Mannauður

Fimm fundir Starfsmenn þínir munu þakka þér fyrir að drepa eða laga

Hópfundur í fundarherbergi

••• GettyImages/Caiaimage/Paul Bradbury

Jafnvægi þessarar greinar býður upp á nokkrar fleiri fundargerðir sem dreifa streitu og deilum. Sem stjórnandi eða leiðtogi sem ber ábyrgð á að draga fólk saman til að miðla, deila og búa til hugmyndir, er þér vel þjónað með því að útrýma þessum fundargerðum úr rútínu þinni.

8:00 starfsmannafundir á mánudagsmorgni

Vandamálið við þennan fund er að enginn er tilbúinn fyrir hann. Þegar öllu er á botninn hvolft er klukkan 8:00 á mánudagsmorgni - ekkert hefur gerst enn og hvað sem gerðist í síðustu viku er að mestu leyti forn saga. Annað vandamálið við þennan fund er að til að allir séu tilbúnir verða þeir að gera það vinna sunnudagskvöld sem er fínt stundum en tryggt að þú fáir alvarleg atkvæði fyrir skíthæll ársins frá starfsmönnum og fjölskyldumeðlimum starfsmanna.

Lausnin: Ef þú verður að halda hópfund á mánudegi, ýttu á hann síðar á morgnana eða snemma síðdegis. Enn betra, ýttu því á þriðjudagsmorgun.

Stöðufundir hringborðsins

Þið þekkið þennan fund. Það er sá þar sem fólk hreyfist um herbergið og deilir nýjustu uppfærslunum sínum, sögum, fantasíum og draumum. Sestu á röngum stað og þú endar sem 22ndeinstaklingur til að bjóða upp á uppfærslu til hóps þar sem þvagblöðrur eru ofþrengdar og heilinn dofinn af pólitískum uppfærslum sem koma frá munni samstarfsmanna í fjarlægum störfum.

Lausnin: Hittu ef þú þarft, en stilltu nokkrar reglur um uppfærslurnar. Biddu fólk um að einbeita sér að mikilvægum fréttum sem hafa áhrif á alla eða að bera kennsl á áskoranir sem krefjast hjálpar frá ýmsum aðgerðum. Gerðu hvað sem er til að takmarka sársaukafulla gönguna án endurgjalds og sjálfsgreiða stöðuuppfærslur sem óagaðir hringborðsfundir skapa.

Endurteknir fundir sem hafa misst tilgang sinn

Allir endurteknir fundir þar sem enginn man hvers vegna þessi fundur er enn á sér stað er umsækjandi um tafarlaust brotthvarf. Lögmál eðlisfræðinnar flytjast yfir á fundi og fundur á dagskrá hefur tilhneigingu til að haldast á dagskrá löngu eftir að hann hefur notað gagnsemi sína á vinnustaðnum.

Einn nýr framkvæmdastjóri fór yfir endurtekna listann yfir fundi á áætlun liðs síns og aflýsti tveimur þeirra vegna þess að hann gat ekki fundið ástæðu fyrir því að þessir fundir væru til. Hann fékk fleiri en nokkrar þakkarbréf og nokkrar athugasemdir frá fólki sem velti því fyrir sér hvernig honum hafi tekist að drepa þennan fund sem þeir höfðu verið að reyna að losna við undanfarið ár.

Lausnin: Farðu yfir alla endurtekna fundi sem þú leggur lið þitt fyrir eða sem þú ert þátttakandi í og ​​útrýmdu þeim úr lífi þínu og liðsmeðlima. Ef þú ert ekki gestgjafi fundarins, láttu gestgjafann vita af ásetningi þínum og sjónarhorni þínu á gagnsemi fundarins. Ef þú ert gestgjafi/styrktaraðili skaltu skoða meðlimi liðsins og gefa þeim rödd og atkvæði. Svolítið draconísk sneið af endurteknum fundum opnar dýrmætan tíma fyrir aðra mikilvægari starfsemi.

Orðasmíði hópafundir

Þetta er hvaða fundur sem er þar sem þú dregur saman hóp fólks til að vinna að orðalagi fyrir eitthvað: framtíðarsýn, verkefni, stefnuyfirlýsingu, yfirlýsingu um umfang í verkefnastjórnun. Afrakstur þessara funda er venjulega röð af óþægilega smíðaðum setningum sem endurspegla málamiðlanir af hálfu yfirmanns. Enginn í salnum er sammála lokaafurðinni, en allir kinka kolli til samþykkis um leið og orðalagið færist meira en fáránlegt í bara hræðilegt til að reyna að láta sársaukann hverfa.

Lausnin: N alltaf vísað grófu orðalagi um eitthvað til nefndar. Taktu sjálfur stungu í viðkomandi hlut, hoppaðu það af nokkrum samstarfsmönnum og þegar þú nálgast eitthvað sem er farið að virka fyrir þig skaltu mjög vandlega biðja um innlegg frá hópi. Spyrðu skýrandi spurninga, skrifaðu frábærar minnispunkta og horfðu síðan og endurritaðu yfirlýsinguna/yfirlýsingarnar, endurtaktu ferlið eftir þörfum.

Sniðmátsstefnufundir

Það er ekkert töfrandi ferli eða sniðmát eða jafnvel einföld röð skrefa sem hjálpa stefnumótandi skýrleika að koma fram. Að halda S.W.O.T. (styrkleikar, veikleikar, tækifæri og ógnir) greining er ekki alltaf á mikilvægri leið til að komast að nákvæmu mati á aðstæðum og tækifærum. Og tölur og markmið og vöxtur eru ekki aðferðir. Varist einhver sem gefur til kynna að þeir hafi einfalt ferli fyrir þetta flókna efni.

Lausnin: Fjárfestu í mjög hæfum og reyndum leiðbeinanda eða ráðgjafa sem skilur hvernig á að leiðbeina, stundum leiða og stundum fylgja í leit að því að þróa aðgerðahæfa, þroskandi stefnu. Réttur fagmaður mun halda hópnum ábyrgan fyrir því að finna svör við réttum (erfiðu) spurningunum sem þarf að svara á leiðinni til stefnumótandi skýrleika.

Aðalatriðið

Fundir eru ómetanleg tækifæri til að tengjast, eiga samskipti, byggja upp sambönd og örva skapandi lausn á vandamálum. Þau eru líka tækifæri til ofnotkunar og jafnvel misnotkunar. Leitast við að vera stjórnandinn sem virðir kraft og mikilvægi funda. Notaðu þessar umræður af réttum ástæðum með því að búa til þau til að einbeita sér að lykilmálum, fá hugmyndir og ekki síst, virða þann tíma sem allir leggja í fundina. Liðsmenn þínir munu meta jákvæða nálgun þína meira en þú gætir nokkru sinni vitað.