10 hlutir sem allir nýir dagskrárstjórar ættu að vita

Kát frumkvöðlahópur talar á skrifstofunni

•••

UberImages/iStock/Getty Images Plus

Námsstjórnun er gefandi og vel borgað starfsval, en það getur líka verið krefjandi hlutverk. Ef þú ert nýbúinn að fá þitt fyrsta verkefnastjórnunarstarf, eða vilt vita hvort þú ættir að stökkva yfir á námsbrautarferil, þá er mikilvægt að skilja hvað ferillinn felur í sér. Íhugaðu þessa 10 hluti af hverjum nýr dagskrárstjóri ætti að vera meðvitaður um áður en þú byrjar á áætlunarstjórnunarhlutverki.

Dagskrárstjórnun er frábrugðin verkefnastjórnun

Hvort sem það er að opna nýja skrifstofu, opna nýtt app eða byggja ólympíuleikvang, hafa verkefni skýr markmið og tímalínu. Dagskrárstjóri gæti hins vegar haft umsjón með mörgum verkefnum í einu og hver gæti haft sitt eigið verkefnateymi og verkefnastjóra. Áætlanir skila einhverju mikilvægu til stofnunarinnar með tímanum og þróast eftir því sem þau halda áfram.

Dagskrárstjórnun

Víðtækt umfang og tímaramma
Mörg verkefni í einu
Þróast með tímanum
Leiða til umbreytinga í viðskiptum

Verkefnastjórn

Skilgreind byrjun, miðja og endir
Skipuleggja vinnu og úrræði
Eftirlitsferli
Skilaðu skýru markmiði

Búast við óvissu

Dagskrár eru í eðli sínu óvissar. Þó að þú vitir kannski hver heildarmyndin er, þá er það bara sýn þegar þú byrjar. Nákvæm leið um hvernig á að komast þangað og hvaða verkefni verður krafist yfir langan tíma, er eitthvað sem þú verður að vinna úr þegar þú ferð.

Þú byrjar á nákvæmri skipulagningu fyrir það sem þú veist og byggir upp mynd af því hvernig á að takast á við restina af því þegar þú færð nær. Lengdu áætlunar- og afhendingartímann smám saman þar til þú kemst ekki lengra.

Lokaðu tíma með reglulegu millibili til að skipuleggja næstu skref. Þú getur líka notað þetta tækifæri til að tryggja að þú sért enn á réttri leið til að skila viðskiptavirði.

Passaðu þig á kulnun

Þó að verkefni gæti verið lokið eftir eitt ár eða svo, geta forrit teygt sig áfram - að því er virðist endalaust.

Dagskrárstjórar þurfa að vernda liðin sín gegn kulnun. Þú getur ekki unnið á hámarkshraða endalaust, svo vertu viss um að starfsmenn þínir fái nægjanlegan niður í miðbæ.

Þetta ætti að fela í sér rólegri tíma í vinnunni með færri afhendingar og nægan tíma frá skrifstofunni fyrir frí.

Haltu vel utan um veikindaleyfi, fylgstu með yfirvinnuskýrslum þínum og vertu vakandi fyrir því að velferð teymisins þíns er í fyrirrúmi ef þú vilt draga úr sliti og halda hæfileikaríku fólki þínu alla ævi.

Stjórna hraðanum

Þegar þú afhendir forrit sem hefur fjarlæga lokadagsetningu þarftu að stjórna hraða verksins. Það er erfitt að viðhalda skriðþunga í mörg ár, svo hlutverk þitt sem dagskrárstjóri er að stilla saman forgangsröðun og verkefnum svo það sé mælanlegur árangur sem skilað er reglulega.

Blandaðu saman skjótum vinningum og stöðugum framförum í átt að stærri markmiðum.

Þetta hjálpar teyminu að sjá að þú sért að halda áfram og tryggir að það séu nokkrar árangurssögur til skemmri tíma til að deila með halda hvatningu háum . Að lokum hjálpar það fjárfestum og framkvæmdastjórum að sjá að framfarir eru í gangi.

Þjálfa liðið þitt til að ná árangri

Forrit skila oft einhverju nýju, einstöku eða umbreytandi fyrir stofnun. Ein áskorun við að vinna að slíkum verkefnum er að þú hefur líklega ekki kunnáttuna innanhúss til að geta klárað öll þau verkefni og verkefni sem krafist er. Það er allt í lagi og við því að búast.

Starf þitt sem nýr dagskrárstjóri er að tryggja að þú getir aukið hæfni, endurmenntað og þróað fólkið sem þú hefur svo að þið getið saman tekið á öllum auðlindaþörfum.

Það gæti verið sum svæði þar sem þú þarft aðeins ákveðna auðlind í takmarkaðan tíma. Til dæmis, þú ert ekki að fara að þjálfa einn af starfsmönnum þínum hvernig á að keyra lyftara ef það er kunnátta sem þú þarft í aðeins eina viku. Hins vegar, ef þú ert að umbreyta því hvernig viðveru fyrirtækis þíns á netinu er stjórnað, þá væri það dýrmætt að hafa færni í vefsíðuþróun innanhúss ásamt sérfræðiþekkingu um samfélagsmiðla eða leitarvélabestun. Þetta er færni sem fyrirtækið mun treysta á til lengri tíma litið.

Taktu ákvarðanir um hvaða af þessu þú þarft að hafa innbyggt í teymið og hverjum ætti að útvista, tryggðu síðan að forritið þitt geti skilað þeim þjálfunar- og ráðningarverkefnum sem þarf til að vera tilbúið til að stjórna úttakinu eins og hvert verkefni skilar.

Stjórnarhættir eru flóknari

Ef þú hefur komið frá verkefnastjórnunargrunni, þá kemur stjórnarhættir þér ekki á óvart. Það er hvernig verkefna- og dagskrárgerð er skipulögð og stjórnað til að tryggja að ákvarðanataka fari fram á réttan hátt og að rétta fólkið komi að málinu. Það skiptir sköpum til að tryggja að verkinu gangi á þann hátt sem passar við heildarviðskiptamálið og það hjálpar til við að halda fólki ábyrgt.

Stjórnarhættir eru hvernig verkefnastjórnunarskrifstofan og æðstu stjórnendur geta tryggt að áætlun sé á réttri leið til að skila ávinningi.

Stjórnarhættir veita formlega leið til að leggja niður verkefni eða heila áætlun ef hægt er að sýna fram á að sá ávinningur náist ekki lengur.

Stjórnarhættir eru flóknari í forritsumhverfi en í verkefnaumhverfi. Verkefnastjórnir og stýrihópar eru að jafnaði með framkvæmdastjórn. Búast má við þessu vegna þess að lokaniðurstaða áætlunar er venjulega viðskiptaumbreyting.

Skipulagning er erfiðari

Verkefnastjórar, sem taka þátt í áætlun, munu venjulega setja saman verkefnaáætlanir sínar. Þá hittist dagskrárstjórnarteymi - undir þinni stjórn sem dagskrárstjóri - og áætlanirnar eru samþættar.

Þetta er hægara sagt en gert. Það krefst þess að bera kennsl á ósjálfstæði milli verkefna og verkefna. Það neyðir þig til að skoða auðlindaþörfina fyrir allt forritið og að laga starfsemi til að henta framboði lykilfólks.

Þegar samþætta dagskráráætlunin þín hefur verið komið á, geturðu fylgst með henni í a Gantt myndrit eða annað hugbúnaðartæki. Þar sem verkefnastjórar þínir fylgjast með verkefnum sínum í rauntíma þarftu að gera breytingar á dagskráráætluninni, halda öllum upplýstum um breytingar og útskýra hvað þetta þýðir fyrir starfssvið þeirra.

Ekki skipuleggja hverja línu

Sem dagskrárstjóri treystir þú á verkefnastjórana þína til að gera nákvæma skipulagningu. Það er ekki hagnýtt eða æskilegt fyrir þig að fylgjast með forriti með þúsundum verkefna.

Þú þarft upprúllaða yfirsýn yfir verkefnin á háu stigi með nægum smáatriðum til að sýna þér hvort eitthvað muni hafa áhrif á dagskrárstigi.

Auðveldasta leiðin til að gera þetta er með sérstökum hugbúnaðaröppum. Að reyna að stjórna margra milljóna dollara forritinu þínu á grunntöflureikni væri of krefjandi.

Fulltrúi, fulltrúi, fulltrúi

Hversu góður sem þú ert í að úthluta, þá þýðir það að vera í forritastjórnunarhlutverki að þú þarft að verða enn betri í því.

Góðu fréttirnar eru þær að þú ættir að hafa teymi verkefnastjóra og þú gætir jafnvel haft sérstaka áætlunarstjórnunarskrifstofu til að styðja við umbreytandi breytingar þínar.

Það er mikil vinna að vinna í forritinu og það er mikið átak að setja það upp til að tryggja að allir hreyfanlegir hlutar hreyfist saman á réttum tíma. Þú getur ekki gert það einn og þú ættir ekki að reyna. Reiknaðu út hversu mikinn tíma þú þarft til að hefja áætlunina og vertu viss um að þú sért með teymi til að styðja þig.

Ef þú ert ekki með neinn á áætlunarstjórnunarskrifstofunni þinni skaltu biðja um að einhver verði settur í áætlunarstjórnunarteymið sem aðra ábyrgð. Það er nóg fyrir þá að gera. Til dæmis, einhver í a samhæfingarhlutverk verkefna væri fullkomlega í stakk búið til að skila þeirri samhæfingu sem krafist er á áætlunarstigi, sem gerir þér kleift að taka þátt í stefnumótandi verkefnum.

Ekki vera hræddur við átök

Forrit hafa fullt af þráðum. Frá verkefnum með erfiða hagsmunaaðila að því er virðist óviðunandi fresti, hver dagur mun gefa þér tækifæri til átaka. Passaðu þig á hlutir sem trufla frammistöðu verkefna og vertu tilbúinn til að grípa inn í þegar á þarf að halda koma í veg fyrir átök áður en þau hefjast .