Fáðu stuðning stjórnenda í verkefnastjórnun

••• PeopleImages / Getty Images

Verkefnastjórar eru í erfiðu starfi. Í eðli hlutverks þeirra bera þeir ábyrgð á því að mynda árangursríkt teymi til að sækjast eftir og ná árangri með ný frumkvæði. Vegna þess að verkefni geta tekið til allrar vinnu sem unnin er í fyrirtæki, er hvert verkefni nýtt ævintýri.

Einn mikilvægasti þátturinn sem stuðlar að velgengni verkefna er nærvera áhrifaríks, virks framkvæmdastjóra. Þó að verkefnastjórar viti að framkvæmdastjórar gera mikið til að hjálpa verkefni að ná árangri, skilja margir stjórnendur ekki hvernig þeir geta hjálpað eða hvað á að gera.

Ábyrgð framkvæmdastjóra

Framkvæmdastyrktaraðili er nauðsynlegur til að verkefni nái árangri. Það eru margar ástæður fyrir því að verkefni mistakast, en skortur á stuðningi í stofnun ætti ekki að vera ein af þeim. Framkvæmdastyrktaraðilar ættu að:

• Taktu ábyrgð á framkvæmdastjórn á niðurstöðu verkefnis
• Skipuleggja verkefnið og veita verkefnastjóra og kjarnateymi umboð
• Styðja við leit verkefnishópsins að fjármagni og sýnileika
• Tryggja tilvist og styðja skilvirk teymigildi, þar á meðal ábyrgð og gagnsæi
• Styðja liðið í óvenjulegum erfiðleikum
• Verja verkefnishópinn gegn afskiptum af skipulagi
• Vertu þátttakandi og áhugasamur
• Vertu ábyrgur eins og verkefnastjórinn og liðsmenn ef frumkvæði misheppnast

Viðvera framkvæmdastjóra

Ef ekki er um að ræða stuðningsframkvæmda bakhjarl falla allar ofangreindar skyldur á verkefnastjórann sem þegar er of þungur, sem venjulega hefur ekki áhrif á aðra stjórnendur eða stjórnendur sem kunna að vera ónæmar fyrir verkefninu.

Skortur á virkum bakhjarla eykur hættuna á vandamálum í verkefnum, þar með talið en ekki takmarkað við bilun, óákjósanlegri frammistöðu, auknum kostnaði og gæðamarkmiðum og mögulegri aukinni óróa í liðinu.

Einfaldlega sagt, tilvist áhrifaríks framkvæmdastjóri bakhjarl er jákvæður munur á verkefninu sem þeir hafa styrkt. Með hliðsjón af augljósu mikilvægi hlutverksins gæti verið eðlilegt að gera ráð fyrir að flestar stofnanir taki starf sitt með framkvæmdaaðilum alvarlega.

Skipulagsleg meðferð hlutverksins

Þó að það væri eðlilegt að ætla að flest fyrirtæki myndu sýna þroskaða starfshætti í kringum hlutverk framkvæmdastjóra á tímum þar sem verkefnastjórnunarvenjur eru vel viðurkenndar, er staðan nákvæmlega hið gagnstæða.

• Mörg fyrirtæki hafa engar formlegar venjur varðandi kostun stjórnenda
• Fá fyrirtæki hafa formlega þjálfun eða staðlaða lýsingu á hlutverki og skyldum bakhjarla
• Sjaldgæft er fyrirtækið sem veitir þjálfun fyrir stjórnendur sína
• Lítið samræmt samkomulag er um ábyrgð styrktaraðila á árangri verkefnisins
• Flestir verkefnastjórar lýsa yfir gremju vegna skorts á stuðningi frá styrktaraðilum sínum

Samkvæmt Project Management Institute árið 2018, 38% stofnana könnuð hafði ekki virka stjórnenda bakhjarla til verkefna.

Þó að núverandi staða framkvæmdastjórnarstyrktar geti gefið svigrúm til umbóta, hafa verkefnastjórar ekkert val en að halda áfram með frumkvæði sín. Hins vegar eru nokkur skref sem verkefnisstjórar geta tekið til að ráða nauðsynlegan stuðning stjórnenda.

Skref til að öðlast stuðning stjórnenda

1. Ráðið styrktaraðila. Ef verkefnið þitt hefur stefnumótandi áhrif fyrir fyrirtækið þitt, annað hvort beint fyrir viðskiptavini eða óbeint með því að gera skilvirkari og skilvirkari innri starfsemi til stuðnings viðskiptavinum, ættir þú að ráða bakhjarla. Vinndu beint með skýrslustjóranum þínum eða yfirmanni verkefnastjórnunarskrifstofunnar til að styrkja mikilvægi verkefnisins og biðja um hjálp. Leggðu áherslu á hlutverk og ábyrgð styrktaraðila og bentu á iðnaðarrannsóknir sem tengir árangur verkefna og árangursríka kostun.
2. Þjálfa styrktaraðila þinn. Leggðu áherslu á hlutverk bakhjarlsins sem stefnumótandi, ekki taktískt eða sem gígmynd. Flestir stjórnendur koma í hlutverk bakhjarla án formlegrar þjálfunar eða jafnvel samhengis fyrir ábyrgð sína. Þó að þú sért í því frekar óþægilega hlutverki að þjálfa stjórnanda, munu flestir þessara einstaklinga kunna að meta samhengi þitt og leiðsögn. Ábyrgð, styrking á gildum og vernd teymisins ætti að vera aðaláherslan þín þegar þú ert með framkvæmdastyrktaraðilann þinn.
3. Taktu virkan þátt og taktu þátt bakhjarl þinn. Besti verkefnastjóri og framkvæmdastjóri bakhjarl tengsl eru mjög gagnvirk. Mikilvægt er fyrir aðilana tvo að koma á skýrum samskiptareglum fyrir uppfærslur á starfsemi verkefna ásamt því að flagga og bregðast við neyðartilvikum. Verkefnastjórinn ætti að hvetja framkvæmdastyrktaraðilann til að mæta á stöðu- eða teymisfundi af og til til að sýna einlægan áhuga og vera virkur klappstýra stofnunarinnar til að ná árangri í liðinu.
4. Biddu um þjálfunarstuðning frá styrktaraðila þínum. Það er alltaf gagnlegt að hafa einhvern með meiri reynslu en þú sem fylgist með og gefur uppbyggjandi og jákvæð viðbrögð og þjálfun á frammistöðu þinni.
5. Nýttu styrktaraðilann vandlega fyrir stóru málin . Gættu þess að draga ekki of mikið á bakhjarl þinn vegna taktískra mála. Besta nýtingin á bakhjarla þínum er að hjálpa til við að tryggja auðlindir, þjóna sem talsmaður verkefnishópsins fyrir breiðari stjórnunarhópnum og hjálpa þér að styrkja nauðsynleg liðsgildi.

Lokavöllurinn

Hlutverk framkvæmdaaðila bakhjarlsins er einn af mikilvægustu púslunum til að ná árangri í verkefnum. Árangursríkir verkefnastjórar skilja hversu mikilvægt þetta hlutverk er og vinna að því að öðlast stuðning stjórnenda á réttu stigi og styrkleika.

Ef styrktaraðili er fjarverandi eða óljós skaltu taka að þér að ráða og/eða þjálfa stjórnendur þína til að styðja þig, lið þitt og fyrirtæki þitt til að ná árangri.