Hvernig á að innheimta tíma á áhrifaríkan hátt sem lögfræðingur

Lagalegar innheimtuleiðbeiningar fyrir innheimtutíma lögfræðinga

•••

Getty Images/Caiaimage/Robert Daly

Rekja og innheimta tíma til viðskiptavina er mikilvægur hluti af starfi á lögmannsstofu. Samstarfsaðilar, félagar , lögfræðingar , stuðningsfulltrúa í málaferlum , og aðrir tímaverðir innheimta tíma sinn í sex, tíu eða fimmtán mínútna þrepum, allt eftir stefnu fyrirtækisins og tilskipunum viðskiptavina. Ef þú greiðir ekki tíma þinn getur fyrirtækið ekki reikningsfært viðskiptavininn og fyrirtækið fær ekki greitt. Þannig að vita hvernig á að innheimta tíma á lögfræðistofu er mikilvægt fyrir árangur þinn og fyrirtækis þíns.

Eftir því sem lögfræðikostnaður hækkar hafa viðskiptavinir orðið kostnaðarmeðvitaðri og tæknivæddari. Þar af leiðandi eru viðskiptavinir að skoða lagareikninga nánar og nota margvísleg gagnagrunnsforrit til að flokka og greina innheimtugögn rafrænt. Vaxandi tilhneiging í átt að rafrænum reikningum (rafrænir reikningar) hefur sett lögfræðilega reikninga fyrir aukinni skoðun, samningaviðræðum og ágreiningi.

Hvort sem þú ert nýr í innheimtutíma eða gamall tímavörður, geta ráðin hér að neðan hjálpað þér að búa til skjótar, nákvæmar og nákvæmar tímafærslur.

Búðu til nákvæmar innheimtulýsingar

Ítarlegar verkefnalýsingar eru grundvallarþáttur í vel gerðum reikningi. Það er mikilvægt að lýsingin á viðleitni þinni innihaldi nægilega nákvæmar upplýsingar til að gera gagnrýnanda kleift að meta eðli og verðleika verkefnisins.

Það getur verið flókið að ná réttu jafnvægi milli stutts og smáatriðum. Verkefnalýsing sem er of löng og orðamikil eykur tvíræðni og dregur úr skilningi. Of stutt lýsing gerir það að verkum að erfitt er að meta viðeigandi verkefni sem unnið er og tíma sem varið er. Til dæmis, tilviljunarkenndar setningar eins og skráarskoðun; prufuundirbúningur og skjalaskoðun gera lítið til að segja söguna af því sem þú gerðir og hvers vegna þú tókst þátt í tilteknu verkefni. Í stað skjalaskoðunar er betri og nákvæmari lýsing Endurskoðun á öðrum yfirheyrslum stefnanda.'

Forðastu að loka innheimtu

Lokareikningur er sú venja að skrá hóp verkefna í blokkyfirliti undir einni tímafærslu. Til dæmis: Drög að yfirheyrslubeiðnum; símafundur með Dr. Brown um: sérfræðiskýrsla; draga saman skýrslu herra Smith; endurskoða og endurskoða bréfaskipti við gagnaðila. 7,3 klst.

Viðskiptavinir viðurkenna lokunarreikninga sem stefnu til að dylja óhagkvæmni. Þar að auki leyfa margir dómstólar ekki lokareikninga vegna þess að það kemur í veg fyrir skilvirka endurgreiðslu á lögmannskostnaði í kjölfar dóms. Áhrifaríkari leið til innheimtu er að sundurliða hverja sjálfstæða starfsemi og samsvarandi tíma hennar.

Taka upp tíma strax

Að skrá tíma þinn strax eftir að þú hefur klárað verkefni er besta leiðin til að tryggja nákvæmni. Að reyna að endurbyggja athafnir dags (eða viku eða mánaðar) eftir á er erfitt og hvetur til tímafyllingar, sem er sú venja að blása upp raunverulegan tíma sem varið er í verkefni til að fylla upp í eyður af ótilgreindum tíma.

Þú gætir fundið það óraunhæft að setja hvert verkefni inn í tímatökuhugbúnaðinn þinn um leið og þú klárar það. Þess vegna er skynsamlegt að þróa kerfi til að skrá tíma sem hvetur til skjótrar tímatöku. Sumir tímaverðir fyrirskipa hvert verkefni strax eftir að þeir hafa framkvæmt það og láta afrita það í lok dags. Aðrir eiga auðveldara með að halda tímabók, skrá hvert verkefni í höndunum og slá það síðan inn, eða láta ritara inn í það, í lok dags, viku eða reikningstímabils.

Mundu áhorfendur þína

Eins og öll skjal sem þú undirbýr fyrir endurskoðun annars, þá er mikilvægt að hafa áhorfendur í huga þegar þú skráir tímafærslur. Þú gætir þekkt einstaklinginn sem fer yfir reikningana þína, svo sem innanhússráðgjafann sem falið er í skránni. Skil samt að endurskoðunin gæti ekki endað þar. Í mörgum tilfellum er reikningur unninn af fjölda einstaklinga á ýmsum stigum innan og utan fyrirtækisins, þar á meðal lögfræðingar, endurskoðendur hjá viðskiptavinum og endurskoðendum þriðja aðila. Þegar þú skráir tíma þinn er best að forðast skammstafanir, slangur og flókið hrognamál.Notaðu hnitmiðað lagaleg hugtök, en hafðu í huga að tímaskýrslur þínar kunna að vera yfirfarnar af einstaklingum sem eru ekki þjálfaðir í lögunum.

Kynntu þér innheimtureglur viðskiptavina

Sérhver viðskiptavinur hefur sína eigin innheimtustefnu og verklagsreglur. Þessar reglur eru oft að finna í varðveislu- eða trúlofunarbréfi viðskiptavinarins. Þessar innheimtustefnur kunna að setja fram starfsmannatakmarkanir, fjárhagsáætlunarleiðbeiningar, útgreiðslustefnur og sérstakar tímatökuleiðbeiningar. Með því að gera þér grein fyrir grunnreglunum í upphafi geturðu gert grein fyrir tíma þínum á ábyrgara hátt og uppfyllt væntingar viðskiptavina.

Fyrirtækjaviðskiptavinir nýta sér í auknum mæli verkefnabundna innheimtu. Verkefnabundin innheimta rekur innheimtu fyrirtækis eftir málaferlum. Hverri efnislegri starfsemi er úthlutað tölvukóða sem er forvalinn af viðskiptavininum. Kóðaði reikningurinn er síðan rafrænt flokkaður og greindur, sem gerir kleift að greina reikning ítarlega. Hluti af því að kynna þér innheimtustefnu viðskiptavina er að læra og beita á réttan hátt mýgrútur sérhæfðra verkefnabundinna innheimtukóða sem eru einstakir fyrir hvern viðskiptavin.