina þína að frábærum vinnustað og gefa starfsmönnum þínum tækifæri til að vaxa. Þegar þú hlúir að starfsmönnum þínum muntu sjá framleiðni þína. Allir geta notið góðs af sérstökum og jákvæðum endurgjöfum.