10 mikilvæg skref til að hafa með í verkefnaáætlun

Verkefnaáætlun er afrakstur nákvæmrar áætlanagerðar af a verkefnastjóri . Það er aðalskjalið sem stýrir því hvernig verkefni mun ganga fyrir sig, í samræmi við fyrirætlanir stjórnanda fyrir hvern lykilþátt verkefnisins. Þrátt fyrir að verkefnaáætlanir séu mismunandi eftir fyrirtækjum eru tíu mikilvægir þættir eða skref sem ætti að vera með í skilvirkri verkefnaáætlun til að forðast rugling og þvingaðan spuna á framkvæmdarstigi verkefnisins.

Verkefnamarkmið

Marc Romanelli / Getty Images

Verkefnamarkmið eru skilgreind í a verkefnaskrá , en þær ættu einnig að vera í verkefnaáætluninni til að útskýra frekar markmið verkefnisins eða til að setja skipulagsskrána sem viðauka. Sama hvernig verkefnastjóri velur að fella markmiðin inn í verkefnaáætlunina, þá er mikilvægt að viðhalda skýrum tengslum milli verkefnaskrárinnar – fyrsta lykilskjals verkefnis – og annað lykilskjal verkefnisins, verkefnaáætlun þess.

Umfang verkefnisins

Eins og markmið verkefnisins, er umfang er skilgreint í skipulagsskránni og ætti að betrumbæta það frekar í verkefnaáætluninni af verkefnastjóra. Með því að skilgreina umfangið getur verkefnastjórinn byrjað að sýna hvernig markmið verkefnisins eða fullunnin vara mun líta út í lokin. Ef umfangið er ekki skilgreint getur það stækkað í gegnum verkefnið og leitt til framúrkeyrslu á kostnaði og vanskila á fresti.

Til dæmis, ef þú ert að leiða markaðsteymi til að búa til bækling fyrir vörulínu fyrirtækis, ættir þú að tilgreina hversu margar síður það verður og gefa dæmi um hvernig fullunnin vara gæti litið út.

Fyrir suma liðsmenn gæti bæklingur þýtt tvær síður, en aðrir gætu talið tíu síður nægjanlegt. Að skilgreina umfangið getur komið öllu liðinu á sömu síðu í upphafi.

Áfangar og helstu afhendingar

Lykilafrek verkefnis eru kölluð áfangar og helstu vinnuafurðir eru kallaðar helstu afrakstur. Þeir tákna báðir stóru þætti vinnu við verkefni. Verkefnaáætlun ætti að bera kennsl á þessa hluti, skilgreina þá og setja tímamörk til að ljúka þeim.

Ef stofnun tekur að sér verkefni til að þróa nýjan hugbúnað gætu helstu afraksturinn verið endanlegur listi yfir kröfur fyrirtækisins og hvernig eigi að innleiða þær.

Í kjölfarið gæti verkefnið átt tímamót fyrir hönnunarlok, kerfisprófun, notendasamþykkisprófun og útfærsludagsetningu hugbúnaðar. Þessi tímamót hafa vinnuvörur tengdar sér, en þær snúast meira um ferlana en vörurnar sjálfar.

Áfangar og helstu skilafrestir þurfa ekki að vera nákvæmar dagsetningar, en því nákvæmari, því betra. Nákvæmar dagsetningar hjálpa verkefnastjórum að brjóta niður vinnuskipulag nákvæmari.

Á þessu stigi áætlunarinnar muntu búa til tímamót þannig að þú getur tekið stórar eða háar afhendingar og skipt þeim niður í litlar afhendingar, sem hægt er að útlista í næsta skrefi.

Skipulag verks

Verksundrunarskipulag (WBS) sundurvirkir áfanga og helstu afrakstur verkefnisins í smærri bita þannig að einn einstaklingur geti fengið ábyrgð á hverjum þætti. Við þróun verksmiðjunnar tekur verkefnastjórinn til margra þátta eins og styrkleika og veikleika meðlima verkefnahópsins, innbyrðis óháð verkefnum, tiltækum úrræðum og heildarfrest verkefnisins.

Verkefnastjórar bera á endanum ábyrgð á árangri verkefnisins en þeir geta ekki unnið verkið einir. WBS er tæki sem verkefnastjórinn notar til að tryggja ábyrgð á verkefninu vegna þess að það segir bakhjarla verkefnisins, meðlimum verkefnishópsins og hagsmunaaðilum hverjir bera ábyrgð á hverju. Ef verkefnisstjórinn hefur áhyggjur af verkefni, þá veit hann nákvæmlega með hverjum hann á að hitta um það áhyggjuefni.

Fjárhagsáætlun

TIL fjárhagsáætlun verkefnisins sýnir hversu mikið fé er úthlutað til að klára verkefnið. Verkefnastjóri ber ábyrgð á að dreifa þessum auðlindum á viðeigandi hátt. Fyrir verkefni sem hefur seljendur tryggir verkefnastjóri að afhending sé lokið í samræmi við samningsskilmála, með sérstaka athygli á gæðum. Sumar fjárhagsáætlanir verkefna tengjast mannauðsáætluninni.

Það er mikilvægt að ákvarða kostnað fyrir hvern áfanga og skila með því að skoða hversu mikinn tíma þarf og launakostnaðinn sem fylgir því að klára verkefnin. Kostnaður við verkefnið er bundinn við hversu langan tíma verkefnið tekur, sem nær aftur til umfangs verkefnisins. Umfang, áfangar, verkefni og fjárhagsáætlun verða að vera samræmd og raunhæf.

Mannauðsáætlun

The mannauðsáætlun sýnir hvernig verkefnið verður mönnuð. Stundum þekkt sem starfsmannaáætlun, HR áætlunin skilgreinir hverjir verða í verkefnateyminu og hversu mikið af tímaskuldbindingu hver einstaklingur ætlast til að taka á sig. Við gerð þessarar áætlunar semur verkefnastjórinn við liðsmenn og yfirmenn þeirra um hversu miklum tíma hver og einn liðsmaður getur varið í verkefnið. Ef þörf er á viðbótarstarfsmönnum til að hafa samráð um verkefnið en er hluti af verkefnishópnum er það einnig skráð í starfsmannaáætlun. Aftur er haft samráð við viðeigandi yfirmenn.

Áætlun um áhættustjórnun

Margt getur farið úrskeiðis við verkefni. Þó að það sé krefjandi að sjá fyrir allar mögulegar hamfarir eða minniháttar hiksta er hægt að spá fyrir um margar gildrur. Í áhættustýringaráætlun, verkefnastjóri greinir áhættu fyrir verkefnið , líkurnar á að þessar aðstæður gerist og aðferðir til að draga úr þeim. Til að móta þessa áætlun leitar verkefnisstjóri eftir inntak frá bakhjarli verkefnisins, verkefnisteymi, hagsmunaaðilum og innri sérfræðingum.

Mótvægisaðferðir eru settar á hættur sem líklegt er að eigi sér stað eða hafa mikinn kostnað í för með sér. Áhætta sem ólíklegt er að eigi sér stað og þær sem hafa lágan kostnað eru teknar fram í áætluninni, jafnvel þó að þær hafi ekki mótvægisaðgerðir.

Samskiptaáætlun

Samskiptaáætlun lýsir því hvernig verkefni verður miðlað til ýmissa markhópa. Líkt og uppbygging verk sundurliðunar, úthlutar samskiptaáætlun ábyrgð á að klára hvern íhlut til meðlims verkefnahópsins.

Í þessu skrefi er mikilvægt að útlista hvernig mál verða miðlað og leyst innan teymisins og hversu oft samskipti verða við teymið og hagsmunaaðila eða yfirmann. Hver skilaboð hafa ætlaðan markhóp. Samskiptaáætlun hjálpar verkefnastjórum að tryggja að réttar upplýsingar berist til rétta fólksins á réttum tíma.

Stjórnunaráætlun hagsmunaaðila

TIL stjórnunaráætlun hagsmunaaðila tilgreinir hvernig hagsmunaaðilar verða notaðir í verkefninu. Stundum þurfa hagsmunaaðilar aðeins að fá upplýsingar. Það er hægt að sjá um það í samskiptaáætlun. Ef þörf er á meira frá hagsmunaaðilum er í áætlun um stjórnun hagsmunaaðila gerð grein fyrir því hvernig það verður aflað.

Skipulagsstjórnunaráætlun

Breytingastjórnunaráætlun setur ramma fyrir breytingar á verkefninu. Þótt verkefnastjórar vilji gjarnan forðast breytingar á verkefninu eru þær stundum óumflýjanlegar. Breytingastjórnunaráætlunin veitir samskiptareglur og ferla til að gera breytingar. Það er mikilvægt fyrir ábyrgð og gagnsæi að bakhjarlar verkefna, verkefnastjórar og meðlimir verkefnahópsins fylgi breytingastjórnunaráætluninni.