Hvernig á að búa til pressusett fyrir fyrirtæki þitt

•••

Paul Suggett

Þú gætir hafa heyrt hugtakið pressusett og gætir jafnvel fengið fréttasett fyrir eitthvað. Þrátt fyrir að form og virkni pressabúnaðar geti verið mjög mismunandi eftir atvinnugreinum, er viðurkennd skilgreining á einum:

„Pakki af kynningarefni sem blaðamönnum er veittur til að upplýsa þá, sérstaklega um vöru, þjónustu eða frambjóðanda.“

Vegna þess að það er svo mikið úrval, skulum við skoða raunverulega íhluti sem geta myndað pressubúnað og hvernig á að setja saman einn sem gefur vörunni þinni eða þjónustu bestu möguleika á ókeypis kynningu, einnig þekktur sem áunnin fjölmiðla. Ef þú gerðu pressubúnaðinn þinn rétt , munt þú sjá margfalt meiri ávöxtun en upphaflega fjárfestingin þín, sérstaklega ef settið fær útsendingartíma vöru eða þjónustu á fréttastöðvum eða skrifum á netinu og í prentmiðlum.

Að búa til Press Kit

Það er engin reglubók um að búa til pressusett sem tilgreina hvaða íhluti þú verður að innihalda. Fréttasettin þín eru breytileg eftir því sem þú ert að kynna og tegund fjölmiðla sem mun fá blaðapakkann þinn.

Flestir fréttapakkar eru sendir út, oft til fólks sem hefur aðstoðarmenn í stjórnsýslunni, og það er þitt að búa til fréttapakka sem er nógu áhugaverður til að komast framhjá hliðverðinum. Innihald og framsetning skipta miklu. Þú getur líka sent settið þitt út rafrænt, þó að ef það er með tíu hlutum gæti það orðið fyrirferðarmikið.

Það sem þú lætur fylgja með er mjög mikilvægt vegna þess að pressasett ætti að vera auðveld leið til að vekja athygli á þér eða fyrirtækinu þínu. Líttu á þetta sem mestu vinsældir fyrirtækisins þíns, því þú vilt að fjölmiðlar viti um þig og vörur þínar og þjónustu í einum snyrtilegum pakka. Helstu þrýstibúnaðurinn sem þú vilt íhuga innihalda eftirfarandi atriði.

Jafnvægið.

Fréttatilkynningin

Fréttatilkynning fréttasettsins þíns tilkynnir hvað þú ert að auglýsa. Ef þú ert með nýja vöru hjálpar pressusettið að kynna hana. Ef fyrirtæki þitt er að sameinast öðru, þá stendur fréttatilkynningin fyrir því.

Þú getur látið margar fréttatilkynningar fylgja með í fréttapakkanum þínum. Til dæmis gæti fréttatilkynning viðskiptasýningar innihaldið fréttatilkynningu um samruna fyrirtækja, þrjár fréttatilkynningar um nýjar vörur og fréttatilkynningu um nýjan forstjóra.

Hins vegar skaltu ekki láta fleiri en eina fréttatilkynningu fylgja með ef þú getur forðast það. Ef þú ert að senda fréttasett til ritstjóra þarftu bara eina fréttatilkynningu. Mundu að því meira sem þú tekur með, því meiri vinnu færðu fólk til að vinna. Þú vilt gera starf þeirra eins auðvelt og mögulegt er.

Stutt bréf/innihaldsyfirlit

Þetta er sérstaklega gagnlegt fyrir hvers kyns pressusett sem inniheldur mikið af mismunandi, en jafn mikilvægum, þáttum. Hægt er að senda bréf þitt til fjölmiðla og þakka þeim fyrirfram fyrir áhugann og síðan geturðu gefið yfirlit yfir það sem er innifalið og tilgreint hvers vegna varan eða þjónustan væri áhugaverð fyrir þá. Gakktu úr skugga um að nafn fjölmiðlatengiliðs þíns og tengiliðaupplýsingar séu réttar.

A Brochure

PR kostir notaðu pressusett til að tilkynna nýja vöru, en þú getur líka látið bæklinginn þinn fylgja með. Bæklingar eru sérstaklega gagnlegir til að útskýra vöruna þína eða þjónustu í viðbót við einfalda fréttatilkynningu. Það er ekki aðeins sjónrænn þáttur heldur getur það veitt tæknilegar upplýsingar á beinan hátt. Fyrir viðskiptasýningarpressu geturðu látið fylgja með fjölda bæklinga sem gefa upp ritstjóri/blaðamaður mikið magn upplýsinga um allar hinar ýmsu vörur/þjónustur þínar.

Vörusýnishorn

Ef varan þín er nógu lítil og þú hefur efni á því ættirðu að setja sýnishorn í pressubúnaðinn. Þetta gefur ritstjórum og fréttamönnum tækifæri til að prófa vöruna á eigin spýtur. Auðvitað skaltu ganga úr skugga um að varan virki áður en þú sendir hana til ritstjóra. Þú vilt ekki senda Þráðlaust tímarit ný tegund af vasaljósi sem kviknar í eldi við notkun.

Ef varan þín er of stór og þú munt halda sýnikennslu á aðstöðunni þinni, láttu þær upplýsingar fylgja með svo ritstjórinn/blaðamaðurinn geti komið á staðinn og séð vöruna í návígi. Eða ef sýningarbásinn þinn er með kynningu, þá er það góð leið til að gefa mörgum ritstjórum og fréttamönnum víðs vegar að af landinu tækifæri til að sjá vöruna þína í aðgerð.

Ef þú átt aðeins nokkur sýnishorn skaltu búa til þrepaskipt fréttasett póst. Fjölmiðlar í efsta flokki samanstanda kannski aðeins af fimm til tíu sölustöðum, en þeir munu vera mikilvægastir.

Fyrri fréttaumfjöllun

Ef þú hefur fengið ókeypis fjölmiðlaumfjöllun áður geturðu fylgst með blaði sem lýsir þessum miðlum. En ekki senda fjölmiðlaumfjöllun frá beinum keppinauti, annars verður ekki fjallað um það. Til dæmis, ef Hús Fallegt keyrði stykki á vöruna þína ekki senda það til Hús & Garður vegna þess að þeir munu segja að það hafi þegar verið fjallað um skjólrit. Hins vegar, ef varan þín birtist í þætti CNN, farðu á undan og láttu þá fréttaskýringu fylgja með.

Upplýsingablað

Þetta getur verið frábær viðbót við fjölmiðlasett vegna þess að það lýsir eiginleikum, ávinningi og öðrum sérstökum upplýsingum á þann hátt sem fræðir blaðamanninn eða ritstjórann um fyrirtækið þitt og/eða vörur með skjótum punktum upplýsinga. Hægt er að nota upplýsingablöð fyrir vörukynningar, fréttapakka um nýráðningar, blaðamannafundi og önnur svæði þar sem þú vilt gefa ritstjóranum helstu staðreyndir sem hann gæti viljað nota orð fyrir orð.

Bakgrunnur fyrirtækisins

Að skrifa fyrirtækjasögusíðu getur verið dýrmætt fyrir núverandi og framtíðarpressusett. Þessi bakgrunnur segir frá upphafi fyrirtækis þíns og getur falið í sér hvert fyrirtækið þitt stefnir. Helstu afrek ættu að vera með sem og allar viðurkenningar eða verðlaun. Ekki gleyma áætlunum þínum um stækkun og vöruþróun. Vertu viss um að uppfæra bakgrunnsritann þinn á ársgrundvelli til að innihalda frekari afrek og viðmiðunarstundir.

Executive Bios

Hvort sem það er a nýr forstjóri , nýr PR framkvæmdastjóri eða nýr meðlimur í stjórn þinni, þetta er staðurinn til að upplýsa fólk um þá sem samanstanda af liðinu þínu.

Lífsmyndir stjórnenda, ásamt myndum í hárri upplausn, gefa ritstjóranum nauðsynlegar bakgrunnsupplýsingar um gæði fólks á bakvið fyrirtækið. Sum rit prenta ævisögu orð fyrir orð, svo skrifaðu ævisöguna í þriðju persónu frekar en fyrstu persónu. Haltu öllum ævisögum á einni síðu og innifalið verðlaun og viðurkenningar en engar persónulegar upplýsingar aðrar en atvinnugreinatengsl.

Tilvitnunarblað og algengar spurningar

Tilvitnunarblað – sem inniheldur tilvitnanir í fólkið í fyrirtækinu þínu – er straumlínulagað leið til að gefa uppteknum ritstjórum tilvitnanir sem þeir þurfa til að klára grein án þess að neyða ritstjóra til að elta uppi PR-mann fyrirtækisins.

Þetta blað getur innihaldið tilvitnanir frá þínum stjórnendur , vöruhönnuðir , og jafnvel viðskiptavinir þínir (annað þekkt sem sögur). Eitt blað af tilvitnunum getur svarað augljósustu spurningum sem líklegt er að ritstjóri hafi. Gakktu úr skugga um að hver tilvitnun standi vel á blaði því sú tilvitnun verður líklega notuð orðrétt á prenti.

Láttu háupplausnar myndir fylgja með á flashdrifi

Eru myndir viðeigandi fyrir fjölmiðlasettið þitt? Ef svo er, vertu viss um að þetta séu myndir í hárri upplausn sem eru geymdar á handhægum miðlunartækjum eins og flash-drifi eða geisladiski. Þú getur líka sett myndir í háupplausn á vefsíðunni þinni sem fjölmiðlar geta hlaðið niður. Vertu bara viss um að hafa beinan hlekk á myndasafnið þitt með í blaðapakkanum þínum.