Verkefnastjórn

Hluti Gantt myndarinnar

Eiginleikarnir í Gantt-töflu og hvernig þeir hjálpa þér að stjórna verkefnum

Maður horfir á risastóran Gannt mynd

•••

NicoElNino / Getty Images

Þó að einfaldur verkefnalisti gæti dugað til að klára lítið verkefni í kringum húsið þegar kemur að verkefnastjórn , er yfirleitt þörf á ítarlegri áætlun um aðgerðir. Ein vinsælasta og hagnýta leiðin til að stjórna tímasetningu allra verkefna a verkefni er að nota Gantt töflu.

Hvað er Gantt mynd?

Gantt mynd er graf sem sýnir öll mismunandi undirverkefni verkefnis og hvernig þau tengjast hvert öðru með tímanum.

Gantt töflu sýnir öll þau verkefni sem þarf að vinna, þann tíma sem ætlast er til að hvert verkefni taki, tímaramma þar sem einstök verkefni á að klára og tengslin milli ýmissa verkefna. Þannig verður allt gert á áætlun , og þú eyðir aldrei tíma í að bíða eftir að verkefni verði lokið sem hefði átt að vera gert þegar.

Hverjir eru hlutar Gantt myndrits?

Gantt töflur eru samsettar úr níu hlutum.

  1. Dagsetningar. Einn af meginþáttum Gantt-korts, dagsetningarnar gera verkefnastjórum kleift að sjá ekki aðeins hvenær allt verkefnið hefst og lýkur, heldur einnig hvenær hvert verkefni fer fram. Þetta eru birt efst á töflunni.
  2. Verkefni. Stór verkefni samanstanda alltaf af miklum fjölda undirverkefna. Gantt töflu hjálpar verkefnastjórum að halda utan um öll undirverkefni verkefnisins, svo ekkert gleymist eða seinkar. Verkefnin eru skráð niður vinstra megin.
  3. Barir. Þegar undirverkefnin hafa verið skráð eru stikur notaðar til að sýna tímaramma þar sem hvert verkefni á að vera lokið. Þetta hjálpar til við að tryggja að öll undirverkefni séu unnin á áætlun þannig að öllu verkefninu verði lokið á réttum tíma.
  4. Tímamót. Áfangar eru þau verkefni sem eru mikilvæg fyrir að verkefni ljúki og nái árangri. Ólíkt minniháttar smáatriðum, sem einnig þarf að gera, býður það upp á ánægju og hreyfingu að ljúka áfanga. Á Gantt myndriti eru áfangar sýndir sem tíglar (eða stundum önnur lögun) í lok tiltekinnar verkefnastiku.
  5. Örvar. Þó að hægt sé að vinna sum verk þín hvenær sem er, þá þarf að ljúka öðrum áður en annað undirverkefni getur hafist eða lýkur. Þessar ósjálfstæðir eru sýndar með litlum örvum á milli verkefnastikanna á Gantt-korti.
  6. Verkefnastikur. Þó að hægt sé að klára mörg undirverkefni tiltölulega fljótt, þá verða margir tímar þar sem þú vilt sjá í fljótu bragði nákvæmlega hvernig verkefnið þitt er að koma. Framfarir eru sýndar með því að skyggja verkstikurnar til að tákna þann hluta hvers verkefnis sem þegar hefur verið lokið.
  7. Lóðrétt línumerki. Önnur leið til að fylgjast með framvindu verkefnisins þíns, lóðrétt línumerki gefur til kynna núverandi dagsetningu á töflunni. Það hjálpar þér að stjórna tíma þínum á áhrifaríkan hátt þar sem þú getur séð í fljótu bragði hversu mikið þú átt eftir að gera og hvort þú ert á réttri leið með að klára verkefnið á réttum tíma.
  8. Auðkenni verkefnis. Í hröðum viðskiptaheimi nútímans hefur þú líklega nokkur verkefni í gangi á sama tíma. Að setja verkauðkennið með á Gantt-töfluna hjálpar öllum sem taka þátt í að finna fljótt verkefnið sem þú ert að tala um.
  9. Auðlindir. Þó að ekki sé á öllum Gantt-töflum lista yfir nöfn þeirra sem munu vinna að því, ef verkefnið þitt verður lokið af fjölda einstaklinga, getur það verið ótrúlega gagnlegt að skrá nöfn og verkefnin sem þeim eru úthlutað. Að bera kennsl á og úthluta tilföngum í hvert verkefni hjálpar þér að stjórna fólki, verkfærum og færni á áhrifaríkan hátt til að klára hvert verkefni á réttum tíma.

Verkefnastjórnunartæki og Gantt töflur

Þegar Gantt töflur voru þróaðar í upphafi voru þau skrifuð í höndunum, sem gerði breytingar eða uppfærslu á töflunni erfið. Sem betur fer, með núverandi verkefnastjórnunarhugbúnaði í dag, geta verkefnastjórar auðveldlega bætt við, dregið frá og breytt verkefnum án þess að þurfa að stilla allt grafið með höndunum.

Það eru mörg vinsæl verkefnastjórnunartól og hugbúnaður sem nýta Gantt töflur eða verkefnaskipan. Þetta er hægt að nota fyrir viðskipta-, persónulega og starfsþróunarþarfir þínar.

Þegar þú stjórnar verkefni þarftu að ganga úr skugga um að öll einstök verkefni séu unnin tímanlega og á skilvirkan hátt. Gantt töflu mun hjálpa þér að gera einmitt það.