Stjórnun Og Forysta

Fimm stig verkefnisins

Verkefnastjóri og liðsmaður sem vinnur við töflu með límmiðum

••• Gary Burchell/Getty Images

Hvert stórt verk fer í gegnum fimm áföng. Lengd og smáatriði geta verið mismunandi eftir verkefnum, en öll munu samt fylgja sama grunnramma. Á meðan sumir aðferðafræði verkefna eins og liprar nálganir þjappa eða endurtaka eftirfarandi stig í hraðari, endurteknum lotum, vinna hvers áfanga er sýnileg og áberandi í hverju verkefni.

Stigin fimm

Formleg stig verkefnis eru sem hér segir:

  1. Upphaf : Myndun verkefnahóps, skipulagningu verkefna og upphaf
  2. Skipulag : leggja lokahönd á umfang verkefnisins, skilgreina ítarlega sundurliðun verksins, meta áhættu, bera kennsl á auðlindaþörf, ganga frá tímaáætlun og undirbúa raunverulega vinnu
  3. Framkvæmd : framkvæma raunverulega vinnu sem krafist er samkvæmt skilgreiningu og umfangi verkefnisins
  4. Fylgjast með og stjórna : hið raunverulega stjórnun , skýrslugerð og eftirlit með fjármagni og fjárveitingum á framkvæmdarstiginu
  5. Lokað verkefni: afhending verkefnis, mat á lærdómi, frestun verkefnishóps

TIL verkefnastjóri mun leiða lið sitt í gegnum þessa fimm áfanga í röð - óháð stærð verkefnisins - þar til verkefninu er lokið. Fyrir lipur eða endurtekin þróunarverkefni fer áætlanagerð og framkvæmd fram í stuttum hraða eða spretti, þar sem áföngin endurtaka sig þar til verkefninu er lokið til ánægju viðskiptavina.

Við skulum skoða þessi stig nánar.

Upphaf

Sterkt upphaf verkefnisins mun ekki aðeins setja verkefnið þitt undir árangur, heldur mun það einnig leggja grunninn að öllum framtíðarstigum. Í upphafi færðu meðlimi verkefnishópsins úthlutað, upplýstu þá um heildarmarkmið verkefnisins og spyrðu viðskiptavininn eða verkeigandann eins margra spurninga og mögulegt er svo þú getir skipulagt verkefnið á skilvirkan hátt. Það er líka frábær tími til að byggja upp eldmóð um verkefnið og safna öllum upplýsingum á síðustu stundu sem gætu haft áhrif á skipulagningu verksins. Viðbótarskref eru meðal annars:

Skipulag

Þegar þú hefur hafið verkefnið og safnað öllum viðeigandi upplýsingum, byrjar þú að skipuleggja verkefnið þitt. Skipulagsstigið fer eftir stærð verkefnisins þíns, hversu mikið af upplýsingum þú þarft að skipuleggja og hversu stórt liðið þitt er. Niðurstaða áætlanagerðar ætti að vera skýr verkefnaáætlun eða tímaáætlun, sem allir munu fylgja úthlutað verkefnum sínum.

Notkun verkefnisáætlunarforrits eins og Microsoft Project eða Basecamp er afar hjálpleg við skipulagningu verkefnis. Það eru líka aðrir ókeypis valkostir í boði á netinu. Samt, jafnvel þó að það sé gagnlegt að nota verkefnisáætlunarforrit, er það ekki alltaf nauðsynlegt. Notkun Excel og Word til að búa til áætlun þína og miðla henni til teymisins er jafn áhrifarík.

Sérstök verkefni á skipulagsstigi eru:

  • Gerð samskiptaáætlunar fyrir hina ýmsu hagsmunaaðila sem koma að
  • Þróun ítarlegrar vinnu sundurliðunar uppbyggingu
  • Að bera kennsl á mikilvæg leið
  • Að plotta fjármagn á verkefnaáætlun og fínpússa röðun verksins út frá verkefni háðir og auðlindatakmarkanir
  • Að þróa nákvæma áætlun
  • Áhættumat og mótun áhættuforgangsröðunar og mótvægisáætlunar

Framkvæmd

Nú þegar þú ert með trausta verkefnaáætlun getur teymið byrjað að framkvæma verkefnið gegn þeim verkefnum sem þeim hefur verið úthlutað. Þetta er stigið þar sem allir byrja að vinna verkið. Þú vilt hefja framkvæmdarstigið formlega með persónulegum fundum til að tryggja að allir hafi það sem þeir þurfa til að byrja að framkvæma sinn hluta verkefnisins. Að koma teyminu af stað á réttri leið er ómissandi í velgengni verkefnis, svo settu áætlunina og samskiptaáætlunina skýrt fram.

Fylgjast með og stjórna

Á meðan verkefnið er í framkvæmdarfasa byrjarðu að fylgjast með og stjórna því til að tryggja að það haldi áfram eins og áætlað var. Það eru margvíslegar leiðir til að fylgjast með og stjórna verkefni. Frjáls innritun með liðsleiðtogum, skipulögð dagleg „uppistand“ eða formlegri vikulegir stöðufundir skila árangri. Upplýsingarnar sem koma út af þessum fundum eða samskiptaleiðum munu upplýsa endurgjöfina og að lokum allar endurskipulagningar og breytingar sem kunna að vera nauðsynlegar fyrir verkefnið.

Aðrar mikilvægar aðgerðir á þessu stigi eru:

  • Að fylgja fyrirfram ákveðnu samskiptaáætlun þinni til að tryggja meðvitund hagsmunaaðila um stöðu verkefnisins
  • Eftirlit með vinnuteymum og vinnustarfsemi á hinni mikilvægu braut
  • Að bera kennsl á tækifæri til að bæta afköst áætlunarinnar með því að flýta fyrir eða ljúka verkefnum samhliða eða, þar sem nauðsyn krefur, hrynja áætlunina með því að bæta við tilföngum
  • Eftirlit með raunverulegum kostnaði á móti áætlaðum kostnaði
  • Í sumum tilfellum vöktun, útreikning og skýrslugerð um áunnið verðmæti fyrir verkáætlun
  • Fylgjast með og draga úr áhættu og betrumbæta áhættuáætlunina eftir þörfum

Verkefni loka

Þegar allar upplýsingar og verkefni verkefnisins þíns hafa verið lokið og samþykkt af viðskiptavininum eða verkeigandanum geturðu loksins lokað verkefninu þínu. Þetta kann að virðast eins og formsatriði, en lokun verkefnis er jafn mikilvæg og upphaf þess, áætlanagerð og framkvæmd.

Góður verkefnastjóri mun skrá allar upplýsingar úr verkefninu og skipuleggja þær á snyrtilegan hátt svo hann geti farið aftur í það ef þörf krefur. Þetta er líka góður tími til að halda skoðun á verkefninu svo allir liðsmenn geti velt fyrir sér hvað fór rétt eða rangt á meðan á verkefninu stóð. Allar mikilvægar verkskýringar ættu einnig að vera skjalfestar svo hægt sé að deila niðurstöðunni með öðrum verkefnisaðilum og skrá í verkefnasögumöppu. Að lokum er mikilvægt að fresta verkefnishópnum formlega, veita endurgjöf og árangursmat eins og stefna fyrirtækisins gefur til kynna.