Mannauður

Bestu starfsvenjur fyrir starfsmannaskrár

Hver tegund starfsmannaskrár hefur tilgreint, viðeigandi efni

Ung kona talar í síma með skjalamöppu í hendinni.

••• Hetjumyndir/hetjumyndir/Getty myndir

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

Það er góð hugmynd fyrir vinnuveitanda að viðhalda a starfsmannaskrá fyrir hvern starfsmann. Skjöl um atvinnusögu, skrár yfir framlag og árangur, agaviðurlög , kynningar , frammistöðuþróunaráætlanir , og margt fleira, á heima í starfsmannaskrá. Ábyrgir, varkárir vinnuveitendur geyma líka fleiri en eina starfsmannaskrá, þar sem hver tegund skráar hefur efni sem er viðeigandi fyrir tilgang þeirra.

Vinnuveitandinn hefur góðar ástæður til að geyma nokkrar starfsmannaskrár - sumar löglegar og aðrar vegna bestu starfsvenja. Skjöl eru nauðsynleg svo vinnuveitandinn hafi nákvæma yfirsýn yfir starfssögu starfsmanns. Gögn styðja ákvarðanir vinnuveitanda og getur verndað vinnuveitandann í málsókn — varðveitt á réttan hátt.

The innihald starfsmannaskrár veita sögulegt yfirlit yfir mikilvægar uppákomur á starfsferli starfsmanns. Þeir styðja þær ákvarðanir sem eru gert um starfsmanninn og starfsferil hans . Þeir sýna fram á rök vinnuveitanda að baki ráðningum , kynningar, flutningur, verðlaun og viðurkenning, og uppsagnarákvarðanir .

Mismunandi leiðbeiningar eru tengdar mismunandi tegundum starfsmannaskráa

Þar sem mælt er með nokkrum tegundum starfsmannaskráa eru mismunandi reglur og leiðbeiningar tengdar hverri tegund starfsmannaskrár um hvar þær eru geymdar og hverjir hafa aðgang.

Til dæmis leyfa flestar stofnanir ekki yfirmanni starfsmanns að fá aðgang að heildar starfsmannaskránni. Þeir ætlast til þess að stjórnendur geymi viðeigandi skjöl í eigin starfsmannaskrá sem er ekki opinber starfsmannaskrá.

  • Hver tegund starfsmannaskrár hefur mismunandi ástæðu fyrir núverandi og mismunandi innihaldi, byggt á þeirri ástæðu.
  • Hver tegund af starfsmannaskrá er geymd á annan hátt.
  • Aðgangur að starfsmannaskrá er takmarkaður við ákveðna starfsmenn í flestum stofnunum. Margar stofnanir takmarka aðgang starfsmannaskráa við starfsmanna starfsmanna eingöngu. Mismunandi gerðir starfsmannaskráa hafa einnig mismunandi aðgangsleiðbeiningar.
  • Aðgangur starfsmanna að starfsmannaskrá hans eða hennar er leyfður, en flestir vinnuveitendur setja upp leiðbeiningar um aðgang starfsmanna með aðgangsstefnu starfsmannaskráa í starfsmannahandbók . (Ýmis ríki og lögsagnarumdæmi hafa mismunandi reglur, svo vertu uppfærður um kröfurnar fyrir staðsetningu þína.)
  • Mannauðsdeild á og ber ábyrgð á starfsmannaskrám starfsmanna.

Mælt er með starfsmannaskrám

Hér eru tegundir starfsmannaskráa sem mælt er með og það sem þú þarft að vita um að vinna með þær.

Starfsmannaskrá

Þetta er aðal starfsmannaskrá sem vinnuveitandi heldur utan um fyrir hvern starfsmann. Starfsmannaskráin geymir starfsferil hvers starfsmanns. Þetta er það sem þú þarft að vita um starfsmannaskrá starfsmanna.

Læknisskrá

Starfsmaðurinn sjúkraskrá hefur alvarlegar lagalegar takmarkanir sem vinnuveitandi verður að þekkja og taka eftir. Hér er það sem þú þarft að vita um trúnað og innihald sjúkraskrár starfsmanna.

Launaskrá

Aðgangur starfsmanna að starfsmanni launaskrá er minna takmarkandi en aðgangur að annað hvort læknis- eða starfsmannaskránni. Launaskráin inniheldur upplýsingar um laun, bótaval , launabreytingar, skreytingar og önnur lagaleg skjöl sem hefur áhrif á laun starfsmanns . Ýmsir starfsmenn bókhalds og starfsmanna hafa aðgang að upplýsingum í launaskrá.

I-9 eyðublaðaskrá fyrir starfsmenn

Vegna aðgangsréttar ýmissa ríkisstofnana fylgir þú bestu starfsvenjum með því að viðhalda sérstakri skrá fyrir alla starfsmanna I-9 eyðublöð . Þú vilt ekki að ríkisstofnanir grípi um í aðalstarfsmannaskránni þinni. Fáðu frekari upplýsingar um að geyma I-9 eyðublöð.

Aðgangsstefna starfsmannaskráa fyrir starfsmenn

Þú vilt gera hverjum starfsmanni kleift að vita hvað er í starfsmannaskrá hans eða hennar, en þú þarft að stjórna heilleika, heilleika og ítarleika skráarinnar. Þagnarskylda starfsmanna og vinnuveitanda og takmarkaður aðgangur er tryggður með aðgangsstefnu starfsmannaskráa.

Hvað á ekki að hafa með í starfsmannaskrá starfsmanna

Er að leita að leiðbeiningum um efni sem ætti aldrei að vera með í starfsmannaskrá starfsmanna? Hér eru bestu ráðleggingarnar mínar um efnið sem þú vilt viðhalda annaðhvort á sérstökum, óformlegum stað eða alls ekki halda. Varðveisla óþarfa og eingöngu skoðanabundinna gagna getur skaðað þig.

Skjöl

Veistu hvað skjöl eru? Orðið, skjöl, kemur oft upp í heimi atvinnu og mannauðs. En rækilega er farið yfir merkingu skjala og hvers vegna þú gætir viljað skrá tiltekna atvinnuatburði í þessari grein, ' Mikilvægi skjala í mannauði .' Skoðaðu vegna þess að rétt skjöl eru nauðsynleg fyrir nákvæmar atvinnuskrár.

Fyrirvari: Vinsamlegast athugaðu að upplýsingarnar sem veittar eru, þótt þær séu opinberar, eru ekki tryggðar fyrir nákvæmni og lögmæti. Síðan er lesin af áhorfendum um allan heim og vinnulöggjöf og reglugerðir eru mismunandi eftir ríkjum og löndum. Vinsamlegast leita til lögfræðiaðstoðar , eða aðstoð frá ríkis-, alríkis- eða alþjóðlegum stjórnvöldum, til að tryggja að lagatúlkun þín og ákvarðanir séu réttar fyrir staðsetningu þína. Þessar upplýsingar eru til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoðar.