Stjórnun Og Forysta

Hvernig á að byggja upp afkastamikið verkefnateymi

Pit crew fyrir afkastamikinn kappakstursbíl

•••

Chris Ryan / Getty Images

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Verkefnateymi koma ekki af sjálfu sér fram sem afkastamiklir, afkastamiklir hópar. Þeir eru frekar afrakstur vísvitandi aðgerða leiðtoga og liðsmanna til að skapa umhverfi trausts og samvinnu. Lið þurfa almennt tíma til að byrja að standa sig á toppstigi.

Kenning Tuckmans um liðsþróun - mótun, stormun, viðmiðun og frammistöðu er jafn gild og þegar hún var fyrst gefin út. Gangverkið í framgangi liðsins er enn það sama.

Lærðu nokkur skref sem þú getur tekið til að flýta fyrir framgangi liðs í gegnum umrótið sem leiðir til árangursstigsins.

Hugleiddu bakgrunn og persónuleika meðlima

Það væri gaman að trúa því að það sé einfaldur gátlisti til að fylgja til að byggja upp afkastamikið lið. Hinn óheppilegi sannleikur er sá að það er ekki til uppskrift sem þú getur farið eftir.

Að byggja upp frábær teymi er blanda af sálfræðilegri þekkingu og forystu. Þú þarft að skilja styrkleika og veikleika fólksins sem vinnur fyrir þig og ráða það þannig að það muni ná árangri.

Skoða þarf bakgrunn umsækjenda áður en teymum er skipað. Þegar mögulegt er ætti að passa saman persónuleika og hæfileika sem bæta hvert annað upp.

Nýttu SCARF líkanið

SCARF (staða, vissa, sjálfstæði, skyldleiki og sanngirni), er líkan af samskiptum fólks, þróað af Dr. David Rock árið 2008. Þetta líkan lýsir félagslegri reynslu sem hefur áhrif á mannlega hegðun:

  • Staða : Mikilvægi tilfinningar meðal jafningja
  • Vissu : Hæfni til að spá fyrir um niðurstöður samskipta við fólk.
  • Sjálfræði : Tilfinning fyrir stjórninni sem einhver hefur yfir félagslegum samskiptum
  • Skyldleiki : Hvernig manneskja tengist öðrum - einhver gæti verið stuðningsmaður og vinur eða keppinautur.
  • Sanngirni : Samtöl, hugmyndaskipti og samskipti ættu að vera sanngjörn yfir alla línuna.

Allt um liðsuppbyggingu og stjórnun verður að styrkja þessi mikilvægu persónulegu vandamál fyrir hvern liðsmann. Árangursríkur verkefnastjóri ætti að huga vel að þessari hegðun og styrkja þá jákvæðu fyrir hvern meðlim verkefnishópsins.

Liðsmenn verða treysta að liðsstjórinn lætur sér annt um hvern og einn og leggi gagnrýna áherslu á að tryggja öryggi þeirra og velgengni. Spyrðu og svaraðu sem liðsstjóri, Af hverju munu liðsmenn mínir treysta mér til að leiða þá til öryggis og velgengni?

Skilgreindu hegðunina sem þú verður að sýna daglega til að styrkja skuldbindingu þína við þá. Þá skaltu skuldbinda þig til að sýna fram á þessa hegðun.

Ef það er viðskiptavinur í verkefni er nauðsynlegt að hann taki þátt í ferlinu til að halda því á réttri braut og í samræmi við markmið sín.

Það er kannski ekki alltaf viðskiptavinur fyrir verkefni. Ef það er til staðar geturðu ekki ræst það ef þarfir viðskiptavina eru óljósar. Hvort sem frumkvæði þitt beinist að mjög ákveðnum markhópi eða almennari hópi markhópa, þá eru aðferðir sem þú getur notað til að skapa skýrleika.

Fyrir nýja vöruþróunarverkefni sem miða að því að fanga nýja viðskiptavini, búðu til nákvæmar persónupersónur viðskiptavina fyrir hverja tegund. Fyrir miklar framkvæmdir eða þróunarverkefni, tryggðu að fulltrúi viðskiptavina taki þátt í að skilgreina verkefnis umfang og samþykki.

Í aðstæðum þar sem viðskiptavinurinn getur ekki verið líkamlega viðstaddur, gætirðu búið til umboð — klippingu eða uppstoppað dýr — sem tekur sæti á hverjum fundi. Hópurinn ætti að spyrja og reyna að svara Hvað mun viðskiptavinurinn segja um þetta fyrir hverja ákvörðun eða aðstæður.

Samskipti og skipuleggja á áhrifaríkan hátt

Snemma í hópmyndunarferlinu skaltu setja væntingar um mannleg samskipti og tryggja að þú styrkir ábyrgð. Fyrir hópastillingar, kenndu teyminu að kanna vandamál með aðstoðaaðferðum sem beinast að hugsun hópsins að einu efni í einu.

Kenndu þeim að greina tilfinningar, áhættur, hugmyndir og upplýsingamál og takast á við hvert og eitt fyrir sig áður en þú flýtir þér að dæma. Fyrir ákvarðanatöku, hjálpa teymum að skilja hvert stórt val frá mörgum sjónarhornum og kenna þeim að meta marga valkosti fyrir hverja ákvörðun.

Búðu til liðsskrá til að skilgreina ábyrgð meðlima. Í skipulagsskránni ætti að koma á fót forystu, hlutverkum meðlima, tilgangi verkefnisins, afraksturum og hvers kyns öðrum viðeigandi hlutum.

Þessi færni er ekki kennd í verkefnastjórnunaráætlunum og er ekki krafist sem hluti af faglegri vottun þeirra, en samt eru þau nauðsynleg til að hjálpa teymi að læra að vinna saman.

Notaðu þjálfara og berjist fyrir liðið þitt

Markþjálfun er öflugt tæki til að styðja við frammistöðu liðsins og hún er oft vannýtt. Þú getur notað ytri eða innri úrræði fyrir þetta hlutverk, þó að þjálfarinn verði að vera hlutlægur utanaðkomandi sem getur fylgst með og boðið upp á hreinskilinn, hegðunartengda endurgjöf um frammistöðu og árangur liðsins.

Þjálfarinn er ómetanleg auðlind, hjálpar til við að fylgjast með og greina bilanir í umræðu- og ákvarðanatökuferlinu. Nýttu þjálfarann ​​til að véfengja forsendur og vertu á varðbergi gagnvart ýmsum hlutdrægni í hópum eða tilvikum um hóphugsun.

Frábærir verkefnaleiðtogar vinna hörðum höndum fyrir hönd liðsmanna sinna til að tryggja að þeir geti einbeitt sér og unnið sitt besta. Sem verkefnastjóri þýðir þetta að þú gætir þurft að taka þátt í skipulagsstjórnmálum með öðrum verkefna- og starfhæfum leiðtogum til að semja fyrir hönd liðsmanna þinna.

Þekktu fimm algengu vandamálin

Ef þú eyðir tíma í að fylgjast með og vinna með verkefnateymum sem eiga í erfiðleikum, munt þú taka eftir mörgum sviðum þar sem samskipti rofna og frammistaða fer illa. Mikið af tímanum koma þessi fimm algengu vandamál upp:

  • Enginn skýr og orkugefandi tilgangur
  • Engin þátttaka viðskiptavina
  • Engin verkefnastjórn
  • Illa skilgreind hlutverk, umfang og eftirlit
  • Of mörg verkefni

Þátttakendur í teymi geta verið ómeðvitaðir um mikilvægi verkefnisins og tengsl þess við viðskiptavininn eða stofnunina. Fyrir meðlimi verkefnahópsins er þetta bara enn eitt verkefnið. Liðsmenn geta verið stöðugt færðir frá teymi til liðs, vinna í átt að þröngum tímamörkum á streituvaldandi verkefnum án hlés á milli. Þetta getur valdið kulnun liðsmanna.

Skortur á upplýsingum um verkefni getur einnig valdið vandræðum. Meðlimir skilja kannski ekki tilgang eða mikilvægi vinnunnar - þegar viðskiptavinurinn er til staðar og tekur þátt, eru liðsmenn líklegri til að næra orku sína og standa sig betur.

Óljós eða engin gildi skaða frammistöðu liðsins. Skortur á ábyrgð og ábyrgð bætir töluverðum núningi við verkefni. Frammistaða liðsins verður fyrir þjáningum þegar fólk skilur ekki hlutverk sitt eða hefur sjálfræði til að spinna eða nýsköpun.

Oft eru stjórnendur ekki eins þátttakendur og þeir gætu verið. Verkefnastjórar ættu að vinna að því að koma á innkaupum þannig að stjórnendur vilji aðstoða. Stjórnendur gætu hugsanlega veitt meira fjármagn, tíma eða haldið fram áhrifum sínum til að hjálpa.

Eftirlit ætti að vera sértækt og miðlað til allra félagsmanna þannig að þeir skilji framfarir þeirra samanborið við aðra. Eða þeir gætu reynt að komast áfram svo þeir geti unnið að öðrum verkefnum sem þeir gætu verið úthlutað til.

Í fylkisstjórnun stílskipulagi, þá er liðsmönnum oft dreift yfir mörg frumkvæði. Þeim er úthlutað í fleiri en eitt verkefni og ekki gefið nægilegt svigrúm frá skýrslu til yfirmanns til að framkvæma verkefnin. Yfirskattaðir liðsmenn eiga í erfiðleikum með að einbeita sér, vinna lélega vinnu og hafa tilhneigingu til að brenna út.

Taktu þátt í liðunum þínum

Ef þú lætur frammistöðu verkefnahópsins eftir tilviljun, er ólíklegt að mikil afköst komi fram. Í ljósi mikilvægis verkefna á vinnustöðum ættu allir, allt frá stjórnendum til liðsmanna, að skilja tilætluð útkomu verkefnis.

Samskipti og samvinna milli verkefnastjóra, viðskiptavinar, skýrslustjóra og liðsmanna eru mikilvæg fyrir árangur hvers verkefnis.

Vinndu hörðum höndum frá stöðu þinni sem verkefnastjóri eða liðsmaður til að tryggja tilvist verkfæranna og hugmyndanna sem lýst er og líkurnar þínar á að búa til afkastamikið teymi batna verulega.

Grein Heimildir

  1. David Rock. ' TRELFUR: Heila-Based Model til að vinna með og hafa áhrif á aðra ,', NeuroLeadership Journal . Skoðað 11. mars 2021.