Bréf Og Tölvupóstur

Hvernig á að ávarpa viðskipta- eða fagbréf

Maður opnar póst á heimaskrifstofunni

••• Hill Street Studios / Getty Images

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Á þessu tímum textaskilaboða og beinna skilaboða er stundum erfitt að muna allt sem þú lærðir í skólanum um að skrifa formleg bréf. Þú gætir farið mörg ár á ferli þínum án þess að þurfa að skrifa meira en a fagmannlegur tölvupóstur . Hins vegar er fagleg bréfaskrif mikilvæg kunnátta þegar þú ert að leita að vinnu, vinna í tengslanet eða senda önnur viðskiptatengd bréfaskipti.

Þegar kemur að atvinnuleit þarftu að gera allt til að líta fagmannlega út. Casual dugar bara ekki þegar þú ert að reyna að heilla ráðningarstjóra og skera þig úr samkeppninni. Það fyrsta sem hugsanlegur vinnuveitandi sér er hvernig bréfinu er beint, þannig að farið er eftir réttum reglum um að senda bréf eða fagleg bréfaskipti er nauðsynlegt fyrir starfstengd og viðskiptasamskipti þín.

Fyrst og fremst, þegar þú ert að skrifa bréf eða senda tölvupóst í atvinnu- eða viðskiptatilgangi, er mikilvægt að nota formlegt orðalag þegar þú ávarpar einstaklinginn sem þú ert að skrifa til nema þú þekkir hann mjög vel.

Ef þú ert ekki viss um hvort þú ættir að nota formlegt eða frjálslegt (fornafn) heimilisfang, skjátlast af fagmennsku og notaðu formlega tilnefninguna.

Hvernig á að ávarpa bréf: Herra, Dr., Fröken eða Frú.

Viðeigandi titill til að nota þegar þú skrifar til karlmanns er Mr. Fyrir konu, notaðu fröken, jafnvel þótt þú vitir hjúskaparstöðu viðtakandans. Fröken er fagmannlegri en Fröken eða frú , sem kann að virðast vera úrelt.

Fyrir lækni eða einhvern með doktorsgráðu, notaðu Dr. sem titil. Að öðrum kosti geturðu líka notað prófessor ef þú ert að skrifa til háskóla- eða háskólakennara.

Ef þú veist ekki kynvitund manneskjunnar sem þú ávarpar skaltu nota kynhlutlausa kveðju og einfaldlega láta fornafn og eftirnafn þeirra fylgja með, t.d. „Kæri Tristan Dolan“.

Bréfkveðjudæmi

Margar bréfakveðjur eru viðeigandi fyrir viðskipta- og atvinnutengd bréfaskipti, þar á meðal:

  • Kæri herra Smith
  • Kæra frú Markham
  • Kæra Kiley Doe
  • Kæri Dr. Haven
  • Kæri prófessor Jones

Fylgdu kveðjunni með tvípunkti eða kommu, notaðu síðan línuskil og byrjaðu á fyrstu málsgrein bréfsins þíns. Til dæmis:

Kæri herra Smith:

Fyrsta málsgrein bréfsins.

Að finna tengilið

mynd um að finna tengilið

Alison Czinkota  The Balance 2018

Þú þarft ekki að vita nafn manneskjunnar sem þú ávarpar, en það skaðar ekki, og í raun getur það haft jákvæð áhrif sérstaklega ef þú ert að reyna að skora atvinnuviðtal. Það getur verið erfitt að nota nafn þar sem vinnuveitendur gefa oft ekki upp nafn tengiliðs í atvinnuauglýsingu, sérstaklega á stórum atvinnuleitarsíðum.

Það er þess virði að reyna finna tengiliðinn því að taka sér tíma til að uppgötva nafn viðkomandi mun sýna persónulegt frumkvæði. Það sýnir einnig athygli á smáatriðum sem mun tala vel fyrir þig þegar ferilskráin þín er endurskoðuð.

Besta leiðin til að finna nafn tengiliðs hjá fyrirtækinu er að spyrja. Ef þú ert að tengja þig inn í stöðu skaltu biðja nettengiliðinn þinn um nafn og netfang þess sem best er að tala við um stöðuna. Að öðru leyti skaltu hringja í aðalnúmer fyrirtækisins og biðja móttökustjórann um nafn og tengiliðaupplýsingar starfsmannastjóra (HR) sem sér um ráðningar (eða deildarstjóra svo og slíkrar deildar o.s.frv.).

Ef hvorug þessara aðferða virkar geturðu oft afhjúpað upplýsingarnar sem þú ert að leita að með því að gera smá netkönnun. Byrjaðu á heimasíðu fyrirtækisins og leitaðu að skráðu starfsfólki. Þú munt oft sjá HR tengilið á starfsmannasíðunni eða fyrirtækjaskránni.

Ef það skilar ekki árangri er kominn tími til að smella á LinkedIn og gera ítarlega leit að starfsheitum og fyrirtækjanöfnum. Í því ferli gætirðu jafnvel fundið annan tengingu við þann sem þú ert að leita að . Það er aldrei slæmt þegar þú ert að reyna að fá manneskju til að skoða ferilskrána þína.

Dæmi um bréf með tengilið

Fornafn Eftirnafn
Heimilisfangið þitt
Borgin þín, Póstnúmer ríkisins
Símanúmerið þitt
Netfangið þitt

Dagsetning

Nafn tengiliðar
Titill
nafn fyrirtækis
Heimilisfang
Borg, Póstnúmer ríkisins

Kæri herra/frú. Eftirnafn,

Ég er að skrifa um væntanlegan netviðburð háskólans þíns á námsferil. Ég hef áhuga á að panta bás því við erum að leita að tveimur nýjum hönnuðum.

Nafnið á fyrirtækinu okkar er Blue Fox Designs og mig langar að tengjast nokkrum af hönnunar- og listnemunum þínum sem útskrifast á þessu ári. Við leggjum áherslu á nútímalega innanhússhönnun og skreytingar.

Vinsamlegast láttu mig vita ef þú hefur pláss á viðburðinn þinn. Þú getur sent mér tölvupóst á myname@anemail.com eða hringt í farsímann minn í síma 555-555-5555.

Með kveðju,

Undirskrift (fyrir útprentað bréf)

Innritað nafn þitt

Stækkaðu

Þegar þú ert ekki með tengilið

Ef þú ert ekki með tengilið hjá fyrirtækinu skaltu annað hvort sleppa kveðjunni úr kynningarbréfi þínu og byrja á fyrstu málsgrein eða nota almenna kveðju . Til dæmis:

  • Til þess er málið varðar
  • Kæri ráðningarstjóri
  • Kæri starfsmannastjóri
  • Kæri herra eða frú ( farðu varlega með að nota þennan, hann getur hljómað úrelt )

Fylgdu almennri kveðju með ristli, bara svona:

Kæri ráðningarstjóri:

Fyrsta málsgrein bréfsins.

Sýnisbréf án tengiliðs

Fornafn Eftirnafn
Heimilisfangið þitt
Borgin þín, Póstnúmer ríkisins
Símanúmerið þitt
Netfangið þitt

Dagsetning

Kæri ráðningarstjóri:

Ég er að skrifa til að spyrjast fyrir um möguleikann á hvaða störf sem er hjá Woodlynn Publishing. Nánar tiltekið er ég að leita að stöðu sem stjórnunaraðstoðarmaður. Ég hef sex ára reynslu sem stjórnunaraðstoðarmaður hjá Wedgewood Realty í North Grove, en ég mun flytja á þitt svæði í næsta mánuði svo ég er að leita að nýrri stöðu.

Ef þú hefur einhver tækifæri í boði, vinsamlegast láttu mig vita. Ég hef hengt ferilskrána mína við til athugunar. Núverandi framkvæmdastjóri minn, John Anderson, og tveir samstarfsmenn mínir eru mjög tilbúnir til að veita tilvísanir til að staðfesta hæfni mína.

Þú getur haft samband við mig á myname@myemail.com eða í síma 555-555-5555. Ég hlakka til að heyra frá þér.

Með kveðju,

Undirskrift (fyrir útprentað bréf)

Innritað nafn þitt

Stækkaðu

Hvernig á að taka á umslaginu

Notaðu viðskiptastærð (#10) umslag fyrir allar bréfasendingar, brjóta bréfið þitt saman í þriðju.

  • Heimilisfangið þitt ( nafn, heimilisfang, borg, ríki og póstnúmer ) ætti að vera efst til vinstri á umslaginu.
  • Gakktu úr skugga um að nafn og heimilisfang viðtakanda ( tengiliður, fyrirtæki, heimilisfang, borg, ríki og póstnúmer ) eru fyrir miðju á umslagið.
  • Settu frímerkið efst í hægra hornið á umslaginu.

Fagleg samskiptahæfni

Rétt að taka á a viðskipta- eða fagbréf er ekki kunnátta sem þú þarft aðeins þegar þú ert að leita að störfum. Þegar þú ert starfandi, það verða tímar þegar þú þarft að skrifa bréf sem krefjast formleg ávörp og kveðjur .