9 Fundastjórnunarfærni fyrir stjórnendur

Finndu hvernig stjórnendur geta nýtt sér fyrirgreiðsluhæfileika sína á skilvirkari hátt

•••

izusek/E+/Getty Images

EfnisyfirlitStækkaðuEfnisyfirlit

• Að styrkja fundarstjórn þína
• Þegar stjórnendur fara rangt með fundi
• Aðstoðarhæfileikar sem stjórnendur þurfa
• Hvernig á að skipuleggja fund
• Hvernig á að halda fundi
• Hvernig á að leysa vandamál á fundi

Fundir geta annaðhvort verið tækifæri til að deila hugmyndum, ræða áskoranir og skilgreina aðgerðaáætlanir, eða þeir geta endað sem óframleiðandi tímaeyðsla. Því miður, stjórnendur eru oft stórir þátttakendur til að mæta vanvirkni í ferlinu. Þú þarft færni til að halda fundi almennilega.

Styrktu hæfni þína til að leiðbeina fundum

Samkvæmt skilgreiningu, auðvelda þýðir, Til að gera auðveldara eða minna erfitt; hjálpa áfram. Til þess að stjórnandi geti auðveldað fundi (í stað þess að stjórna honum) þarf hann að vera tilbúinn að sleppa valdi sínu og vera opinn fyrir mismunandi niðurstöðum og nálgun.

Þar sem stjórnendur fara rangt með fundi

Margir stjórnendur telja sig vita hvernig eigi að halda fundi. Þeir setja dagskrána, tala um allt og taka allar ákvarðanir. Þó að þetta kunni að finnast stjórnendum auðvelt og skilvirkt, þá er þetta oft sóun á tíma fólks og það nýtir ekki skapandi möguleika liðsins.

Reyndar hefur það þveröfug áhrif þar sem starfsmenn hafa tilhneigingu til að draga sig til baka og víkja að stjórnandanum sem vill vera við stjórnvölinn.

Af hverju stjórnendum tekst ekki að taka starfsmenn inn

Margar ástæður eru fyrir því stjórnendur blanda ekki starfsmönnum sínum inn meira á fundum. Þó að fyrstu þrjú atriðin hér að neðan séu hegðun lélegra stjórnenda, þá er hægt að læra og efla það síðasta, fyrirgreiðslufærni, með æfingum:

• Ótti við að sleppa takinu
• Ranghugmyndin um að vegna þess að þeir eru við stjórnvölinn þurfi þeir að veita öll svörin
• Skortur á trausti á getu eða hæfileikum starfsmanna til að leysa vandamál
• Skortur á hæfni til fundarstjórnar

Þessar hugmyndir fyrir stjórnendur á öllum stigum munu styrkja hæfni þeirra til að leiðbeina fundum til að styðja við að bæta framleiðni funda.

Færnistjórar þurfa að auðvelda fundi

Alveg rétt fundarstjórn felur í sér að fá alla á fundinum þátt í að greina og leysa vandamál. Liðin munu næstum alltaf þróast betur, meira skapandi lausnir en nokkur stjórnandi gæti einn. Teymi eru líka líklegri til að styðja við innleiðingu lausnanna sem þeir hjálpuðu til við að búa til. Þú getur skipt þessum fundarstjórnfærni niður í þrjá mismunandi flokka:

1. Að skipuleggja fund
2. Að halda fundi
3. Að leysa fundarvandamál

Hvernig á að skipuleggja fund

Áður en þú byrjar einhvern fund þú þarft dagskrá . Fyrir samstarfsfund skaltu bjóða fundarmönnum að segja þér hvaða vandamál teymið þarf að leysa eða hvaða breytingar teymið þarf að sækjast eftir. Gakktu úr skugga um að viðfangsefnin séu þau sem gera kleift að taka þátt í hópnum. Að auðvelda fundi er öðruvísi en að koma upplýsingum á framfæri á fundi.

1. Virkja hópþátttöku

Gakktu úr skugga um að þú hafir nægan tíma til að taka þátt í hópnum og að þú reynir ekki að leysa of mörg vandamál á stuttum tíma. Hins vegar getur of mikill tími líka leitt til endalausrar hringrásar vel hvað um .... Gakktu úr skugga um að dagskrá þín standist þann tíma sem úthlutað er fyrir fundinn. Hæfni sem þarf felur í sér þessa.

• Hópleiðsögn
• Fundarskipulag
• Lausnaleit
• Ákvarðanataka
• Dagskrárþróun

2. Gakktu úr skugga um að þú sért með rétta flutninga

Veldu fundarstað og tíma vandlega. Ef þú reynir að troða 15 manns inn í fundarherbergi með sex stólum verður fundurinn hörmung. Þegar fólk er óþægilegt, getur ekki séð hvort annað, heyrir ekki eða er svangt, munu niðurstöður funda verða fyrir skaða.

Lærðu hvernig á að nota flutninga sem leið til að hvetja til mikillar þátttöku og fjarlægja hindranir. Þú þarft að skipuleggja þetta allt fyrirfram. Að senda einhvern út á miðjum fundi til að panta samlokur gerir fundinn þinn minna árangursríkan. Skipulagsskipulag felur í sér þessa færni.

• Skipulagsskipulag og reynsla
• Ákvarðanataka
• Hugsandi íhugun á þörfum annarra

3. Skráning fundargerða

Síðasti mikilvægi hluti þess að skipuleggja fund er fundargerð . Hver mun taka þá? Hver mun dreifa þeim? Ef þú ert ekki með tilnefndan stjórnunaraðila skaltu íhuga að gera það sjálfur eða skipta ábyrgðinni á milli liðsmanna. Ef Jane gerði fundargerðina í síðustu viku, þá er komið að John í þessari viku. Ef þú ert að nota töflu eða flettitöflu til að safna hugmyndum, gefðu þeim sem skrifar nægur tími til að skrá þau rétt .

• Færni til að taka athugasemdir
• Samsvörun skjala
• Skilningur á fjölbreytileika og þátttöku

Hvernig á að halda fundi

Með trausta dagskrá, góða staðsetningu og viðeigandi veitingar ertu tilbúinn fyrir fundinn þinn. Til að gera fundinn þinn að frábærum vinnufundi (en ekki bara upplýsingahaug) þarftu að sýna fram á viðeigandi hæfileika til að leiðbeina fundi.

Til að gera þetta þarftu að einbeita þér að þessum þremur þáttum fundaraðstoðar.

1. Spyrðu spurninga

Frábærar spurningar vekja mikla umræðu. Greinin, 70 æðislegar markþjálfunarspurningar með því að nota GROW líkanið ,' býður upp á frábærar umræður.

• Spyrðu spurninga til að fá frekari upplýsingar
• Spyrðu spurninga til að læra um mismunandi sjónarmið
• Spyrðu spurninga til að athuga svæði þar sem samkomulag og ágreiningur er
• Spyrðu spurninga til að staðfesta að þú heyrir í raun nákvæmlega hvað liðsmenn leggja til
• Spyrðu spurninga til að ganga úr skugga um það þú ert að deila merkingu með liðsmönnum

2. Sýndu virka hlustun

Virk hlustun gerir þér kleift að vita raunverulega og innilega að þú og manneskjuna þú ert að hlusta til að deila merkingu og hafa komist að ígrunduðum skilningi á afstöðu hvers annars. Þegar þú umorðar, athugar skilning og spyrð framhaldsspurninga, hvetur það til meiri þátttöku og heldur umræðunni gangandi.

• Láttu höfuðið kinka kolli og aðrar viðeigandi bendingar til að gefa til kynna skilning
• Endurtaktu það sem þú heyrðir til hins aðilans svo þú veist að þú deilir meiningu
• Spyrðu spurninga til að skýra allt sem þú ert óviss um
• Spyrðu framhaldsspurninga til að auka skilning þinn enn frekar
• Notaðu orð eins og ah-ha, já, ég skil og þess háttar til að gefa til kynna skilning

3. Leiddu almennilega hugarflugslotu

Flestir halda að þeir séu nú þegar kunna að hugleiða . Hins vegar gera þeir það venjulega ekki. Í of mörgum aðstæðum minnkar árangur hugarflugs vegna lélegrar ferlastjórnunar, sterks félagslegs eða pólitísks álags og lélegrar hæfni til að leiðbeina. Margir hafa aldrei raunverulega upplifað kraftinn í vel reknum hugarflugi.

• Æfðu árangursríka fyrirgreiðslufærni
• Stjórna kynningu á hugmyndum þátttakenda
• Gakktu úr skugga um að allir þátttakendur hafi jöfn tækifæri til að tjá sig
• Hafa umsjón með samkeppnissamtölum og fólki sem talar yfir hvert annað
• Hugsaðu um árangursríka leið til að þrengja niður hugarflugsval í viðráðanlegan fjölda
• Leysið hvers kyns árekstra sem upp koma

Hvernig á að leysa vandamál á fundi

Önnur tegund funda krefst mismunandi fundarstjórnarhæfileika. Þú þyrftir ekki að hittast ef allir væru nú þegar sammála um lausnina. Þú kemur saman til að deila upplýsingum og þróa svör og þetta þýðir að þú þarft að leiða fólk saman. Hér eru hæfileikar sem þú þarft.

1. Færni til að byggja upp samstöðu

Samstaða þýðir ekki að allir þurfi að vera sammála ákvörðun. Það þýðir að allir hafa fengið tækifæri til að deila sjónarmiðum sínum (hugsanlega með hugarflugi) og koma með hugmyndir. Í framhaldi af þessu, lykillinn að samstöðu er að allir liðsmenn eru sammála um að styðja stefnuna jafnvel þótt það hafi ekki verið upphaflegt val þeirra.

• Rétt fundarstjórn mun leiða hópinn frá hugmyndamiðlun til þróun skilvirkrar ákvörðunar .
• Það tekur lengri tíma að ná samstöðu en mun venjulega ná sterkari innkaupum frá hópnum í heild. Hins vegar mundu að samstaða er ekki lokamarkmiðið.
• Skilvirk ákvörðun um vandamálið sem er fyrir hendi er mikilvægasta málið.

Samstaða um ákvarðanatöku

Sjá 'Sex þrepa samstöðu ákvarðanatökuramma' fyrir meira um hvernig á að leiða teymi í gegnum samstöðu ákvarðanatöku ferli.

2. Hæfni til að leysa átök

Alltaf þegar það er fullt af fólki sem tekur þátt í að leysa vandamál, átök eru óumflýjanleg . Reyndar er ágreiningur um verkefnið eða málefnið litið á hóprannsakendur sem hluta af ferli fyrir skilvirka ákvarðanatöku . Stjórnandi verður að læra hvernig á að gera það beisla kraft átaka á jákvæðan hátt.

• Stjórnaðu umræðunni til að hlusta á öll sjónarmið
• Leiddu umræðuna til að bera kennsl á svið samninga og ágreinings
• Notaðu fyrirgreiðsluhæfileika til að láta ákveðna þátttakendur finnast að þeir heyrist

3. Ómunnleg samskiptafærni

Þó að vísindamenn deili um nákvæmlega hlutfallstölur, eru flestir sammála um að meira en 50% samskipta er ómálefnalegt .

• Stjórnandi þarf að geta það lesa tón og líkamstjáningu hópsins til að meta þátttöku þeirra, hreinskilni og skuldbindingu.
• Skilningur þinn á ómunnlegum samskiptum getur hjálpað til við að sjá hvenær það er raunverulegt samkomulag á móti talað samkomulagi bara til að ljúka fundinum.
• Vertu meðvitaður um líkamstjáningu sem leið til að upplifa heildarsamskiptarödd einstaklings eða hóps.

Aðalatriðið

Tími er dýrmætur eign í lífi og starfi. Leitast við að stjórna fundum fyrir hámarks skilvirkni og skilvirkni. Það er frábær staður til að byrja að læra, æfa og beita níu liðsleiðsluhæfileikum sem tilgreind eru hér að ofan.